Praxis-Beispiele: Auslandsreisekosten / 5 Unterschiedliche Verpflegungspauschalen

Sachverhalt

Ein Arbeitnehmer unternimmt eine mehrtägige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit in die USA mit folgendem Verlauf:

• Montag: 8:00 Uhr Flug von Düsseldorf nach New York, Ankunft am Mittag
• Mittwoch: Flug von New York nach Washington
• Donnerstag: Flug von Washington nach Boston
• Samstag: Rückflug von Boston nach Düsseldorf, Ankunft um 22:00 Uhr am Flughafen (Ankunft Wohnung 23:30 Uhr).

Der Arbeitgeber erstattet die lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlich zulässigen Pauschalen in voller Höhe. Die Flugkosten für den Flug (Economyclass) werden direkt vom Arbeitgeber übernommen.

Wie hoch sind die für diese Reise zu gewährenden Verpflegungspauschalen?

Ergebnis

Insgesamt kann für 6 Tage die Verpflegungspauschale gezahlt werden.

• Am Montag und am Samstag kann nur die "kleine" Pauschale für den An- und Abreisetag gezahlt werden.
• An den übrigen 4 Arbeitstagen ist der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend, es kann die volle Pauschale gezahlt werden.

Bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit im Ausland richtet sich das Auslandstagegeld nach dem Ort, den der Reisende vor 24:00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat. Für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.

Es sind für alle Reisetage die für die USA gültigen Beträge zu zahlen. Die vom Arbeitnehmer besuchten Städte haben jedoch laut Auslandsreisekostentabelle besondere, vom übrigen Land abweichende Pauschalen:

Abwesenheit	New York	Washington	Boston
Volle 24 Stunden	66 EUR	66 EUR	63 EUR
An-/Abreisetag	44 EUR	44 EUR	42 EUR

Zu den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten gehören auch die im Flugzeug unentgeltlich angebotenen Mahlzeiten. Selbst in der Economyclass werden bei Langstreckenflügen regelmäßig Speisen und Getränke angeboten, sodass am Hin- und Rückreisetag eine Kürzung der Pauschalen um mindestens eine Hauptmahlzeit (Mittag- bzw. Abendessen) vorzunehmen ist. Daraus ergeben sich folgende Kürzungsbeträge:

Hinflug New York	40 % x 66 EUR	26,40 EUR
Rückflug Boston	40 % x 63 EUR	25,20 EUR

Für den Inlandsflug innerhalb Amerikas in der Economyclass erscheint es u. E. vertretbar, auf eine Kürzung zu verzichten.

Folgende Beträge können somit steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden:
Montag	Dienstag	Mittwoch	Donnerstag	Freitag	Samstag	Summe
17,60 EUR (= 44 EUR – 26,40 EUR)	66,00 EUR	66,00 EUR	63,00 EUR	63,00 EUR	16,80 EUR (= 42 EUR – 25,20 EUR)	292,40 EUR