Schwarz/Widmann/Radeisen, UStG § 6 Ausfuhrlieferung / 8.3.5 Grundaufzeichnungen (§ 13 Abs. 2 UStDV)

Rz. 460

Nach § 13 Abs. 2 UStDV hat der Unternehmer regelmäßig Folgendes aufzuzeichnen:

• die Menge des Gegenstands der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer bei Fahrzeugen i. S. d. § 1b Abs. 2 UStG,
• den Namen und die Anschrift des Abnehmers,
• den Tag der Lieferung,
• das vereinnahmte Entgelt oder bei der Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten das vereinnahmte Entgelt und den Tag der Vereinnahmung,
• die Art und den Umfang einer Be- oder Verarbeitung vor der Ausfuhr und
• den Tag der Ausfuhr,
• in den Fällen des § 9 Abs. 1 S. 1 Nr. 1, § 10 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 und Abs. 3 die Movement Reference Number (MRN).

Die in Abs. 2 Nrn. 1 bis 4, 6 und 7 aufgeführten Aufzeichnungen betreffen sämtliche in § 6 Abs. 1 bis 3a UStG genannten Ausfuhrlieferungen, Abs. 2 Nr. 5 nur den Fall des § 6 Abs. 1 S. 2 UStG, nämlich die Be- oder Verarbeitung des Gegenstands der Lieferung vor seiner Ausfuhr. Zu diesen Grundaufzeichnungen sind zusätzliche Aufzeichnungen zu führen, wenn der Unternehmer an einen Abnehmer, der nicht ausländischer Abnehmer ist, befördert oder versendet^[1], die Lieferung in die in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete erfolgt^[2] oder der Gegenstand der Lieferung zur Ausrüstung oder Versorgung von Beförderungsmitteln bestimmt ist.^[3] Die Aufzeichnung der Fahrzeug-Identifikationsnummer bei Fahrzeugen i. S. d. § 1b Abs. 2 UStG nach § 13 Abs. 2 Nr. 1 UStDV und der MRN nach § 13 Abs. 2 Nr. 7 UStDV sind unerlässlich (Abschn. 6.10 Abs. 5 S. 4 UStAE).

Rz. 461

Da nicht sämtliche in § 13 Abs. 2 UStDV aufgeführten Aufzeichnungspflichten für den Nachweis der Voraussetzungen für die Steuerbefreiung erforderlich sind, ist der buchmäßige Nachweis in Ausnahmen als erbracht anzusehen, wenn des Weiteren Name und Anschrift des Abnehmers und seines Beauftragten, die handelsübliche Bezeichnung und Menge des gelieferten Gegenstands, eine evtl. Be- oder Verarbeitung und die Ausfuhr aufgezeichnet sind.^[4] Eine weitere Aufzeichnungspflicht würde eine reine Formsache darstellen, wenn sich die o. a. Angaben durch Verweis auf einen korrespondierenden und in der Buchführung verankerten Belegnachweis ergeben. Der buchmäßige Nachweis ist aber nur dann erbracht, wenn sich aus der Gesamtheit der Buchführungsvorgänge die Voraussetzungen einer Ausfuhrlieferung eindeutig und leicht nachprüfbar ergeben.^[5] Der BFH^[6] lässt es im Übrigen dahinstehen, ob der nationale Gesetzgeber unter Berücksichtigung des unionsrechtlichen Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit (s. Rz. 416) berechtigt ist, für den Buchnachweis auf derartige Kriterien der Buchführung abzustellen.

[1] § 6 Abs. 1 Nr. 1 UStG.

[2] § 6 Abs. 1 Nr. 3 UStG.

[3] § 6 Abs. 3 UStG.

[4] So auch Wäger, UStB 2004, 206; FG München v. 20.3.2003, 14 K 4805/02 und 14 K 2680/02, n. v.

[5] FG München v. 31.7.2003, 14 K 4876/02, EFG 2003, 1738; FG München v. 28.4.2005, 14 K 1519/03, EFG 2005, 1485, UStB 2005, 331; Weigel, UStB 2005, 331.

[6] BFH v. 28.8.2014, V R 16/14, BFH/NV 2014, 2027, BStBl II 2015, 46.

8.3.5.1 Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstands der Lieferung

Rz. 462

Die Angabe der Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Liefergegenstands sind unerlässlich, weil nur so die Identität des gelieferten Gegenstands mit dem ausgeführten Gegenstand bestimmt werden kann. Sammelbezeichnungen (z. B. Lebensmittel, Textilien) sind i. d. R. nicht ausreichend. Zur Identifizierung kann in den Aufzeichnungen auf Geschäftsunterlagen Bezug genommen werden, in denen Menge und handelsübliche Bezeichnung eindeutig und leicht nachprüfbar ersichtlich sind;^[1] diese Entscheidungen des BFH sind zu den Vorschriften über die Rechnungstellung ergangen und können deshalb nur begrenzt (s. Rz. 307) herangezogen werden. Auf die Ausführung in Rz. 305f. wird hingewiesen. Die Aufzeichnung der Fahrzeug-Identifikationsnummer bei Lieferung eines Fahrzeugs i. S. v. § 1b Abs. 2 UStG ist unerlässlich (§ 13 Abs. 2 Nr. 1 UStDV) sowie die Aufzeichnung der Movement Reference Number – MRN (§ 13 Abs. 2 Nr. 7 UStDV).

Rz. 463

Die Verwendung von Tarnbezeichnungen (zur Verschleierung von verbotenen Ausfuhren) statt der handelsüblichen Bezeichnung der Ware muss nicht zur Nichtanerkennung des Buchnachweises führen, wenn in der Buchhaltung ein Tarnschlüssel festgehalten ist. Wenn ein Unternehmer teilweise im gleichen Veranlagungszeitraum die verschiedensten Tarnbezeichnungen verwendet, diese auch häufig wechselt und dabei Bezeichnungen von Waren gebraucht, die er auch sonst umsetzt, kann von einem derartigen Tarnschlüssel nicht gesprochen werden.^[2] Es liegt dann eine willkürliche Verwendung sachlich falscher Bezeichnungen des Liefergegenstands vor, sodass die Sachlage nicht anders zu beurteilen ist, als ob der Liefergegenstand überhaupt nicht aufgezeichnet worden wäre. Sind die Liefergegenstände nicht mit ihren handelsüblichen Bezeichnungen in den Ausfuhrbelegen benannt, müssen die anderweitigen Bezeichnungen im Rahmen des Buchnachweises aufgeschlüsselt werden, sodass eine eindeutige und leicht nachprüfbare Verbindung zwischen den Belegen und den Aufzeichnungen hergestellt...