Als viele Unternehmen in der Krise gezwungen waren, kurzfristig auf digitale Lösungen umzusteigen, fand ein Paradigmenwechsel in Rekordzeit statt. Die digitale Transformation ist jedoch weitaus mehr als die Einführung digitaler Technik. Wir verraten, welche Bereiche der digitale Wandel umfasst und wie Sie ihn erfolgreich umsetzen.
Was bedeutet digitale Transformation?
Ist von digitaler Transformation die Rede, ist ein umfassender und fortlaufender Veränderungsprozess gemeint, der in digitalen Technologien gründet und nachhaltig Wirtschaft und Gesellschaft prägt. So nimmt der digitale Wandel Einfluss auf Arbeitsweisen und Kommunikationsformen ebenso wie auf Strukturen und Geschäftsmodelle.
Die digitale Transformation verändert daher auch die Art, wie Menschen miteinander interagieren. Kunden- und Mandantenbeziehungen werden zunehmend globaler, flexibler, vernetzter und automatisierter. Mit zunehmender Digitalisierung entstehen außerdem neue Bedürfnisse und Gewohnheiten – nicht nur im Geschäftsleben, sondern auch im privaten Umfeld. Dies wiederum beeinflusst die Nutzung und Verbreitung digitaler Technologien.
Herausforderungen und Chancen der digitalen Transformation
Der digitale Wandel nimmt auf immer mehr Branchen Einfluss – von der Steuerkanzlei bis zum Handwerksbetrieb. Dabei gibt es eine Reihe von Herausforderungen, die mit der digitalen Transformation einhergehen. So wirkt sich der Wandel auf die gesamtgesellschaftliche Entwicklung aus, beeinflusst Verhaltensweisen ebenso wie Werte und Erwartungen.
Die veränderte Erwartungshaltung auf Kunden- bzw. Mandantenseite führt beispielsweise dazu, dass Unternehmen gezwungen sind, neue – und vor allem – effizientere Prozesse einzuführen. Was sich lange bewährt hat, kann in Zeiten des digitalen Wandels schnell in den sicheren Bankrott führen. So verdrängen innovative Anbieter mit disruptiven Geschäftsmodellen nicht selten alteingesessene Betriebe. Denn eines steht in Zeiten der digitalen Transformation fest: Wer langfristig erfolgreich sein will, muss wandlungsfähig sein und die Bereitschaft mitbringen, sich immer wieder neu zu erfinden.
Veränderte Prozesse führen aber auch dazu, dass Berufsfelder sich in Zeiten der Digitalisierung wandeln. Während Routinearbeiten in vielen Bereichen automatisiert erfolgen, bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. Im Falle von Kanzleien können Steuerberater mit proaktiven Beratungsleistungen nun den Erfolg Ihrer Mandanten mitbestimmen. Zudem ermöglichen digitale Tools und Big Data, die eigenen Leistungen besser an Mandantenwünsche anzupassen und schneller und flexibler auf Veränderungen zu reagieren. Die Folge: Service mit Mehrwert und eine verbesserte Kundenansprache.
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Fünf Schritte zur digitalen Transformation
Schritt 1: Strategiewandel
Mit den Veränderungen der digitalen Transformation geht auch ein neues strategisches Denken einher. Eins ist absolut klar: Ihre bisherige Kanzleistrategie ist nicht eins zu eins auf ein digital arbeitendes Unternehmen übertragbar. Bei der Strategieanpassung geht es darum, neue Zielsetzungen zu formulieren und realistische Teilziele festzulegen.
Eine wichtige Voraussetzung für den erfolgreichen Wandel ist Ihre innere Bereitschaft zur Innovation und Veränderung. Ist diese nur wenig ausgeprägt, können Sie andere nur schwerlich überzeugen. Damit die digitale Transformation erfolgreich sein kann, ist es aber wichtig, dass die Mitarbeiter hinter dem Vorhaben stehen. Auch die konkrete Erfolgsmessung ist ein wichtiger Faktor der Strategieentwicklung. Denn nur mit belegbaren Zahlen können Sie ausmachen, welche Maßnahmen erfolgreich sind und wo eine Nachbesserung notwendig ist.
Schritt 2: Prozessoptimierung
Zu kompliziert oder nicht mehr zeitgemäß: In vielen Kanzleien gibt es zahlreiche Prozesse, die das Potenzial zur Optimierung mitbringen. Um herauszufinden, welche Prozesse dies betrifft, ist zunächst eine Prozessanalyse sinnvoll. Sie legt offen, wie viel Zeit für einzelne Abläufe aktuell aufgewendet wird, aber auch, ob Arbeiten unter Umständen doppelt erledigt werden. Doch warum gewachsene Prozesse verändern, wenn diese im Alltag funktionieren? Die Antwort liegt auf der Hand: Oft sind die Prozesse zu personalintensiv und fehleranfällig, sie verursachen Kosten, die nach einer Optimierung geringer wären.
In der Regel bieten sich wiederkehrende Abläufe, die nach standardisierten Vorgaben ablaufen, für Prozessoptimierungen an. Ein bekanntes Beispiel dafür ist die automatisierte Dokumentenverwaltung mithilfe von Managementsystemen, die Zeitaufwende minimiert und Dokumente online verfügbar macht.
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Schritt 3: Wissenstransfer
Um die Digitalisierung voranzutreiben, ist nicht zwingend ein langwieriges Changemanagement notwendig, um Mitarbeiter und Kollegen auf den digitalen Wandel einzustimmen. Grundsätzlich geht es allerdings darum, Verständnis zu schaffen. Dies kann auch kurzfristig gelingen, wenn Sie geplante Veränderungen und mögliche Auswirkungen transparent an die Belegschaft kommunizieren und diese aktiv am Veränderungsprozess beteiligen.
Insbesondere jüngeren Generationen, die digital autark sind, geht es im Job um Partizipation und Gleichberechtigung. Setzen Sie zum Auftakt daher auf eine gemeinsame Ideenentwicklung, beispielsweise in Workshops. Innovative Arbeitsmethoden wie das Design Thinking sind eine gute Möglichkeit, um Ideen zu generieren, die von vornherein Unterstützung finden.
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Schritt 4: Digitale Technologien
Wer die digitale Transformation umsetzen möchte, kommt nicht drumherum, sich mit digitalen Technologien zu befassen. An Auswahl mangelt es auf dem Markt jedenfalls nicht. Doch nicht jede Software oder jedes Tool bringt tatsächlich die gewünschten Erfolge. Welche Technologie für Ihre Kanzlei sinnvoll ist, hängt von mehreren Faktoren ab. So ist entscheidend, welche innerbetrieblichen Abläufe Sie mithilfe der Technik effektiver gestalten möchten und welche Ziele Sie dabei verfolgen.
Ein wichtiges Auswahlkriterium ist außerdem, wie kompatibel die Technik mit anderen Systemen ist. Verfügt ein digitales Projektmanagementtool beispielsweise über eine ERP-Schnittstelle, können Daten schnell und unkompliziert importiert werden. Und dies spart sowohl Kosten als auch Zeit. Ebenso wichtig ist eine intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche, da unverständliche und komplizierte Technik leicht dazu führt, dass sie von Mitarbeitern abgelehnt wird.
Schritt 5: Testphase, Implementierung
Jede neue Technologie durchläuft bestenfalls zunächst eine Testphase, bevor sie regulär eingeführt wird. In dieser Zeit prüfen Sie, wie alltagstauglich die Technik ist und an welchen Stellen eventuell eine Nachbesserung notwendig ist. Diese Phase ist auch eine gute Gelegenheit, um die Akzeptanz in der Belegschaft für eine neue Arbeitsweise zu schaffen.
Mit der Anschaffung und Implementierung der Technik ist der Prozess der digitalen Transformation allerdings nicht abgeschlossen. Überall dort, wo agil gearbeitet wird, ist eine kontinuierliche Anpassung an den fortlaufenden digitalen Wandel notwendig. Legen Sie Verantwortlichkeiten unter den Mitarbeitern je nach Digitalkompetenz fest. Ebenso ist es sinnvoll, neu eingeführte Technik und dadurch abweichende Prozesse dem Team in Form von Schulungen, Meetings oder Weiterbildungen näherzubringen.