Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Vorsteuerbeträge / 2.3.5 Aufbewahrung von Rechnungen

Tz. 23

Stand: EL 123 – ET: 09/2021

Nach § 14b Abs. 1 UStG (Anhang 5) hat der Unternehmer folgende Unterlagen aufzubewahren:

• ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat;
• alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat.

Tz. 24

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Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (s. § 147 Abs. 4 AO, Anhang 1b). Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für die Besteuerung von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (s. § 147 Abs. 3 Satz 3 AO, Anhang 1b und s. Abschn. 14b.1 Abs. 2 Satz 2 UStAE).

Tz. 24a

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In den Fällen, in denen steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück abgerechnet werden, muss innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausgestellt werden (s. § 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG, Anhang 5). Diese muss der Leistungsempfänger zwei Jahre lang aufbewahren, wenn er kein Unternehmer ist oder wenn er zwar Unternehmer ist, aber die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet. Insofern müssen Verbände/Vereine jedenfalls Rechnungen über grundstücksbezogene Leistungen aufbewahren.

Tz. 24b

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Führt der Verband/Verein einen anderen Umsatz aus, ist er berechtigt eine Rechnung auszustellen. Führt er den Umsatz an einen anderen Unternehmer oder an eine juristische Person aus, die nicht Unternehmer ist, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Eine Verpflichtung besteht nicht, wenn die Leistung nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG umsatzsteuerfrei ist (s. § 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG, Anhang 5).

Tz. 24c

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Führt der Verband/Verein einen Umsatz in einem anderen Mitgliedstaat aus, an dem eine Betriebsstätte des Verbands/Vereins in diesem Mitgliedstaat nicht beteiligt ist, so ist er zur Ausstellung der Rechnung mit der Angabe ‹Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers› verpflichtet, wenn die Steuer in dem anderen Mitgliedstaat von dem Leistungsempfänger geschuldet wird (etwa als sog. innergemeinschaftlicher Erwerb oder nach einer dem § 13b UStG entsprechenden Vorschrift in diesem Mitgliedstaat, welche die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers regelt). Hierzu muss der Leistungsempfänger im anderen Mitgliedstaat stets Unternehmer sein. Wird eine innergemeinschaftliche Lieferung oder eine sonstige Leistung an einen Unternehmer in einem anderen Mitgliedstaat abgerechnet, muss die Rechnung bis zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Umsatz ausgeführt wurde, ausgestellt werden (s. § 14a UStG, Anhang 5).

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Tz. 25

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Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer neben der Rechnung auch Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten aufzubewahren (z. B. qualifizierte elektronische Signatur), selbst wenn nach anderen Vorschriften die Gültigkeit dieser Nachweise bereits abgelaufen ist.

Tz. 26

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Die Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar sein. Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig. Sollte die Rechnung auf Thermopapier ausgedruckt sein, ist sie durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, das für den gesamten Aufbewahrungszeitraum nach § 14b Abs. 1 UStG (Anhang 5) lesbar ist. Dabei ist es nicht erforderlich, die ursprüngliche, auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung aufzubewahren (s. Abschn. 14b.1 Abs. 5 und 6 UStAE).

Tz. 27

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Die Rechnungen könnten unter bestimmten Voraussetzungen als Wiedergaben auf einem Bildträger (z. B. Mikrofilm) oder auf anderen Datenträgern (z. B. Magnetband, Diskette, CD-ROM) aufbewahrt werden (s. § 147 Abs. 2 AO, Anhang 1b und s. AEAO zu § 147 AO TZ 3). Das bei der Aufbewahrung angewandte Verfahren muss den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff entsprechen, die mit BMF-Schreiben vom 28.11.2019, BStBl I 2019, 1269 seitens der Finanzverwaltung bekanntgemacht wurden. Unter dieser Voraussetzung können die Originale der Rechnungen grundsätzlich vernichtet werden (Abschn. 22.1 Abs. 2 UStAE).

Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer neben der Rechnung auch Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten aufzubewahren (z. B. qualifizierte elektronische Signatur) selbst wenn nach anderen Vorschriften die Gültigkeit der Nachweise bereits abgelaufen ist. Die Speicherung der elektronischen Rechnung hat nach dem im Abschn. 14b.1 Abs. 6 Satz 2 UStAE genannten Verfahren auf einem Datenträger zu erfolgen, die nachträgliche Änderungen nicht mehr zulässt (s. § 146 AO, Anhang 1b)...