Personalplanung: Aufgaben und Prozesse / 2.2.2 Hilfsmittel zur qualitativen Personalbedarfsermittlung

Systematisch vorgehen

Eine ausschließlich quantitative Personalbedarfsermittlung reicht jedoch nicht aus. Daher ist zusätzlich zu klären, welche Qualifikationen jetzt und in Zukunft wichtig sind. Außerdem sollte geklärt werden, über welche Persönlichkeitsmerkmale und Einstellungen Mitarbeiter verfügen sollten, damit sie zur Unternehmenskultur passen. Die qualitative Personalbedarfsermittlung erfolgt in folgenden sechs Schritten:^[1]

• Schritt 1: Zunächst werden ausgehend von den strategischen Zielen und Plänen des Unternehmens Szenarien der künftigen Tätigkeitsfelder entworfen.
• Schritt 2: Im Anschluss daran sind die Aufgaben zu identifizieren, die auf den zukünftigen Tätigkeitsfeldern anfallen.
• Schritt 3: Jetzt werden aus den Aufgaben je Tätigkeitsfeld Anforderungen an das Verhalten oder an die Kenntnisse und Fähigkeiten des Personals abgeleitet.
• Schritt 4: Danach sind die Aufgaben und Anforderungen zu Stellen zu bündeln.
• Schritt 5: Im vorletzten Schritt erfolgt eine Abschätzung des Bedarfs je Berufsbild oder Stelle, dem später gesonderte Aufmerksamkeit zu widmen sein wird.
• Schritt 6: Schließlich wird mithilfe von Prämissenkontrollen fortlaufend geprüft, ob die strategischen Ziele und Pläne weiterhin gültig sind.

Klassifizierungen vornehmen

Einfache Hilfsmittel der qualitative Personalbedarfsplanung sind Klassifizierungen in Berufs- oder Qualifikationsgruppen.^[2] So lassen sich z. B. Berufsgruppen untergliedern in Lohnempfänger, technische Angestellte, kaufmännische und sonstige Angestellte und Auszubildende. Qualifikationsgruppen können z. B. anknüpfen an die Hochschulausbildung, die Fachhochschulbildung, die Meisterausbildung, die Facharbeiterausbildung und Anlernberufe. Bei derartigen Klassifizierungen wird das Vorhandensein von bestimmten Fähigkeiten und Fertigkeiten vorausgesetzt.

Stellenbeschreibungen

Ein weiteres Hilfsmittel sind Stellenbeschreibungen. Sie zielen nicht auf einen konkreten Mitarbeiter, sondern zeigen, wie Stellen in die Unternehmensorganisation eingebunden sind. Stellenbeschreibungen basieren auf einer Tätigkeitsanalyse und beschreiben in strukturierter Weise die im Unternehmen vorhandenen Arbeitsstellen. Die nachfolgende Tabelle zeigt den Inhalt einer Stellenbeschreibung.

Inhalt einer Stellenbeschreibung^[3]

Stellenbezeichnung	Stellenname und Stellennummer
Einordnung der Stelle	Hier empfiehlt es sich, eine eindeutige hierarchische Einordnung anzugeben: vorgesetzte Stell(e) nachgeordnete Stelle(n) Abteilungszugehörigkeit Stellenart (sofern keine Linienstelle)
Stellenaufgaben	Sie sollen als Sachaufgaben der Stelle genau ausgewiesen werden, soweit es sich um Daueraufgaben handet. Ihr Ausweis ist unterschiedlich tief bzw. detailliert möglich.
Stellenziele	Die im Hinblick auf die wahrzunehmenden Stellenaufgaben anzustrebenden Ziele sind anzugeben, soweit möglich quantitativ.
Stellenbefugnisse	Die der Stelle zugewiesenen Befugnisse bzw. Kompetenzen können z. B. sein: allgemeine Stellenbefugnisse Unterschriftsbefugnisse Befugnisse hinsichtlich der Arbeitsordnung oder Reiseordnung
Stellenverantwortung	Sie sollte sich aus den Stellenaufgaben und den Stellenbefugnissen ergeben und alle Verantwortungen, die der Stelle zugeordnet sind, enthalten.
Stellenanforderungen	Sie zeigen die Erwartungen, die an den Stelleninhaber zu stellen sind, z. B.: Ausbildung Fachkenntnisse Fähigkeiten Fertigkeiten Erfahrungen persönliche Eigenschaften

Anforderungsprofile erstellen

Im Gegensatz zu Stellenbeschreibungen sind Anforderungsprofile personenabhängig, richten sich also an potenzielle optimale Stellenbewerber. Sie basieren auf einer Analyse der fachlichen und persönlichen Anforderungen für jede Stelle, deren Erfüllung Voraussetzung für eine Stellenbesetzung sind. Bei jeder Stellenbesetzung werden die Anforderungen mit der Qualifikation des Mitarbeiters abgeglichen. Die Tabelle zeigt beispielhaft ein Anforderungsprofil.

Anforderungsprofil^[4]

Anforderungen		gering	mittel	hoch
Arbeitsleistung	Fachwissen und -können		x
	Qualität der Arbeit
	Einteilung der Arbeit	x
Arbeitsverhalten	Selbständigkeit		x
	Belastbarkeit			x
	Flexibilität		x
	Initiative			x
Zusammenarbeit	Kooperationsverhalten			x
	Informationsverhalten		x
	Konfliktbewältigung	x
	Verhandlungsgeschick		x
Unternehmerisches Handeln	Strategisches Handeln		x
	Kostenbewusstsein			x
	Ertragsbewusstsein			x
	Risikobewusstes Handeln		x
	Unternehmerische Initiative	x
Führungsverhalten	Planen und Organisieren	x
	Ziele setzen		x
	Delegieren		x
	Motivieren			x
	Mitarbeiter fördern			x

Schlüsselqualifikationen von zentraler Bedeutung

Um sich zeitnah an veränderte Arbeitsanforderungen anpassen zu können, sind Schlüsselqualifikationen, die auch als Softskills bezeichnet werden, unerlässlich. Dazu gehören nicht nur sozial-kommunikative Kompetenzen wie die Kooperations-, Kommunikations-, Teamfähigkeit, sondern auch die Fähigkeiten zum logischen und kritischen Denken, zum anwendungsbezogenen Entscheiden und Handeln sow...