Personalakten

Zusammenfassung

Begriff

Unter Personalakte ist jede Sammlung von Urkunden und Vorgängen durch den Arbeitgeber zu verstehen, die Angaben zu den persönlichen und dienstlichen Verhältnissen des Arbeitnehmers enthalten und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Eine Personalakte liegt unabhängig davon vor, an welcher Stelle die Sammlung geführt wird und welche Form (normale Akte, Kartei, Speicherung von Daten mithilfe der elektronischen Datenverarbeitung) sie hat.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Arbeitsrecht: Konkrete gesetzliche Regelungen zur Führung von Personalakten bestehen nicht. Gelegentlich sind Vorgaben in Tarifverträgen enthalten – von Bedeutung ist das Personalakten-Einsichtsrecht gemäß § 3 Abs. 5 TVöD-AT. § 83 Abs. 1 BetrVG bzw. § 25 SprAuG regeln ein Einsichtsrecht des Arbeitnehmers. Datenschutzrechtliche Vorgaben ergeben sich aus der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO, insbesondere Art. 88) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), insbesondere aus § 26 BDSG.

Arbeitsrecht

1 Begriff der Personalakte

Eine Legaldefinition des Begriffs der Personalakte besteht nicht. Gesetzliche, aber auch tarifvertragliche Normen setzen den Begriff regelmäßig voraus (vgl. § 83 BetrVG, § 3 Abs. 5 TVöD-AT). Das BAG unterscheidet zwischen dem formellen und dem materiellen Personalaktenbegriff.^[1] Personalakten im formellen Sinn sind danach die Schriftstücke, die der Arbeitgeber als "Personalakte" führt und die diesen als Bei-, Neben- oder Sonderakten zugeordneten Unterlagen. Kennzeichnend dafür ist, dass derartige Aktenbestände äußerlich erkennbar in Ordnern, Heftern oder Blattsammlungen geführt, entsprechend gekennzeichnet und nach der Art ihrer Registrierung oder Aufbewahrung als zueinander gehörend bestimmbar sind.^[2] Weiter gefasst ist der Begriff der materiellen Personalakte. Dabei handelt es sich um den Gesamtbestand von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und die in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen. Sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über diese Verhältnisse geben.^[3]

Die Rüge eines Verhaltens, das mit dem Arbeitsverhältnis als solchem nichts zu tun hat, darf daher nicht in die Personalakten des Arbeitnehmers aufgenommen werden. Ansonsten könnten sich Nachteile für das Fortkommen des Arbeitnehmers ergeben aus Gründen, die das Arbeitsverhältnis als solches gar nicht betreffen. Dies würde der dargestellten Funktion der Personalakte des Arbeitnehmers nicht gerecht.^[4]

Mit dem Begriff der materiellen Personalakte werden auch sämtliche mitarbeiterbezogene Unterlagen erfasst, die sich außerhalb der formal erkennbaren Personalakte befinden. Insbesondere kommt es nicht auf die Bezeichnung als Personalakte, ihre Erscheinungsform (verkörperlicht oder digital^[5]), die formale Zuordnung oder die Stelle/Abteilung, die die Unterlagen vorhält, an. § 83 BetrVG als maßgebliche gesetzliche Regelung und die Rechtsprechung legen durchweg diesen weiten Begriff der materiellen Personalakte zugrunde.^[6] Nicht zu den Personalakten gehören ärztliche Dokumente (z. B. über Untersuchungen und Befunde des Betriebsarztes), die dem allgemeinen Zugriff des Arbeitgebers entzogen sind (vgl. § 8 Abs. 1 Satz 2 ASiG) sowie Prozessunterlagen über zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer anhängige gerichtliche Auseinandersetzungen.^[7]

Personalakten können auch elektronisch und digital geführt werden. Es gelten dafür neben den genannten Abgrenzungen die weitergehenden Vorgaben und Regelungen des Datenschutzes im Arbeitsverhältnis sowie zum Umgang mit der Verarbeitung von Daten generell gem. Art. 12 f. DSGVO (dazu unten Abschn. 7).

Der Begriff der Personalakte hat unter dem Bestimmtheitsgebot des § 253 Abs. 2 Nr. 2 ZPO u. a. Bedeutung für die richtige Antragstellung im Fall der gerichtlichen Geltendmachung des Einsichtsrechts. Richtet sich der prozessuale Antrag des Arbeitnehmers lediglich auf Einsichtnahme "in die Personalakte", ist damit nur die formelle Personalakte gemeint.^[8]

[1] Vgl. dazu BAG, Urteil v. 16.11.2010, 9 AZR 573/09.

[2] BAG, Urteil v. 16.11.2010, 9 AZR 573/09.

[3] BAG, Urteil v. 19.7.2012, 2 AZR 782/11.

[4] Vgl. LAG Nürnberg, Urteil v. 11.3.2021, 1 Ta BV 24/20.

[5] Vgl. LAG Baden-Württemberg, Urteil v. 15.11.2012, 4 Ta 15/12.

[6] Vgl. ausdrücklich LAG Baden-Württemberg, Urteil v. 2.8.2000, 12 Sa 7/00; weiterhin BAG, Urteil v. 7.5.1980, 4 AZR 214/78.

[7] BAG, Urteil v. 8.4.1992, 5 AZR 101/91.

[8] Vgl. BAG, Urteil v. 16.11.2010, 9 AZR 573/09.

2 Führung der Personalakte

Der Arbeitgeber ist arbeitsrechtlich gegenüber dem Arbeitnehmer nicht zur Führung einer Personalakte verpflichtet. Er wird jedoch kaum anders als durch Führung von Personalakten den arbeits-, handels-, gesellschafts- und steuerrechtlich gebotenen Pflichten nachkommen und z. B. die für Krankheitsfälle notwendige Abrechnung der Entgeltfortzahlung gegenüber den gesetzlichen Krankenkassen vornehmen können. Die Art und Weise der Führung der Personalakte ist dem Arbeitgeber überlassen. Möglich ist d...