Working Capital Management: Leitfaden für die nachhaltig ... / 3.2.3 Optimierungsmöglichkeiten

Ziel des Forderungsmanagements ist es, den Zahlungseingang durch die Kunden zu optimieren. Dies umfasst nicht nur einen rascheren Zahlungseingang, sondern auch das Bestreben, die Forderungen in voller Höhe ohne Abschläge zu erhalten. Dazu bedarf es einer strukturierten und ganzheitlichen Vorgehensweise bei der Gestaltung und Optimierung der einzelnen Schritte des Forderungsmanagements. Wiederum greifen die Teilprozesse ineinander. Zu jedem Teilprozess gibt es spezielle Optimierungsmöglichkeiten.

Credit Management und Vertrieb müssen transparent zusammenarbeiten

Im Teilprozess Vertrieb ist die Analyse und Bewertung des Kundenrisikos bzw. des damit verbunden Ausfallrisikos der Forderungen durch eine vertriebsunabhängige Funktion (z. B. Credit Management) eine wesentliche Maßnahme. Durch umfassende Bonitätsprüfung soll Forderungsausfällen vorgebeugt werden. Dies gilt sowohl vor Aufnahme einer Geschäftsbeziehung mit neuen Kunden als auch bei der laufenden Prüfung bestehender Geschäftspartner. In der Unternehmenspraxis stellen insbesondere die fortlaufende Aktualisierung und die konsistente Berücksichtigung der Kundenbonität eine Herausforderung dar. Ein abteilungsübergreifender Informationsfluss und/oder -zugriff sowie ein transparentes Risikoprüfungsmodell bei der Vergabe von Kreditlimiten begründen ein gemeinsames Verständnis von Vertrieb und Back Office über die Kundenstrategie. Diese Informationen können auch helfen, den Vertrieb in "gute" Kundengruppen hineinzusteuern.

Oft ist außerdem zu beobachten, dass Konditionen durch den Vertrieb situativ und kundenindividuell vereinbart werden. Bei genauerer Betrachtung lassen sich Kunden jedoch oft vergleichbaren Gruppen oder Segmenten zuordnen, deren Verwendung dabei helfen kann, Service Levels (z. B. Einsatz persönlicher Besuche), Konditionszugeständnisse (z. B. erlaubte Zahlungsziele), und administrative Abwicklung (z. B. anzuwendendes Mahnverfahren) zu harmonisieren. Segmentierungskriterien sind gemäß den unternehmerischen Geschäftszielen zu bestimmen, geeignet sind Umsatz, Potenzial, Profitabilität.

Der Teilprozess Vertragsmanagement und Fakturierung regelt die Vertragsgestaltung, Zahlungsmodalitäten, Konditionen, Klauseln, Sicherungsinstrumente und Produkteigenschaften. Fakturierungszeitpunkte, Zahlungsziele sowie die Absicherung gegen Zahlungsausfälle (z. B. Export-Akkreditiv) oder Währungsverluste bzw. die Minimierung der Transaktionskosten sind wesentliche Optimierungsbereiche.

Die Rechnungsstellung sollte so zeitnah, richtig und eindeutig wie möglich erfolgen, um Kredittage zugunsten des Kunden zu vermeiden und das Risiko von Mängelrügen aufgrund von Formfehlern der Rechnung zu minimieren. Schließlich beginnt das Zahlungsziel erst ab Erstellung der Rechnung zu laufen.

Offizielle und "versteckte" Kredittage vereinbart über Geschäfts­bedingungen

Der Teilprozess Geschäftsbedingungen umfasst die Grundbedingungen des Geschäftsvorgangs. Wesentliches Ziel ist hier die Verkürzung der gewährten Kredittage, welche auch durch die Vermeidung sog. "versteckter" Kredittage über z. B. Konsignationslager-Gewährung verursacht werden. Auch sollten Klauseln zum Gerichtsstand, zu Mahn- und Inkassokosten sowie zu den Verzugszinsen nicht fehlen. Diese Klauseln haben eine Abschreckungsfunktion und sollen der Ausnutzung von Terminüberschreitungen und damit des kostenfreien Lieferantenkredits entgegenwirken.

Unternehmen sollten zudem die vertraglich vereinbarten und tatsächlich genutzten Konditionen regelmäßig abgleichen und negative Abweichungen adressieren und beseitigen.

Effizientes Mahnwesen segmentiert nach Fokusbereichen, verfügt über ein exaktes Reporting und ist mit dem Reklamations­wesen vernetzt

Der Teilprozess Mahnwesen ist für den tatsächlichen Einzug der Forderungen verantwortlich. Nach Lieferung und Fakturierung werden die Forderungen in der Debitorenbuchhaltung verwaltet und kontrolliert. Eine möglichst zentrale und aktuelle Datenbank sowie ein regelmäßiges Reporting über die offenen Forderungen, ihre Fälligkeit bzw. Überfälligkeit und getroffene Maßnahmen helfen, allen Beteiligten mit Kundenkontakt einen Überblick zu gewähren. Ebenso können effizient Fokusbereiche, z. B. besonders hohe oder lange ausstehende Forderungen, identifiziert werden. Zudem helfen laufende Kennziffern wie DSO (auf Länder- oder Kundenebene) die Entwicklung der Außenstände zu beurteilen. Besonders wichtig ist auch die Schnittstelle zur Reklamationsbearbeitung, da dort generierter Verzug die Zahlungsbereitschaft des Kunden sowie den Beitreibungsprozess aufhalten.

Jede Mahnung sollte kundenerhaltend aber konsequent formuliert sein. In der Praxis wird normalerweise stufenweise, mit ansteigender Dringlichkeit gemahnt. Disziplinierte Ausführung und kurze Intervalle zwischen den Schritten sind empfehlenswert. Der Einsatz von Ressourcen (persönlich vs. automatisiert) sollte sich an der Wichtigkeit des Kunden orientieren, welche z. B. über definierte Kundensegmente oder -cluster ausgedrückt werden kann. Besond...