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Weder im Einspruchs- noch im finanzgerichtlichen Verfahren ist eine Vertretung durch einen Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer erforderlich. Gleichwohl kann sich jeder durch einen Angehörigen dieser Berufsgruppen oder durch entsprechende Gesellschaften vertreten lassen, wenn sie zur rechtlichen Vertretung oder sonst vor den Finanzgerichten zugelassen sind.
Vertretungszwang besteht aber im Verfahren vor dem BFH. Hier ist eine Vertretung der Beteiligten durch die obengenannten Prozessbevollmächtigten vorgeschrieben. Behörden, hier kommen fast nur die Finanzbehörden (FÄund Hauptzollämter) in Betracht, können von Beschäftigten mit Befähigung zum Richteramt vertreten werden.
Die dem Beteiligten persönlich entstandenen Aufwendungen sind zu erstatten, soweit sie zur Wahrnehmung seiner Rechte im Finanzgerichtsprozess erforderlich waren. Hierzu gehören insbesondere die Kosten der Reise zum Termin, aber auch zur Einsichtnahme in die Akten. Ebenfalls erstattungsfähig sind die Kosten, die anlässlich einer Informationsreise des Beteiligten zu seinem Prozessbevollmächtigten entstehen.
Erstattungsfähig ist auch der durch die Wahrnehmung des gerichtlichen Termins entstandene Verdienstausfall. Hingegen sind nicht zu erstatten die Aufwendungen des nicht geladenen Klägers für die Kosten für die Teilnahme an der mündlichen Verhandlung vor dem BFH, wenn seine Anwesenheit im Termin keinen vorstellbaren Nutzen für die Förderung des Verfahrens haben kann.
Notwendige Kosten, die durch Telefonate, Fertigung von Kopien und Abschriften entstehen, sind ebenfalls erstattungsfähig. Nicht erstattungsfähig sind jedoch derartige Aufwendungen, wenn sie unnötigerweise entstehen, z. B. umfangreiches Aktenmaterial kopiert wird, das nicht vollen Umfangs zur Prozessführung benötigt wird.
Die Kosten einer Bürgschaft (Avalprovisionen), die als Sicherheit zur Erlangung eines Vollstreckungsaufschubs dient, sind keine erstattungsfähigen Aufwendungen des Hauptverfahrens. Erstattungsfähig im Aussetzungsverfahren sind sie auch nur dann, wenn sie im Hinblick auf ein schwebendes Verfahren aufgewendet werden, nicht jedoch in Erfüllung einer Sicherheitsauflage, denn nur im ersteren Fall dienen diese Kosten der Rechtsverfolgung oder -wahrung.
Grundsätzlich nicht erstattungsfähig sind die Kosten, die für ein Privatgutachten aufgewendet werden, da die Sachaufklärung dem FG obliegt. Im Einzelfall kann bei sehr schwierigen Fachfragen ausnahmsweise die Erstattungsfähigkeit gegeben sein, wenn ein vom Gericht eingeholtes oder von der Gegenseite vorgelegtes Gutachten widerlegt werden soll.
I. d. R. ausgeschlossen ist auch die Erstattung der Kosten eines Rechtsgutachtens. Eine Ausnahme mag gegeben sein in Fällen der Anwendung ausländischen Rechts.