Rechnungen: Ausstellung und Aufbewahrung / 2 Begriff der Rechnung

Rz. 3

Gemäß § 14 Abs. 1 UStG i. V. m. § 31 Abs. 1 UStDV ist eine Rechnung jedes Dokument oder eine Mehrzahl von Dokumenten, mit denen über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Wegen der zulässigen Übermittlung der Rechnung auf elektronischem Weg wurde der bisher verwendete Begriff der "Urkunde" durch den Begriff "Dokument" ersetzt. Rechnungen können entweder auf Papier und falls der Empfänger zustimmt und einige weitere Voraussetzungen erfüllt sind, auch auf elektronischem Weg übermittelt werden, § 14 Abs. 1 Satz 7 UStG. Eine Rechnung (Papier- und elektronische Rechnung) gilt nach § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG als ordnungsgemäß übermittelt, wenn die Echtheit der Herkunft (Authentizität), die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Unerheblich ist, ob eine Abrechnung über eine Lieferung oder sonstige Leistung ausdrücklich als Rechnung bezeichnet wird.^[1] Deswegen können weiterhin auch Quittungen (Zahlungsbestätigungen) als für den Vorsteuerabzug verwendbare Rechnungen angesehen werden, wenn sie die erforderlichen Angaben enthalten.^[2]

Rz. 4

Hinweis

Keine Rechnungen sind Schriftstücke, die nicht der Abrechnung einer Leistung dienen, sondern sich ausschließlich auf den Zahlungsverkehr beziehen, wie z. B. Mahnungen und Kontoauszüge, auch wenn sie alle in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthalten.^[3]

Rz. 5

Hinweis

Als Rechnung ist auch ein Vertrag anzusehen, der die in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthält. Im Vertrag fehlende Angaben müssen in anderen Unterlagen enthalten sein, auf die im Vertrag hinzuweisen ist (§ 31 Abs. 1 UStDV). Ist in einem Vertrag, beispielsweise in einem Miet-, Pacht-, Wartungs- oder Pauschalvertrag mit einem Steuerberater, der Zeitraum, über den sich die jeweilige Leistung oder Teilleistung erstreckt, nicht angegeben, so reicht es aus, wenn sich dieser aus den einzelnen Zahlungsbelegen, etwa aus den Ausfertigungen der Überweisungsaufträge, ergibt.^[4] Die in einem Vertrag enthaltene gesonderte Inrechnungstellung der Steuer muss jedoch wie bei jeder anderen Abrechnungsform eindeutig, klar und unbedingt sein.

Rz. 6

Praxis-Beispiel

Der schriftliche Mietvertrag enthält die Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Unter der Rubrik Mietentgelt ist vermerkt: "Die Monatsmiete beträgt 1.200 EUR zuzüglich 19 % USt = 228 EUR". Die Miete wird vereinbarungsgemäß monatlich jeweils im Voraus zum 1. des Monats per Lastschrift abgebucht. Der Lastschriftauszug der Bank, betreffend den Monat Juli, enthält die Angaben: "Miete Juli (vgl. Mietvertrag v….) 1.428 EUR."
Bei Daueraufträgen, bei denen der Betrag vom Konto abgebucht wird, ohne dass der Mietzahlungszeitraum erscheint, ist die Verwaltung großzügig. Der Mietvertrag und somit der Vorsteuerabzug wird nicht beanstandet, wenn anhand der Kontoauszüge für einen sachverständigen Dritten leicht und eindeutig erkennbar ist, für welchen Mietzahlungszeitraum die betreffende Miete abgebucht worden ist. Dies ist etwa dann der Fall, wenn der Betrag regelmäßig in gleicher Höhe und immer zum selben Zeitpunkt abgebucht wird.

Rz. 7

Eine Rechnung kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die nach § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben insgesamt ergeben müssen. Falls eine Rechnung aus mehreren Dokumenten besteht, müssen in einem der Dokumente (sog. Sammeldokument) das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag jeweils zusammengefasst angegeben werden. Ferner müssen in diesem Dokument durch Verweisungen alle anderen Dokumente bezeichnet werden, aus denen sich die übrigen Angaben wie z. B. fortlaufende Nummer der Rechnung, Menge und Art der gelieferten Gegenstände, Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung ergeben. Diese Angaben müssen leicht und eindeutig nachprüfbar sein, § 31 Abs. 1 Satz 3 UStDV.

[1] Abschn. 14.1 Abs. 1 Satz 2 UStAE.

[2] Rondorf, NWB 2004, S. 6275.

[3] Abschn. 14.1 Abs. 1 Satz 4 UStAE.

[4] Vgl. BFH, Beschluss v. 7.7.1988, V B 72/86, BStBl 1988 II S. 913.

2.1 Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen

Rz. 8

Erbringt der Unternehmer einen Umsatz (Lieferung oder sonstige Leistung) an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, ist er verpflichtet, innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen, § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 UStG. Damit sind ordnungsgemäße Rechnungen über ausgeführte Lieferungen oder sonstige Leistungen zwingend auch an nicht unternehmerisch tätige juristische Personen etwa Vereine, Behörden, Kirchen zu erteilen.

Rz. 9

Hinweis

• Kommt der Unternehmer seiner Verpflichtung zur Erteilung einer Rechnung innerhalb der Frist von 6 Monaten nicht nach, begeht er gem. § 26 a Abs. 1 Nr. 1 UStG eine Ordnungswidrigkeit, die nach § 26 a Abs. 2 UStG mit einer Geldbuße bis zu 5.000 EUR geahndet werden kann.
• Die Verpflichtung zur Erteilung einer Rechnung innerhalb der 6-Monatsfrist gilt auch für Kleinunternehmer i. S. d. § 19 Abs. 1 UStG sowie für Land- und Forstwirte, die die Durchschnittsbesteuerung nach § 24 UStG anwenden.
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