Pauschalierungsmöglichkeiten in der Entgeltabrechnung / 2.2 Pauschalbesteuerung sonstiger Bezüge

2.2.1 Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt

Die Lohnsteuerpauschalierung mit dem durchschnittlichen bzw. betriebsindividuellen Pauschsteuersatz setzt die Zustimmung des Betriebsstättenfinanzamts voraus. Dazu ist ein formloser Antrag des Arbeitgebers erforderlich. Beizufügen ist eine Berechnung^[1], aus der sich der durchschnittliche (Pausch-)Steuersatz ergibt; eine Erläuterung mit dem Grund und den Voraussetzungen für die Sonderzahlung kann hilfreich sein.

Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuerpauschalierung für unbeschränkt und beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer durchführen.

Zustimmung des Betriebsstättenfinanzamts

Das Finanzamt prüft die Pauschalierungsvoraussetzungen, die Berechnung und Höhe des vom Arbeitgeber ermittelten Pauschsteuersatzes und teilt dem Arbeitgeber danach seine Zustimmung sowie den anzuwendenden durchschnittlichen Steuersatz im Rahmen eines Pauschalierungsbescheids mit.

Hinweis

Wahlrecht des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber ist an seinen Antrag auf Pauschalierung gebunden, sobald der Pauschalierungsbescheid wirksam geworden ist, d. h. dem Arbeitgeber bekannt gegeben wurde.

[1]

S. Abschn. 2.5.5.

2.2.2 Pauschalierungshöchstbetrag je Arbeitnehmer

Zulässig ist die Lohnsteuerpauschalierung mit dem betriebsindividuellen Pauschsteuersatz für pauschal besteuerte sonstige Bezüge von max. 1.000 EUR pro Arbeitnehmer und Kalenderjahr. Dabei gilt:

• Höchstbetrag gilt pro Arbeitnehmer: Wird für einen Arbeitnehmer die 1.000-EUR-Grenze überschritten, berührt dies die Pauschalierungsmöglichkeit für die übrigen Arbeitnehmer nicht.
• Nur pauschal besteuerte Bezüge: Bei der Prüfung der 1.000-EUR-Grenze sind nur die bisher mit einem besonderen Pauschsteuersatz besteuerten sonstigen Bezüge zu berücksichtigen. Für Bezüge, die mit festen Pauschsteuersätzen pauschal besteuert wurden, gilt die 1.000-EUR-Grenze nicht.
• Keine Pauschalierung für übersteigende Beträge: Wird der Jahresbetrag durch den noch zu zahlenden sonstigen Bezug überschritten, so kann der 1.000 EUR übersteigende Betrag nicht pauschal besteuert werden.
• Stellt das Finanzamt fest, dass der Arbeitgeber die Pauschalierungsgrenze mehrfach missachtet hat, wird es weitere Anträge auf Pauschalierung nicht genehmigen.

Achtung

Pauschalierungshöchstbetrag bereits bei Antrag beachten

Der Arbeitgeber muss bei jedem Pauschalierungsantrag und vor jeder Pauschalierung anhand des Lohnkontos prüfen, ob die im laufenden Kalenderjahr bereits pauschal besteuerten sonstigen Bezüge zusammen mit dem sonstigen Bezug, der nunmehr pauschal besteuert werden soll, den Jahresbetrag von 1.000 EUR übersteigen.

Praxis-Beispiel

Pauschal besteuerte Bezüge übersteigen die 1.000-EUR-Grenze

Ein Arbeitnehmer erhält im laufenden Kalenderjahr eine pauschal besteuerte Tantieme von 800 EUR und im selben Kalenderjahr einen weiteren sonstigen Bezug von 700 EUR.

Ergebnis: Der weitere sonstige Bezug kann nur noch in Höhe von 200 EUR pauschal versteuert werden. Der die 1.000-EUR-Grenze übersteigende Restbetrag von 500 EUR muss nach den individuellen ELStAM des Arbeitnehmers als sonstiger Bezug besteuert werden.

2.2.3 Pauschalierung für mindestens 20 Arbeitnehmer

Bei der Pauschalbesteuerung von sonstigen Bezügen (und der Nacherhebung von Lohnsteuer) muss es sich um eine größere Zahl von Fällen handeln. Diese Voraussetzung ist ohne weitere Prüfung anzunehmen, wenn gleichzeitig mindestens 20 Arbeitnehmer in die Pauschalbesteuerung einbezogen werden.

Antrag auch bei weniger als 20 betroffenen Arbeitnehmern möglich

Ein Antrag auf Lohnsteuerpauschalierung ist grundsätzlich auch für weniger als 20 Arbeitnehmer möglich. Dies kann unter Berücksichtigung der besonderen Verhältnisse des Arbeitgebers und der mit der Pauschalbesteuerung angestrebten Vereinfachung erfolgen. Oftmals verhält sich das Betriebsstättenfinanzamt in solchen Fällen jedoch restriktiv und lehnt den Pauschalierungsantrag lediglich mit einem Hinweis auf diese Arbeitnehmermindestanzahl ab.

2.2.4 Berechnung betriebsindividueller Pauschsteuersatz

Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, dem Antrag auf Pauschalbesteuerung eine Berechnung beizufügen, aus der sich der auf den Betrieb bezogene durchschnittliche Steuersatz ergibt. Zugrunde zu legen sind die durchschnittlichen Jahresarbeitslöhne und die durchschnittliche Jahreslohnsteuer in jeder Steuerklasse für diejenigen Arbeitnehmer, denen die Bezüge gewährt werden sollen oder – bei nachträglicher Antragstellung – bereits gewährt worden sind.

Vereinfachte Berechnungsgrundlagen

Hierbei kann aus Vereinfachungsgründen davon ausgegangen werden, dass die betroffenen Arbeitnehmer in allen Zweigen der Sozialversicherung versichert sind und keinen Beitragszuschlag für Kinderlose^[1] leisten. Außerdem kann für die Ermittlungen eine repräsentative Auswahl der betroffenen Arbeitnehmer zugrunde gelegt werden.

Der Pauschsteuersatz ist aufgrund dieser Unterlagen so zu ermitteln, dass unter Berücksichtigung der Übernahme der Pauschalsteuer durch den Arbeitgeber insgesamt nicht zu wenig Lohnsteuer erhoben wird.

Die Ermittlung des Pauschsteuersatzes richtet sich nach den Grundsätzen zur Berechnung der individuellen Lohnsteuer der Arbeitnehmer im Regelverfahren. Kinderfreibeträge sind bei der Ermittlung des besonderen Pauschste...