Rentabilitätsermittlung mit Break-Even-Berechnung / 3 Kostendeckung durch verkaufte Arbeitszeit und Material

Nachdem Sie nun wissen, bei welchem EUR-Betrag die Gewinnschwelle liegt, können Sie ermitteln, wie viel Arbeitszeit und wie viel Material verkauft werden müssen, um dieses Ziel zu erreichen bzw. zu übertreffen. Dazu sind folgende Parameter notwendig:

• Verrechnungssatz: Dieser Wert bezieht sich auf den Wert pro Stunde, den Sie Ihren Kunden durchschnittlich in Rechnung stellen. Bei einem Handwerksbetrieb ist dies üblicherweise der so genannte Mittellohn. Ist Ihr Unternehmen auf einem Gebiet tätig, in dem nach Einheiten bezahlt wird (z. B. Einsatz von Pflegepersonal nach Arbeitswerten), so rechnen Sie den Stundenerlös aus. Tragen Sie diesen Wert in das Feld Verrechnungssatz pro Stunde ein (s. Abb. 3).

  Abb. 3: Hier sehen Sie, wie sich die Kostendeckung in Ihrem Unternehmen darstellt.

• Lohneinkauf: Ihre Lohnkosten bestehen zum einen Teil aus dem gezahlten Bruttolohn pro Stunde sowie aus zusätzlichen Lohnnebenkosten. Diese sind insbesondere die bezahlten Urlaubs-, Feier- und Krankheitstage, der Anteil an den sozialversicherungspflichtigen Beiträgen (Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung) für Sie als Arbeitgeber, der Beitragssatz für die Berufsgenossenschaft (sofern eine Verpflichtung dazu im Einzelfall besteht), Weiterbildungskosten und dergleichen. Tragen Sie in das Feld Selbstkosten Löhne pro Stunde den Gesamtbetrag inklusive Lohnnebenkosten ein. Verwechseln Sie in diesem Zusammenhang nicht Löhne und Gehälter (diese wurden bereits bei den Personalkosten eingegeben).
• Materialzuschlag: Wird in Ihrem Unternehmen neben der reinen Arbeitszeit auch Material verkauft, geschieht dies üblicherweise mit einem Zuschlag. Der Zuschlag, also die Spanne zwischen Materialeinkauf und Materialverkauf ist eine zusätzliche Einnahme, die Ihnen hilft, die Kosten zu decken und Gewinn zu erwirtschaften. Bei vielen Unternehmen ist der Materialverkauf eng an die zu erbringende Arbeitsleistung gekoppelt, wie z. B. in einem Handwerksbetrieb. Bei anderen Branchen, wie etwa in einem Friseursalon, wird zwar ebenfalls Material verkauft (Haarpflegemittel, Föne, Kämme, Tönungsmittel usw.), dies jedoch weitgehend unabhängig von der direkten Arbeitszeit. In einem solchen Fall ermitteln Sie den Warenein- und -verkauf pro Jahr sowie die Summe der verkauften Arbeitsstunden, errechnen den durchschnittlichen Materialzuschlag durch eine Division des Gesamtzuschlags durch die Arbeitsstunden und tragen den sich ergebenden Wert in das Feld Materialzuschlag pro Stunde ein.
• Deckungsbeitrag für Fixkosten: Dieser Wert zeigt an, welcher Betrag in Euro Ihnen zur Deckung Ihrer Fixkosten pro verkaufter Arbeitsstunde zur Verfügung steht.
• Benötigte Produktivzeit für BREAK EVEN / Monat: Der Gesamtbetrag für die Mindestdeckung geteilt durch den zur Verfügung stehenden Deckungsbeitrag pro Stunde ergibt die Summe der Arbeitsstunden pro Monat, die Sie auf jeden Fall verkaufen müssen, um den Fixkostenanteil decken zu können.
• Benötigte Produktivzeit für ERWEITERTER BREAK EVEN /Monat: Diese Arbeitsstunden müssen Sie in dem betrachteten Monat verkaufen, um ebenfalls die nicht liquiditätswirksamen kalkulatorischen Kosten zu decken.

3.1 Das monatliche Saldo für den Break Even

Im unteren Teil des Arbeitsblatts geben Sie die tatsächlich geleisteten, also Ihren Kunden verkauften Produktivstunden ein. Sie sehen daraufhin, ob der Break Even erreicht wurde oder ob eine Über- oder Unterdeckung aufgetreten ist (s. Abb. 4). Das Gleiche gilt für die erwünschte Deckung.

Abb. 4: Hier wird für jeden Monat angezeigt, ob der Break Even erreicht oder sogar übertroffen wurde.

Um eine Unterdeckung rot zu kennzeichnen, wird die Excel-Funktion Bedingte Formatierung eingesetzt:

Step by Step

Bedingte Formatierung

1. Markieren Sie die Zelle, der Sie die bedingte Formatierung zuweisen wollen, und wählen Sie den Befehl Format → Bedingte Formatierung.
2. Aktivieren Sie im Feld Bedingung 1 die Option Zellwert ist. Wählen Sie aus der Dropdownliste den Parameter kleiner als und tragen Sie als Wert die Zahl 0 ein.
3. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Format; es öffnet sich das Dialogfenster Zellen formatieren.
4. Wechseln Sie in die Registerkarte Muster und wählen Sie für die Hintergrundfarbe der Zelle die Farbe Rot aus.
5. Wählen Sie in der Registerkarte Schrift als Schriftfarbe Weiß sowie als Schriftschnitt Fett aus.
6. Im Dialogfenster Bedingte Formatierung klicken Sie nun auf die Schaltfläche Hinzufügen, um eine weitere Bedingung zu definieren. Ist der angezeigte Wert positiv, soll die Zelle grün erscheinen. Denken Sie auch daran, für diese Bedingung die Schriftfarbe Schwarz zu wählen.