Wie Projekte die Erfolgs-, Bilanz- und Liquiditätssituat ... / 2.1 Projektplanung als wesentlicher Planungsbestandteil

Die Projektplanung beginnt mit der Ausplanung des Projekts im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsrechnung, die Basis für die Projektgenehmigung ist. Sie gibt eine Einschätzung über geplante Erträge, Investitionen sowie Einmal- und laufende Aufwendungen ab. Dabei werden sowohl extern beschaffte Ressourcen (Beratungsleistungen, Investitionsgüter, Arbeits- und Hilfsmittel) als auch interne Ressourcen wie z. B. eigenes Personal betrachtet. Die Wirtschaftlichkeitsrechnung beantwortet dabei folgende Fragen:

• Wie hoch ist die Auswirkung des Projekts auf das operative Ergebnis im Rahmen der GuV-Planung?
• Wie hoch ist der durch das Projekt verursachte Kapitalwert?
• Wie hoch ist die Amortisationsdauer, bis die durch das Projekt entstandenen Investitionsausgaben wieder zurückgeflossen sind?

Damit Projekte miteinander verglichen werden können, ist es wichtig, dass ein Standard für den Betrachtungszeitraum der Wirtschaftlichkeitsrechnung vorgegeben wird. Dies gilt vor allem vor dem Hintergrund, die begrenzten Ressourcen des Unternehmens in die Projekte mit der höchsten Rentabilität zu investieren. Der Betrachtungszeitraum sollte die Konzeptionsphase, die Rolloutdauer und auch einen Zeitraum für die Betriebsphase beinhalten, um zu überprüfen, ob die durch das Projekt verursachten laufenden Effekte wirklich eintreten. Übergeordnet ist sicherzustellen, dass zumindest die Abschreibungsdauer der Investitionen durch den Betrachtungszeitraum abgedeckt wird.

Abb. 1: Betrachtungszeitraum der Wirtschaftlichkeitsrechnung

Im Verlauf dieses Betrachtungszeitraums ist die Wirtschaftlichkeitsrechnung zu konkretisieren und wesentliche Änderungen, die sich aus einer Aktualisierung der Wirtschaftlichkeitsrechnung ergeben, im Lenkungsausschuss vorzustellen. Die Vorgaben wann und wie oft eine Wirtschaftlichkeitsrechnung zu aktualisieren ist, sind unternehmensindividuell. Es hat sich jedoch gezeigt, dass eine standardmäßige Aktualisierung entweder im Rahmen einer rollierenden Rolloutplanung oder vor Beginn der operativen Planung stattfinden sollte. Weiterhin sollte die Wirtschaftlichkeitsrechnung im Rahmen eines außerordentlichen Prozesses aktualisiert werden, wenn folgende Rahmenbedingungen eintreten:

• Planabweichung des Ergebnisses des aktuellen Jahres von x % bzw. x EUR mit Auswirkung auf das Ergebnis der Folgejahre.
• Veränderung des Kapitalwertes von x % bzw. x EUR.
• Veränderung der Amortisationsdauer von x Jahren.

Auf Basis der jeweils aktuellen Version der Wirtschaftlichkeitsrechnung erfolgt eine Planung des jeweiligen Planjahres im Detail auf Konten- und Kostenstellenebene im Rahmen einer GuV-Planung. Diese wird ergänzt um eine Bilanzplanung und damit einer integrierten Cashflow-Planung (s. Abb. 2):

Abb. 2: Überführung der Wirtschaftlichkeitsrechnung in die operative Planung