Personalplanung: Aufgaben und Prozesse / 2 Personalbedarfsplanung

Herzstück der Personalplanung

Das Herzstück der Personalplanung ist die Personalbedarfsplanung, auf der alle anderen Teilprozesse der Personalplanung basieren. Aufgabe der Personalbedarfsplanung ist es zu ermitteln, ob im Unternehmen ausreichend Personal verfügbar ist, um die Leistungserbringung sicherzustellen. Insbesondere geht es darum zu bestimmen:

• welche Anzahl von Mitarbeitern benötigt wird (quantitative Personalbedarfsermittlung),
• über welche Qualifikationen diese Mitarbeiter verfügen müssen (qualitative Personalbedarfsplanung),
• wann diese Mitarbeiter verfügbar sein müssen und
• wo, also an welchen Standorten, in welchen Bereichen und auf welchen Arbeitsplätzen die Mitarbeiter gebraucht werden.

Mittel- bis langfristige Ausrichtung

Die Personalbedarfsplanung ist in erster Linie eine mittel- bis langfristige Planung.^[1] Aussagen zur mittelfristigen Entwicklung des Personalbedarfs können relativ sicher getroffen werden, weil z. B. die zu erwartenden Personalabgänge und der Krankenstand weitgehend bekannt sind. Bei der langfristigen Betrachtung ist es jedoch erforderlich, weitere Größen zu berücksichtigen, die weniger genau voraussehbar sind, z. B.

• Programm- und Sortimentveränderungen mit entsprechend qualitativer Umschichtung des Personals,
• eine Erweiterung oder Verringerung der Produktionskapazitäten,
• Veränderungen bei Fertigungsverfahren und den damit verbundenen qualitativen und quantitativen Anpassungen in beim Personal und
• Umstrukturierungen, die zu personellen Veränderungen führen.

[1] Vgl. hierzu und im Folgenden Albert, G.: Betriebliche Personalwirtschaft, 15., aktualisierte Auflage, Herne 2020, S. 61

2.1 Ermittlung des Nettopersonalbedarfs

Vorgehen bei der Personalbedarfsplanung

Bei der Personalbedarfsermittlung handelt es sich um einen Prozess, der in mehreren Schritten abläuft:

• Zunächst geht es darum, den Bruttopersonalbedarf für die Planungsperiode (t1) zu prognostizieren.
• Im nächsten Schritt wird dann analysiert, auf welchen Personalbestand das Unternehmen zum jetzigen Zeitpunkt bzw. in der jetzigen Periode (t0) zugreifen kann.
• Zusätzlich ist der Personalbestand für die Planungsperiode (t1) zu prognostizieren.

Brutto- und Nettopersonalbedarf ermitteln

Im Anschluss daran werden beide Größen, also der prognostizierte Bruttopersonalbedarf und der prognostizierte Personalbestand, miteinander verglichen. Durch eine Subtraktion des prognostizierten Personalbestands vom Bruttopersonalbedarf ergibt sich der Nettopersonalbedarf. Ist der Bedarf höher als der Bestand, ergibt sich eine Unterdeckung an Personal. Dementsprechend ist Personal zu beschaffen. Liegt der Bedarf unter dem Bestand, besteht eine personelle Überdeckung, die ggf. abzubauen ist. Die Planung der Folgemaßnahmen, also der Personalbeschaffung, -freisetzung, -entwicklung und -kostenplanung erfolgt dann ebenfalls im Rahmen der Personalplanung. Darauf wird in den folgenden Kapiteln näher eingegangen. Abbildung 2 zeigt das Schema zur Ermittlung des Nettopersonalbedarfs.

Abb. 2: Vorgehen bei der Personalbedarfsplanung

Quelle: In Anlehnung an Träger, T.: Personalmanagement – Grundlagen, Prozesse und Instrumente, München 2021, Seite 14

2.2 Prognose des Bruttopersonalbedarfs

Einsatzbedarf und Reservebedarf berücksichtigen

So simpel die bloße Berechnung des Nettopersonalbedarfs ist, umso herausfordernder ist die Prognose des Bruttopersonalbedarfs. Dieser setzt sich zusammen aus dem Einsatzbedarf und dem Reservebedarf. Beim Einsatzbedarf handelt es sich um jenen Bedarf, der zur Erfüllung der Arbeitsaufgaben eingeplant wird. Zusätzlich ist ein Reservebedarf zu bestimmen, um Auslastungsspitzen, kurzfristige Ausfälle und Abwesenheiten ausgleichen zu können. Der Reservebedarf ergibt sich überwiegend aus unbezahlten Fehlzeiten. Er wird dem Einsatzbedarf zugeschlagen. Zur Ermittlung des Bruttopersonalbedarfs können verschiedene quantitative und qualitative Methoden angewendet werden.

2.2.1 Methoden zur quantitativen Personalbedarfsermittlung

Bei den Methoden zur quantitativen Personalbedarfsermittlung kann zwischen einfachen intuitiven, arbeitswissenschaftlichen und mathematischen Methoden zu unterscheiden. Die wichtigsten werden im Folgenden vorgestellt.

Schätzverfahren

Zu den leicht anzuwendenden intuitiven Methoden gehören insbesondere Schätzverfahren, die in der Praxis häufig angewendet werden. Bei diesen Verfahren wird der Personalbedarf für die Planungsperiode in der Regel von Führungskräften geschätzt. Ergänzend können auch Schätzungen von Externen, z. B. Unternehmensberatern, oder Ergebnisse aus Benchmarking-Studien in das Schätzergebnis einfließen. Allerdings besteht bei diesen subjektiven Verfahren die Gefahr von Fehleinschätzungen.

Stellenbesetzungsmethode

Eine weitere intuitive Methode ist die Stellenbesetzungsmethode. Dabei werden Stellenbesetzungspläne in die Zukunft fortgeschrieben. In einem Stellenbesetzungsplan werden die Stellen auf allen Ebenen im Unternehmen dargelegt. Zusätzlich enthält er Angaben zur aktuellen Besetzung. Die Anwendung dieser Methode setzt voraus, dass die Stellenbesetzungspläne regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Abbildung 3 zeigt beispielhaft den Stellen...