Schwarz/Pahlke/Keß, FGO § 52b Elektronisch geführte Prozessakten

1 Allgemeines

Rz. 1

§ 52b FGO wurde erstmals mit Wirkung vom 1.4.2005 durch das Gesetz über die Verwendung elektronischer Kommunikationsformen in der Justiz^[1] eingeführt.

Die mit dem JKomG eingeführten § 52b Abs. 2 bis 5 FGO wurden sodann durch § 52b Abs. 2 bis 6 i. d. F. des Gesetzes zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten^[2] ersetzt, die am 1.1.2018 in Kraft getreten sind.

Durch das Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs^[3] wurde § 52b FGO wiederum geändert. Neu ist, dass ab 1.1.2026 die Prozessakten verpflichtend elektronisch zu führen sind (Abs. 1a), so dass ab 1.1.2026 Abs. 1 aufgehoben und der bisherige Abs. 1a zu Abs. 1 wird.^[4] Des Weiteren wurden der letzte Halbsatz in Abs. 1 S. 5 eingefügt sowie Abs. 6 noch vor seinem Inkrafttreten neu gefasst.

Rz. 2

§ 52b FGO ermöglicht eine umfassende elektronische Aktenbearbeitung innerhalb des Gerichts. Ziel ist es, Gerichtsakten in elektronischer Form ständig verfügbar zu halten. Akten- und Dokumententransfer sollen beschleunigt werden. Verschiedene Bearbeiter an verschiedenen Orten sollen gleichzeitig auf die Akten zugreifen können. Ferner sollen durch Suchfunktionen die Akteninhalte schnell zu finden sein. Zugleich wird die Möglichkeit geschaffen, Dokumente in Papierform in die elektronische Form zu übertragen. Auch die Überführung eines elektronischen Dokuments in die Papierform wird geregelt. Schwerpunkt ist hierbei die Regelung zur Authentizität (Stammt das Dokument von dem, den es als Absender ausweist?) und Integrität (Ist das Dokument unverändert?) des Schriftstücks.

Da § 52b FGO nur die gerichtsinterne Organisation betrifft, beeinflusst ein Verstoß gegen diese Vorschrift nicht die Wirksamkeit von Prozesshandlungen bzw. gerichtlichen Verfügungen oder Entscheidungen, die in den bereits in den Prozess eingeführten Dokumenten enthalten sind.^[5] Falls bei dem Medientransfer offenbare Unrichtigkeiten erfolgen sollten, wäre § 107 FGO entsprechend anwendbar.^[6]

Rz. 3

Sieht der Gesetz- und Verordnungsgeber ausschließlich die elektronische Form vor, so berührt dies nicht die richterliche Unabhängigkeit, da es dem Richter unbenommen bleibt, selbst die Unterlagen auf Papier auszudrucken.^[7] Ob diese Begründung auch dann noch gilt, wenn die elektronische Akte tatsächlich eingeführt ist, kann zweifelhaft sein. Maßgebend ist m.  E. hierbei, ob es dem Richter durch die elektronische Aktenführung verwehrt wird, die von ihm für sachlich richtig gehaltenen Verfahrenshandlungen vorzunehmen.^[8]

Rz. 4

§ 52b FGOist die Rechtsgrundlage für die führende elektronische Akte. Das Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten^[9] sah diverse am 1.1.2018 in Kraft getretene Gesetzesänderungen – auch der FGO – vor, um dem elektronischen Rechtsverkehr zum Durchbruch zu verhelfen. Das Gesetz änderte hierfür §§ 52a und 52b FGO und fügte §§ 52c und 52d FGO neu ein.

§ 52a FGO betrifft den elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten und schafft so die Voraussetzungen für eine elektronische Akte.

Die Änderung von § 52b Abs. 2 bis 6 FGO regelt die Überführung von elektronischen Dokumenten auf eine in Papier geführte Akte bzw. entsprechend umgekehrt die Überführung von Papierdokumenten in eine elektronisch geführte Akte. Der seit 1.7.2014 geltende § 52c FGO sieht die Möglichkeit vor, elektronische Formulare einzuführen, um die gerichtlichen Verfahrensabläufe ohne Medienbrüche zu vereinfachen und zu standardisieren.^[10] § 52d FGO statuiert eine Pflicht für Rechtsanwälte, Behörden und nach § 62 FGO vertretungsberechtigte Personen, die sich eines dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach vergleichbaren elektronischen Postfachs bedienen können, den elektronischen Rechtsverkehr zu nutzen. § 52d FGO tritt grundsätzlich am 1.1.2022, ggf. in den Ländern und nach Gerichtsbarkeit unterschiedlich frühestens am 1.1.2020, in Kraft.^[11]

Rz. 5

Begleitet wurden die Änderungen des Jahres 2013 durch das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften^[12], das insbesondere mit dem Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung^[13] medienbruchfrei elektronische Verfahren in den Behörden durch den elektronischen Zugang^[14] und die elektronische Akte^[15] einführt.^[16] Das Gesetz sollte bundesrechtliche Hindernisse abbauen und zudem darauf hinwirken, dass Bund, Länder und Kommunen einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste anbieten. Medienbruchfreie Prozesse vom Antrag bis zur Archivierung sollen möglich werden.^[17] Des Weiteren wurden neben der bisher in der gerichtlichen Praxis kaum genutzten qualifizierten elektronischen Signatur weitere sichere Technologien zur elektronischen Ersetzung der Schriftform zugelassen, nämlich das Verfahren De-Mail mit der Versandoption "absenderbestätigt" sowie die Bereitstellung elektronischer Formulare durch die Verwaltung i. V. m. sicherer elektronischer Identifizierung, insbes...