Partizipation und Gleichberechtigung statt Weisung und Kontrolle: Digitale Führung ist mehr als technisches Know-how. Von Führungskräften verlangt sie nicht nur digitale Kompetenzen, sondern auch einen Führungsstil, der den Veränderungen der Arbeitswelt gerecht wird.
Wie sich die Digitalisierung auf die Führung auswirkt
Die Digitalisierung ist allgegenwärtig und nimmt auf zahlreiche Bereiche Einfluss. Auch in Steuerkanzleien führt kein Weg an der Digitalisierung vorbei. Längst übernehmen automatisierte Prozesse in zunehmendem Maße Routinearbeiten, während detaillierte Datenanalysen und automatisierte Erinnerungen bisher unbekannte Potenziale bieten. Wer beim digitalen Wandel allerdings nur an digitale Technik denkt, wird der Komplexität des Themas nicht gerecht. Denn mit der Transformation ändern sich auch Berufsbilder, Geschäftsmodelle und Unternehmenskultur – und dies stellt Führungskräfte vor gänzlich neue Herausforderungen.
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Die Herausforderungen der Digitalisierung
Proaktive Mandantenansprache, Vernetzung und Prozessautomatisierung: Wer im schnelllebigen Zeitalter der Digitalisierung als Führungskraft bestehen will, muss ganzheitlich denken. Für Kanzleien wird es zunehmend wichtiger, flexibel zu agieren . Neben digitalen Softwarelösungen und agilen Arbeitsmethoden ist auch eine neue Art von Führung gefragt, die den Auswirkungen der Digitalisierung gerecht wird: digitale Führung oder auch Digital Leadership.
Die Herausforderungen für Führungskräfte sind im Zeitalter der Digitalisierung so anspruchsvoll wie nie zuvor. Führung 4.0 steht vor der Herausforderung, unterschiedlichen Interessen in einer schnelllebigen, sich dynamisch verändernden Arbeitswelt gerecht zu werden. Für Führungskräfte wird der Job komplexer und die Anforderungen an eine gute Führungskraft steigen. Außerdem gilt es, Veränderungen so zu managen, dass auch die Ansprüche von nachfolgenden Generationen berücksichtigt werden. Diese bringen in der Regel ein anderes Verständnis von einem guten Arbeitsplatz mit. So sind flexible Arbeitszeitmodelle, sinnvolle Ziele, abwechslungsreiche Projekte und flache Hierarchien wichtiger als der Arbeitgeber.
Paradigmenwechsel in der Unternehmensführung
Die Einführung und Nutzung digitaler Software ist definitiv ein wichtiger Schritt in Richtung digitale Transformation. Führungskräfte, die Unternehmensprozesse mit digitalen Lösungen optimieren, sorgen so dafür, dass die eigene Kanzlei für künftige Herausforderungen besser aufgestellt ist. Damit digitale Führung erfolgreich sein kann, ist allerdings ebenso wichtig, neue Formen der Zusammenarbeit zu implementieren. Dies setzt voraus, dass sich auch Führungsstile ändern.
Agile und partizipative Führungsansätze, die Mitarbeitern Entscheidungsfreiheit geben, sind gefragt. Für den Digital Leader bedeutet dies, dass er Verantwortung ans Team abgibt und als Chef vielmehr die Rolle eines Coaches übernimmt – keine leichte Aufgabe, zumal die digitale Führungskraft auch stärker und schneller in der Kritik steht. Ein wichtiger Ansatz ist es, Mitarbeiter frühzeitig in Entscheidungsprozesse einzubinden, sie zu neuen Aufgaben zu befähigen und transparent zu kommunizieren. Digitale Führung braucht daher weit mehr als Digitalkompetenz. Die digitale Führungskraft ist im Grunde ein Allrounder mit Problemlösungskompetenz, der Prozesse von außen managet und Mitarbeiter fördert wie auch fordert.
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Digital Leadership in der Kanzlei umsetzen
Damit digitale Führung gelingt, müssen Veränderungen auf unterschiedlichen Ebenen erfolgen. Neben der Auswahl geeigneter Technologie sollten Führungskräfte interne wie externe Prozesse anpassen und lernen, wie sie trotz komplexer werdender Anforderungen den digitalen Wandel meistern.
Gestaltung der Arbeitskultur
Die Prozessautomatisierung mit digitaler Technik geht zugleich mit neuen Erwartungen und veränderten Werten einher. Digitale Führung hat daher das Ziel, die Arbeitskultur entsprechend der Veränderungen neu zu gestalten. Dazu gehören, dass virtuelle Arbeitsräume geschaffen werden, in denen sich Mitarbeiter ortsungebunden miteinander verständigen können – beispielweise aus dem Homeoffice heraus.
Ebenso wichtig ist es, Unternehmenswerte neu zu definieren. Dies ist allerdings keine Aufgabe, die der Digital Leader allein löst. Was zuvor der “Chefetage” vorbehalten war, wird im digitalen Zeitalter von vielen gemeinsam bestimmt. Die Voraussetzung für ein erfolgreiches Gelingen sind flache Hierarchien. So profitiert Leadership 4.0 durch die Partizipation der Mitarbeiter von Ideen und Umsetzungsstrategien, die bei der Belegschaft auf Zustimmung treffen. Agile Arbeitsmethoden wie beispielsweise das Design Thinking fördern zudem das Gemeinschaftsgefühl und dienen der Entwicklung von Zielen, Werten und Strategien.
Digitale Führungskompetenz
Digitale Führungskräfte sind mit einer Vielzahl hoher Erwartungen konfrontiert. Neben persönlicher Führungseignung ist auch die Kenntnis von neuen strategischen Ansätzen wichtig – mindestens ebenso wichtig wie fundiertes digitales Know-how und die umfassenden steuerrechtlichen Kenntnisse. Diese Komplexität verlangt von der Geschäftsführung umfangreiche Kompetenzen.
So wird erwartet, dass Digital Leader Persönlichkeiten mit Vorbildfunktion sind, die coachen statt delegieren und Gleichberechtigung leben statt Top-down-Management. Ohne entsprechendes Wissen kann der Führungsauftrag schnell überfordern. Es ist daher durchaus empfehlenswert, die Hilfe von externen Beratern zu nutzen und gemeinsam Strategien zu entwickeln. Grundsätzlich ist digitale Führung aber kein einmal festgelegter Prozess. Wie digitale Technologien und gesellschaftliche Auswirkungen sich verändern, sollte sich auch Führung in Zeiten von Steuerberatung 4.0 immer wieder neu anpassen.
Digitale Tools für eine bessere digitale Führung
Effizientere Prozesse, transparentere Kommunikation und zentraler Datenzugriff: Digitale Software ist die Basis der digitalen Führung und mitbestimmend für die digitale Transformation in der Kanzlei. Um die passende Software auszuwählen, orientieren Sie sich an den Prozessen sowie an den Anforderungen von Belegschaft und Mandanten. Grundsätzlich können Sie mit unterschiedlichen Tools ihr digitales Leadership gestalten.
- Projektmanagementtools
Besonders hilfreich sind Tools, die das Projektmanagement transparent gestalten. Mit Tools wie Asana oder Microsoft Teams sind aktuelle Projektstände und Verantwortlichkeiten für alle Projektbeteiligten jederzeit einsehbar.
- Cloud-basierte Programme
Cloud-basierte Lösungen wie Google Drive sind für den Datenaustausch und die gemeinsame Datenbearbeitung hilfreich. So können beispielsweise mehrere Personen zeitgleich in einem Dokument arbeiten und Änderungen verfolgen. Dateien werden direkt in der Cloud gespeichert, ein umständliches Versenden entfällt.
- Kalendersoftware
Digitale Kalender mit sinnvollen Zusatzfunktionen wie Google Calendar verbessern das Terminmanagement im gesamten Unternehmen. Sie sind einfach zu händeln, verfügen über automatische Erinnerungsfunktionen und verdeutlichen, wer wann verfügbar ist. Als Bestandteil der Google-Drive-Suite ist Calendar außerdem mit anderen Google-Programmen und vielen weiteren Tools kombinierbar.
- Kommunikationsprogramme
Schneller und unkomplizierter als eine E-Mail: Kommunikationsprogramme wie Slack entsprechen dem Bedürfnis des digitalen Wandels nach unmittelbarem Austausch. Ein weiterer Vorteil: Über Slack oder Google Hangouts können Meetings auch per Videocall erfolgen. Dies spart Zeit und Geld.
- Dokumentenverwaltungssysteme
In zahlreichen Kanzleien sind digitale Dokumentenmanagementsysteme längst Standard. Sie automatisieren Routinetätigkeiten und speichern Papierakten platzsparend, digital und zentral ab. So sind bei Bedarf relevante Daten bereits mit wenigen Klicks verfügbar.
- Personalverwaltungssoftware, ERP-Programme
Von der Ressourcenplanung bis zum Personalmanagement: Aufgaben, die nicht beim Mandanten abrechenbar sind wie z. B. HR-Themen oder die strategische Unternehmensentwicklung können mit Personalverwaltungssoftware und ERP-Programmen weitaus effizienter gestaltet werden. Neben schnelleren Prozessen liefert die digitale Datenbasis auch wichtige Informationen für betriebliche Entscheidungen.