Preboarding für neue Mitarbeitende gestalten

Das Onboarding gehört inzwischen zum kleinen Einmaleins von HR-Verantwortlichen und ist fester Bestandteil der HR-Strategie. Doch die beiden Geschwister, das Preboarding und das Offboarding, werden leider oft vernachlässigt.

Was ist Preboarding? Eine Definition

Das Preboarding beginnt optimalerweise in der Zeit zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag und dient hauptsächlich dem ersten Bindungs- und Beziehungsaufbau. Der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin soll in der Jobentscheidung bestärkt werden, damit er oder sie nicht kurzfristig wieder abspringt. Mit gezielten Preboarding-Maßnahmen soll sich der oder die Neue von Anfang an geschätzt und willkommen fühlen. Das stärkt die Bindung und Motivation.

Typischerweise werden beim Preboarding das Unternehmen und seine Kultur vorgestellt sowie wichtige Informationen zu Arbeitszeit, Richtlinien und Leitbild noch vor dem Arbeitsbeginn an das neugewonnene Talent übermittelt. Auch eine erste Kontaktaufnahme durch das Team kann schon während des Preboardings stattfinden. So erhält der/die neue Mitarbeitende einen ersten Eindruck vom Unternehmen und fühlt sich auf die neue Rolle gut vorbereitet.

Preboarding vs Onboarding vs Offboarding

Preboarding, Onboarding und Offboarding sind eng miteinander verknüpft. Ein gelungenes Zusammenspiel der drei Prozesse kann sich positiv auf die Fluktuationsrate auswirken und trägt dazu bei, die Mitarbeiterbindung zu stärken.  

Das Preboarding umfasst die Zeitspanne zwischen Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und dem ersten Arbeitstag und liegt damit noch vor dem eigentlichen Onboarding. Durch eine sorgfältige Planung und Durchführung des Preboarding-Prozesses kann bereits vor dem ersten Arbeitstag eine Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem/der neuen Mitarbeitenden aufgebaut werden.

Beim Onboarding geht es um die Einarbeitung der Mitarbeitenden im Unternehmen ab dem ersten Arbeitstag. Es dient dazu, die neuen Mitarbeitenden in ihre Aufgaben einzuarbeiten und in das Unternehmen und das Team zu integrieren. Gezielte Onboarding-Maßnahmen sollen den neuen Talenten ein Gefühl der Zugehörigkeit vermitteln, was wiederum zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und einer besseren Leistung führen soll.

Das Offboarding bezieht sich hingegen auf den Austritt eines Mitarbeitenden aus dem Unternehmen. Es umfasst alle Maßnahmen, die dazu dienen, den Abschied des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin so zu gestalten, dass dieser/diese das Unternehmen mit einem positiven Gefühl verlässt. Im Idealfall wirjt er/sie im nachhinein sogar als Botschafter/Botschafterin für das Unternehmen, indem er/sie die positiven Erfahrungen teilt.

Wichtige Preboarding-Maßnahmen auf einen Blick

Die Zeit zwischen der Vertragsunterschrift und dem Arbeitsbeginn kann lang sein und mehrere Wochen oder sogar Monate dauern. Hören neue Mitarbeitende in dieser Zeit nichts mehr vom künftigen Arbeitgeber - kein Willkommensbrief, kein Anruf, keine E-Mail -, können bei ihnen Zweifel aufkommen, ob sie wirklich die richtige Entscheidung getroffen haben. Erhält der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin dann noch ein anderes verlockendes Angebot eines anderen Unternehmens, kann der kommende Einstieg schnell zu einem Abschied werden.

Damit es nicht so weit kommt, lohnt sich ein durchdachtes Preboarding. Mit diesen Preboarding-Maßnahmen können Sie beim Neuling punkten:

1. Regelmäßiger Kontakt

Auch wenn der/die Neue bereits beim Vorstellungsgespräch einen ersten Eindruck vom Unternehmen bekommen hat, bauen Sie durch regelmäßigen Kontakt vor dem ersten Arbeitstag bereits eine positive Beziehung zu der neuen Person auf. Der oder die neue Mitarbeitende fühlt sich wertgeschätzt und die Vorfreude auf den ersten Arbeitstag steigt.

2. Vorbereitung ist das A und O

Neben dem Arbeitsvertrag und anderen administrativen Informationen oder Dokumenten, die neue Mitarbeitende benötigen, sollten Sie auch schon IT-Zugänge einrichten und dafür sorgen, dass die Hardware (Laptop, Firmenhandy, Mitarbeiterausweis etc.) für den ersten Arbeitstag bereitliegen.

3. Herzliches Willkommen

Nichts ist schlimmer als sich am ersten Arbeitstag unwohl zu fühlen. Die neuen Kolleginnen und Kollegen sind alle in ihre Arbeit vertieft oder im Stress und so richtig Zeit und Beachtung findet niemand für den Neuling? Das sollten Sie verhindern. Treffen Sie deshalb schon während des Preboardings alle Vorkehrungen, damit am ersten Arbeitstag genug Zeit für ein herzliches Willkommen und einen ersten Rundgang durchs Unternehmen bleibt.  

Tipp: Suchen Sie schon vor dem ersten Arbeitstag einen Buddy, der den/die Neue "an die Hand nimmt" und als feste Ansprechperson bei Fragen zur Verfügung steht. (Mehr dazu lesen Sie hier: Warum neue Mitarbeitende einen Onboarding-Buddy brauchen).

4. Was? Wann? Wo?

Wann muss ich an meinem ersten Arbeitstag wo erscheinen? Wo kann ich parken? Werde ich am Empfang abgeholt? An wen wende ich mich bei Fragen? Wie sieht meine Einarbeitung aus? Am Anfang haben alle neuen Mitarbeitenden dieselben Fragen. Sammeln Sie deshalb die häufigsten Fragen und stellen Sie sie dem/der Neuen mit den Antworten zusammen bereit - noch vor dem ersten Arbeitstag. Ob per Mail oder als fester Bestandteil in der Onboarding-App - wichtig ist, dass der/die neue Mitarbeitende die Informationen schnell und einfach findet.  

5. Events

Der nächste Grillabend, die Weihnachtsfeier oder ein gemütliches Beisammensitzen im Team stehen schon vor dem ersten Arbeitstag an? Laden Sie neue Mitarbeitende dazu ein! Das ist eine tolle Gelegenheit, um das Team vorab in entspannter Atmosphäre kennenzulernen. Gleichzeitig geben Sie dem/der Neuen das Gefühl, schon ein Teil des Teams zu sein. Und sollte gerade kein Team-Event anstehen, arrangieren Sie ein Kaffee-Date (virtuell oder vor Ort) und sorgen Sie so dafür, dass sich alle vorab kennenlernen.  

Preboarding: Checkliste für neue Mitarbeitende

Sie möchten einen Preboarding-Prozess einführen oder einen bereits bestehenden noch verbessern? Diese Checkliste hilft Ihnen dabei, an alles zu denken.

Vor dem ersten Arbeitstag:

• Nette Willkommens-Mail schreiben.
• Wichtige Dokumente wie Arbeitsvertrag und Co. vorbereiten und verschicken.
• Infos zur Unternehmenskultur und Werten bereitstellen.
• Informationen zu Arbeitszeit, Dresscode & Co. geben.
• Buddy bestimmen, der bei Fragen und Problemen helfen kann.
• Kaffee-Date und Kennenlernen des neuen Teams organisieren (virtuell oder vor Ort).

Am ersten Arbeitstag:

• Herzliche Begrüßung durch die Führungskraft und das Team.
• Rundgang durchs Unternehmen und Vorstellung des Arbeitsplatzes. 
• IT-Ausstattung bereitlegen und Zugänge zu Tools vorab einrichten. 
• Über bereits geplante Schulungen zur Verwendung von relevanten Systemen und Tools informieren.
• Abteilung und Team vorstellen.

Das sind die Vorteile von Preboarding

Einstieg erleichtern: Durch den Preboarding-Prozess werden neue Mitarbeitende bereits vor dem ersten Arbeitstag mit wichtigen Informationen und Ressourcen versorgt, was ihnen den Einstieg ins Unternehmen erleichtert.  

Mitarbeiter binden: Ein erfolgreicher Preboarding-Prozess zeigt den neuen Mitarbeitenden, dass sie im Unternehmen willkommen sind, und schafft eine Bindung zum Unternehmen. Das stärkt die Motivation und das Engagement der neuen Talente und erhöht langfristig die Mitarbeiterbindung.

Fluktuationsrate senken: Indem HR-Verantwortliche bereits in der Preboarding-Phase die Mitarbeiterbindung stärken, können sie langfristig auch die (Früh-)Fluktuationsrate im Unternehmen senken.

Onboarding erfolgreich gestalten: Ein erfolgreicher Preboarding-Prozess bildet die Grundlage für ein effizientes Onboarding und trägt somit langfristig zum Erfolg des Unternehmens bei.

Das könnte Sie auch interessieren:

Warum neue Mitarbeitende einen Onboarding-Buddy brauchen

Offboarding: Warum auch der letzte Eindruck zählt

Reboarding: Wie der Wiedereinstieg in den Beruf gelingt