Gutes Onboarding macht sich bezahlt. Denn besser integrierte Mitarbeiter, die schneller vollständig einsatzfähig sind, fühlen sich stärker mit dem Unternehmen verbunden und binden sich langfristiger. So kann auch die Steuerkanzlei effizienter von neuen Fachkräften profitieren.
Warum ein effizienter Onboarding-Prozess so wichtig ist
Neue Mitarbeiter zu finden und einzuarbeiten, kostet Zeit und Geld. Ein durchdachter Onboarding-Prozess, der den Mitarbeiter wertschätzend ins Team integriert, ist jetzt sinnvoll. Denn wer sich beim neuen Arbeitgeber willkommen fühlt und von Beginn an positive Erfahrungen macht, springt in der Probezeit nicht so schnell wieder ab.
Insbesondere jüngere Bewerber, die sogenannten Millennials, erwarten es, vom neuen Unternehmen überzeugt zu werden. Der Fachkräftemangel, der auch in der Steuerberater-Branche Realität ist, verstärkt zudem diese Erwartungshaltung. Wer die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in der Steuerkanzlei gewissenhaft plant, profitiert somit gleich in mehrfacher Hinsicht. Mit einem gesteuerten Onboarding-Prozess sind Mitarbeiter schneller mit den Vorstellungen des Unternehmens und mit den Anforderungen an ihren neuen Job vertraut. Klare Vorgaben und weniger Missverständnisse sorgen dafür, dass der neue Mitarbeiter schneller in der Lage ist, als vollwertiger Mitarbeiter zu agieren und eigene Projekte zu übernehmen. Als Arbeitgeber sparen Sie dadurch nicht nur Kosten, sondern profitieren davon, dass sich der Neuzuwachs langfristig an Ihre Steuerkanzlei bindet.
Wie erfolgreiches Onboarding in der Steuerkanzlei gelingt
Onboarding findet nicht allein auf fachlicher Ebene statt. Vielmehr geht es darum, die neuen Mitarbeiter auch sozial zu integrieren und sie mit den Wertvorstellungen des Unternehmens vertraut zu machen.
Erster Schritt auf dem Weg zum erfolgreichen Onboarding: der Einarbeitungsplan
Im Einarbeitungsplan, auch Onboarding-Konzept genannt, halten Sie den konkreten Ablauf des gesamten Onboardings in der Steuerkanzlei fest. Der Plan dient als eine Art Checkliste fürs Onboarding. In ihm sind die Onboarding-Maßnahmen nach Onboarding-Phasen unterteilt. So behalten Sie den Überblick über anstehende Aufgaben im Onboarding. Besonders praktisch sind digitale Onboarding-Konzepte: Toolbasierte Versionen sind in der Regel sehr gut anpassbar und leicht zu händeln.
Nach dem Recruiting ist vor dem Onboarding
Der gesamte Onboarding-Prozess startet bereits unmittelbar nach der Vertragsunterschrift und endet frühestens nach Ablauf der Probezeit. Generell kann das Onboarding in drei Phasen eingeteilt werden:
- Preboarding-Phase: Die Preboarding- oder auch Vorbereitungsphase reicht von der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags bis zum ersten Arbeitstag. In dieser Phase geht es darum, sich als professioneller und emphatischer Arbeitgeber zu präsentieren und den künftigen Mitarbeiter bereits vor Arbeitsantritt mit relevanten Informationen zu versorgen.
- Orientierungsphase: Die Orientierungsphase beschreibt den Zeitraum vom ersten Arbeitstag bis circa drei Monate nach Jobantritt. Ziel ist es, den Mitarbeiter in dieser Phase in sein Tätigkeitsfeld, in interne Prozesse und Abläufe sowie in die Unternehmenskultur einzuführen.
- Integrationsphase: Die dritte Onboarding-Phase beginnt nach dem dritten Monat und reicht bis zum sechsten oder sogar bis zum 12. Monat. Sie dient dazu, die neuen Mitarbeiter immer stärker ins Unternehmen zu integrieren und ihnen nach und nach die Verantwortung für eigene Projekte zu übergeben.
Umfassend überzeugen: sinnvolle Onboarding-Maßnahmen für die Steuerkanzlei
Von der Vertragsunterzeichnung bis zum Start im neuen Job vergehen oft einige Monate. In dieser Zeit kann so einiges passieren. Wichtig ist, dass Sie den neuen Mitarbeiter jetzt nicht einfach sich selbst überlassen. Aber auch nach dem Jobstart sollten Sie der neuen Fachkraft in Ihrer Steuerkanzlei ein gutes Gefühl vermitteln. Nutzen Sie die Chance, ihn oder sie frühzeitig ins Team und ins Unternehmen zu integrieren. Bereits kleine Aufmerksamkeiten wie ein Willkommensschreiben von den Kollegen können eine große Wirkung erzielen.
Diese Onboarding-Maßnahmen sollten Sie kennen
- Einladung zu Firmenfeiern/Teamevents: Laden Sie den neuen Mitarbeiter bereits vor dem offiziellen Start zu Firmenfeiern oder Teamevents ein. So kann er vorab schon die ersten Kontakte knüpfen und fühlt sich sicherer. Nehmen Sie ihm zusätzlich die Angst vor dem ersten Tag.
- Willkommensmappe: Neue Mitarbeiter haben in der Regel viele Fragen. Mit einer Willkommensmappe, die Antworten liefert und relevante Informationen zum Unternehmen und zum Jobstart beinhaltet, erleichtern Sie ihm den Einstieg.
- Information der Teammitglieder: Tritt ein neuer Kollege in die Kanzlei ein, kann sich unter Umständen auch für die alteingesessenen Mitarbeiter einiges ändern. Damit die Integration im Kollegenkreis gelingt, ist es daher sinnvoll, die Mitarbeiter der Steuerkanzlei vorab über den neuen Kollegen und über eventuelle Veränderungen zu informieren.
- Willkommenstag: Der erste Tag ist immer aufregend. Machen Sie ihn für den neuen Kollegen zum Erlebnis. Mit einer Begrüßungsrunde mit allen Mitarbeitern, einer Führung durch die Kanzlei und einem Einführungsgespräch mit HR und Führungskraft heißen sie ihn herzlich willkommen. Ebenso wichtig: Am ersten Tag sollten alle notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung stehen und fertig eingerichtet sein – vom Telefon über den Laptop bis zu Account-Zugängen.
- Mentorenprogramm: Gute Beziehungen zu den Kollegen zählen zu den wichtigsten Faktoren, um sich am Arbeitsplatz wohlzufühlen. Stellen Sie dem Neuankömmling von Anfang an einen erfahrenen Mitarbeiter zur Seite. Dieser beantwortet nicht nur alle wichtigen Fragen rund um fachliche und unternehmensspezifische Belange, sondern hat auch die Funktion, die Kollegenbeziehungen zu stärken.
- Einführungsworkshops: Stellen Sie zeitgleich mehrere neue Mitarbeiter ein, können sich Einführungsworkshops lohnen. In diesen informieren geschulte Kollegen beispielsweise über fachliche Themen wie die neueste Steuergesetzgebung oder über unternehmensspezifische Themen wie Arbeitsweisen und genutzte Tools.
- Feedbackgespräche: Für den neuen Mitarbeiter ist zunächst einmal vieles neu. Legen Sie daher von vornerein regelmäßige Feedbackgespräche mit dem Mitarbeiter in den ersten Wochen und Monaten fest – nicht nur am Ende der Probezeit. So hat der Mitarbeiter die Chance, sich durch Rückmeldungen zu verbessern, während Sie als Kanzleiinhaber wichtiges Feedback zum Onboarding erhalten.
Arbeiten von zuhause: Ist Homeoffice eine Option für Steuerkanzleien? Arbeit mit nach Hause nehmen ist in Kanzleien schon seit Jahrzehnten normal. Wurde früher meist ein Stapel Unterlagen mitgenommen, geht das moderne Homeoffice dank VPN-Zugriff und Dokumenten-Management-Systemen (DMS) weiter. Hier geht's zum Artikel |
Mit Onboarding-KPIs Erfolge messbar machen
Erfolgsmessung ist im Onboarding unverzichtbar. Denn diese zeigt Ihnen auf, was im Onboarding bereits gut läuft und wo Verbesserungspotenziale liegen. Um Onboarding-Ziele messbar zu machen, gilt es sogenannte KPIs (Key Performance Indicators) zu definieren, die für Ihre Steuerkanzlei relevant sind. Sie können beispielsweise die Frühfluktuation messen oder den Zeitpunkt, nachdem ein Mitarbeiter vollständig einsatzbereit ist. Je nach Ausrichtung Ihrer Steuerkanzlei können die Kriterien sehr unterschiedlich sein. Wichtig ist, dass Sie Ihre ganz individuellen KPIs finden.
Indem Sie die Anhaltspunkte für ein erfolgreiches Onboarding in Ihrer Steuerkanzlei messen, können Sie negativ wirkende Faktoren minimieren und den Einarbeitungsprozess stetig verbessern. So arbeiten Sie neue Mitarbeiter nicht nur effizienter ein, sondern reduzieren langfristig auch die Kosten fürs Onboarding.