New Work – Digitale Nachhaltigkeit in der Steuerkanzlei / 5.1 Flexibilisierung der Arbeit

Das Angebot von zeitlicher und räumlicher Flexibilität spielt eine wichtige Rolle für die Motivation und für das Unternehmen. Während die meisten Steuerkanzleien bereits zeitlich flexibel arbeiten (mit Kernarbeitszeiten, Gleitzeit für Überstunden und teilweise bereits auch Lebensarbeitszeitkonten), war die räumliche Flexibilität bis vor der Corona-Pandemie noch überschaubar. Die meisten Beschäftigten arbeiteten komplett am Arbeitsplatz in der Kanzlei. Laut einer Studie aus dem Jahr 2019 konnten nur rd. 15 % (bei Bürojobs 30 %) die Möglichkeit für Home-Office oder mobiles Arbeiten nutzen.^[1]

Merksatz: : Die Berufstätigkeit nimmt einen großen Teil unserer Lebenszeit ein. Entsprechend sollten die Angebote für zeitliche und räumliche Flexibilität ausgebaut werden.

Vor Corona hätte die Empfehlung gelautet, die Einführung von Home-Office oder mobilem Arbeiten erst in einem Teilbereich des Unternehmens zu testen. Im Zuge der Pandemie wurden jedoch mehr oder weniger spontan für die Mitarbeiter, die nicht in voller Kurzarbeit waren, die Voraussetzungen für ein räumlich flexibles Arbeiten geschaffen. Der Umgang mit bislang ungewohnter Technik war dabei meist einfacher als befürchtet. Nun gilt es, die Vorteile auch weiterhin zu nutzen.

Die technischen Voraussetzungen wie Laptop, Fernzugänge zu Firmennetzwerken z. B. über Virtual Private Networks (VPN) oder der mobile Zugriff auf die E-Mails sind in den meisten Steuerkanzleien spätestens seit Corona vorhanden. Zusätzlich verbessern Kollaborationstools ein räumlich flexibles Arbeiten. Die entsprechenden Softwarelösungen ermöglichen, dass in der Cloud für alle zugänglich abgespeicherte Dokumente schneller erstellt und abgestimmt werden können.

Während der Arbeitgeber bei einem Home-Office-Arbeitsplatz die Aufgabe hat, einen vollständigen Arbeitsplatz einzurichten, konzentriert sich ein mobiler Arbeitsplatz auf eine auf Basis der doppelten Freiwilligkeit (also des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers) mobilen Arbeitens, unabhängig davon, ob es am heimischen Küchentisch, auf einer Wiese oder in einem Co-Working-Arbeitsplatz stattfindet. Einer der Vorteile ist eine stärkere Selbstbestimmung der Beschäftigten. Eine Überprüfung der Leistung erfolgt dann im Sinne einer ergebnisorientierten Erfolgskontrolle.

Um die bisherige starke persönliche Vernetzung durch Begegnungen am Arbeitsplatz nicht zu verlieren, sind neben regelmäßigen Video-Meetings zusätzlich eine abwechselnde Anwesenheit der Beschäftigten in Büros, die Durchführung von hybriden Besprechungen (ein Teil im Besprechungsraum, ein Teil in der Videokonferenz), die digitale Mittagspause oder digitale After-Work-Sessions anzutreffen.^[2] Damit profitieren die Zusammenarbeit, die Arbeitszufriedenheit, die Vereinbarkeit von Familie und Beruf und damit die soziale Nachhaltigkeit der Gemeinschaft. Auch vermindern sich die Fahrten zum Arbeitsplatz und damit der damit einhergehende Verbrauch und die Emissionen. Die moderne Mitarbeiterführung bedeutet in diesem Zusammenhang ein mehr an Vertrauen in die Beschäftigten und in Zeiten von zunehmender räumlicher Flexibilität die zusätzliche Aufgabe für die Führungskräfte, die Beschäftigten auch zuhause an die Firma zu binden. Führungskräfte sollten aktiv den Kontakt zu ihren Beschäftigten suchen. Fördern Sie das Zugehörigkeitsgefühl und das Gefühl, auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten.

[1] Vgl. Initiative D21, Wie digital ist Deutschland, 2020, S. 50.

[2] Vgl. vertiefend https://www.wissensfabrik.ch/covid19/ (letzter Abruf: 9.10.2020).