Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer für Sachbezüge in Form der unentgeltlichen oder verbilligten Beförderung eines Arbeitnehmers oder einer Arbeitnehmerin zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie für zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlte Zuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte pauschal mit 15 % erheben (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG), soweit diese den Betrag nicht übersteigen, den der Beschäftigte als Werbungskosten geltend machen kann.
Ermittlung der Sachbezüge
Für die Ermittlung der Höhe der pauschal besteuerbaren Sachbezüge oder Zuschüsse sind für die Jahre 2021 bis 2026 die jeweils gültigen Entfernungspauschalen anzuwenden. Das bedeutet, dass bei Entfernungen ab 21 Kilometern zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte die Kilometer aufzuteilen und ab dem 21. Kilometer die erhöhte Entfernungspauschale zu berücksichtigen ist.
Je nach benutztem Verkehrsmittel unterscheidet sich die Höhe des Pauschalierungsvolumens:
- Bei ausschließlicher Benutzung eines eigenen oder zur Nutzung überlassenen Kraftwagens ist die Höhe der pauschal besteuerbaren Sachbezüge und Zuschüsse des Arbeitgebers auf die Höhe der als Werbungskosten abziehbaren Entfernungspauschale beschränkt, allerdings ohne Begrenzung auf den Höchstbetrag von 4.500 EUR.
- Bei ausschließlicher Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel ist eine Pauschalbesteuerung der Sachbezüge und Zuschüsse in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zulässig.
- Bei der Benutzung verschiedener Verkehrsmittel (insbesondere sog. Park & Ride-Fälle) ist die Höhe der pauschal besteuerbaren Sachbezüge und Zuschüsse des Arbeitgebers grds. auf die als Werbungskosten abziehbaren Entfernungspauschale beschränkt. Eine Pauschalbesteuerung in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel kommt erst dann in Betracht, wenn diese die insgesamt im Kalenderjahr anzusetzende Entfernungspauschale, ggf. begrenzt auf den Höchstbetrag von 4.500 EUR, übersteigen.
Wichtig: Die Pauschalbesteuerung durch den Arbeitgeber entfaltet keine Bindungswirkung für das Veranlagungsverfahren zur Einkommensteuererklärung, soweit die pauschal besteuerten Beträge den Betrag übersteigen, den der Beschäftigte als Werbungskosten geltend machen kann. Das Finanzamt behält sich hier also eine Nachversteuerung bei den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern vor, soweit der Arbeitgeber zu viel pauschaliert hat.
Anrechnung von Arbeitgeberleistungen
Die vorstehend beschrieben pauschal besteuerten Arbeitgeberleistungen sind auf die anzusetzende und ggf. auf 4.500 EUR begrenzte Entfernungspauschale anzurechnen. Ebenso anzurechnen sind:
- steuerfreie Zuschüsse bzw. die steuerfreie Gestellung von Job-Tickets (§ 3 Nr. 15 EStG, vgl. Rz. 27 ff. des BMF-Schreibens v. 15.8.2019, BStBl I Seite 875),
- mm Rahmen der Sachbezugsfreigrenze (bis 31.12.2021 44 EUR, danach 50 EUR monatlich) steuerfreie Sachbezüge für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte,
- im Rahmen des Rabattfreibetrags (bis höchstens 1.080 EUR) steuerfreie Sachbezüge für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Rabattfreibetrag).
Die vorgenannten Leistungen sind vom Arbeitgeber zu bescheinigen (§ 41b Abs. 1 Satz 2 Nr. 6 und 7 EStG).
Hinweis: Steuerfreie Vorteile aus der Überlassung eines betrieblichen Fahrrads oder E-Bikes (§ 3 Nr. 37 EStG) mindern die Entfernungspauschale hingegen nicht (§ 9 Absatz 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 7 EStG). Entsprechendes gilt für mit 25 % pauschal besteuerte Jobtickets (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStG, zu dieser Pauschalierungsmöglichkeit enthält das BMF-Schreiben v. 18.11.2021, IV C 5 - S 2351/20/10001 :002, ebenfalls ergänzende Ausführungen).
Teil 4: Neue Verwaltungsregeln für die Tage der Pauschalbesteuerung
