Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Aufzeichnungspflichten / V. Allgemeine Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

Tz. 50

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Die §§ 143ff. AO (Anhang 1b) regeln allgemeine Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. So sind z. B. Aufzeichnungen über den Wareneingang und -ausgang zu führen, zudem sind allgemeine Anforderungen an die Aufzeichnungen in der AO enthalten.

1. Wareneingangsbuch, Warenausgangsbuch

Tz. 51

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Wird der Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG (Anhang 10) ermittelt, ist zusätzlich die Führung eines Wareneingangs- und Warenausgangsbuches erforderlich (s. §§ 143, 144 AO, Anhang 1b). D.h., für den Wareneingang und -ausgang sind getrennte Aufzeichnungen zu erstellen.

Tz. 52

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a)

Wareneingangsbuch Im Wareneingangsbuch sind alle Wareneingänge von Lieferanten zu erfassen, die zur gewerblichen Weiterveräußerung bestimmt sind. Das Wareneingangsbuch ist nach § 147 Abs. 3 i. V. m. § 147 Abs. 1 AO (Anhang 1b) zehn Jahre aufzubewahren. Es sind nach § 143 Abs. 3 AO (Anhang 1b) folgende Aufzeichnungen erforderlich: der Tag des Wareneingangs oder das Datum der Rechnung, der Name oder die Firma und die Anschrift des Lieferers, die handelsübliche Bezeichnung der Ware, der Preis der Ware, ein Hinweis auf den Beleg.

Tz. 53

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b)

Warenausgangsbuch Die Aufzeichnungen für den Warenausgang müssen nach § 144 Abs. 3 AO (Anhang 1b) folgende Angaben enthalten: den Tag des Warenausgangs oder das Datum der Rechnung, den Namen oder die Firma und die Anschrift des Abnehmers, die handelsübliche Bezeichnung der Ware, den Preis der Ware, einen Hinweis auf den Beleg.

Tz. 54

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Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beträgt zehn Jahre (s. § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, Anhang 1b).

2. Aufzeichnungspflichten für geringwertige Wirtschaftsgüter

Tz. 55

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• Wirtschaftsgüter des abnutzbaren beweglichen Anlagevermögens, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten weniger als 250 EUR netto betragen, können sofort als Betriebsausgaben zum Abzug gelangen und müssen nicht in ein laufendes Verzeichnis aufgenommen werden – Umkehrschluss aus § 6 Abs. 2 Satz 4 EStG (Anhang 10).

• Wirtschaftsgüter des abnutzbaren beweglichen Anlagevermögens, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten weniger als 800 EUR netto betragen und die sofort abgeschrieben werden können, sind aber in ein laufend zu führendes Verzeichnis aufzunehmen (s. § 6 Abs. 2 Satz 4 EStG, Anhang 10). Ein derartiges Verzeichnis ist nicht zu führen, wenn die erforderlichen Angaben aus der Buchführung ersichtlich sind (s. § 6 Abs. 2 Satz 5 EStG, Anhang 10).

  Was ist in das Verzeichnis aufzunehmen?

  • Angabe des Tages der Anschaffung oder Herstellung oder
  • Tag der Einlage des Wirtschaftsgutes oder
  • Tag der Eröffnung des Betriebes,
  • die Höhe der Anschaffungs- oder Herstellungskosten oder des nach § 6 Abs. 1 Nr. 5–6 EStG (Anhang 10) tretenden Wertes.
• für Wirtschaftsgüter des abnutzbaren beweglichen Anlagevermögens, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten mehr als 150 EUR netto aber weniger als 1 000 EUR betragen, kann ein Sammelposten gebildet werden (s. § 6 Abs. 2a EStG, Anhang 10). Die Ausführungen zum Anlageverzeichnis nach § 6 Abs. 2 Satz 4 und 5 (Anhang 10) gelten entsprechend.

Tz. 56

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Wurde ein Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG (Anhang 10) gebildet, sind die im Sammelposten enthaltenen Wirtschaftsgüter im Zeitraum von fünf Jahren (Jahr der Bildung und vier folgende Jahre) Gewinn mindernd aufzulösen ist (sogenannte Poolabschreibung). Dieser Posten ist auf fünf Jahre abzuschreiben, und zwar auch dann, wenn darin aufgenommene Wirtschaftsgüter eine geringere Nutzungsdauer haben. Der Abschreibungssatz von 20 % im Erstjahr gilt unabhängig davon, zu welchem Zeitpunkt das einzelne Wirtschaftsgut angeschafft wurde.

Der Sammelposten wird nicht vermindert, wenn ein Wirtschaftsgut aus dem Betriebsvermögen ausscheidet, z. B. durch Zerstörung, Veräußerung oder Entnahme. Weitere Aufzeichnungspflichten als die buchmäßige Erfassung des Wirtschaftsguts bestehen nicht.

3. Anlageverzeichnis (-vermögen)

Tz. 57

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Aufzeichnungspflichten gemäß § 4 Abs. 3 Satz 5 EStG

Wirtschaftsgüter des Anlage- sowie des Umlaufvermögens, die dem Verband/Verein zu dessen Aufgabenfüllung langfristig dienen, sind in einem laufend zu führenden Verzeichnis mit folgenden Angaben zu führen und zu erfassen:

• Tag der Anschaffung oder Herstellung;
• Höhe der Anschaffungs- oder Herstellungskosten oder des an deren Stelle getretenen Wertes.

Tz. 58

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Hierzu gehören u. a. nachfolgende Wirtschaftsgüter:

• Grundstücke und Plätze – genutzt oder ungenutzt,
• Gebäude (Wirtschaftsgüter des abnutzbaren unbeweglichen Vermögens),
• Wirtschaftsgüter des abnutzbaren beweglichen Anlagevermögens,
• Wirtschaftsgüter, (geringwertige Wirtschaftsgüter), deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 800 EUR netto nicht übersteigen,
• Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten über 250 EUR netto liegen und 1 000 EUR nicht übersteigen und für die ein Sammelposten gebildet werden kann (vgl. § 6 Abs. 2a EStG, Anhang 10).

Tz. 59

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In das Anlageverzeichnis sin...