Zusammenfassung
Die erste Phase des Onboardings ist das sog. Preboarding. Es beginnt optimalerweise in der Phase unmittelbar vor Vertragsabschluss und direkt im Anschluss. Dem neuen Mitarbeiter sollten schon vor dem ersten Arbeitstag alle wichtigen Informationen bereitgestellt werden. Vor allem aber sollte bereits vor dem Start mit dem Beziehungsaufbau begonnen werden, um ihn in seiner Jobentscheidung zu bestärken. Hier gilt es, dem frisch rekrutierten Mitarbeiter das Gefühl zu vermitteln, dass er sich richtig entschieden hat und dass man sich auf seine Mitarbeit und Unterstützung freut.
Der Beitrag zeigt, was man unter Preboarding versteht und welche Onboarding-Maßnahmen in dieser Phase erfolgversprechend sind, damit sich neue Mitarbeiter schon vor Arbeitsantritt integriert werden.
1 Preboarding: Maßnahmen vor Arbeitsantritt
In der Definition von Onboarding haben wir erfahren, dass sich Onboarding in in verschiedene Phasen unterteilen lässt:
- Preboarding: Phase zwischen Vertragsunterschrift und Arbeitsantritt
- Orientierungsphase: Erste(r) Arbeitstag(e) und "Ankommen" im Unternehmen, Kennenlernen der Arbeitsstrukturen und Mitarbeiter
- Fachliche Einarbeitung & soziale Integration
Ein professionelles Onboarding setzt somit bereits im Vorstellungsgespräch (durch Erläuterung des Onboarding-Prozesses) und so richtig aktiv mit der Vertragsunterschrift ein. Durchdachtes Preboarding (also die Zeit VOR Antritt des ersten Arbeitstags) liefert viele Möglichkeiten, mit dem neuen Kollegen in Kontakt zu bleiben und ihn in seiner Entscheidung für den Job und das Unternehmen zu bestärken.
Onboarding beginnt nach Vertragsunterschrift
Es kämpfen 36 % der Teilnehmer der Haufe Onboarding-Umfrage 2023 mit Kündigungen zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten ArbeitstagHaufe Onboarding-Umfrage 2023. Das zeigt, dass ein attraktiver Vertrag allein nicht genügt, um den neuen Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. Die Ursachen können vielfältig sein, aber oft genug hapert es im zwischenmenschlichen Bereich. Hört der Neuzugang nach Vertragsunterzeichnung keine "Lebenszeichen" vom künftigen Arbeitgeber, fühlt er sich in dieser Phase oft "vergessen" und zweifelt unter Umständen, ob er die neue Stelle wirklich antreten soll. Bekommt er nun parallel noch ein anderes (vermeintlich besseres) Angebot, ist es kaum verwunderlich, wenn er den Vertrag noch vor dem Arbeitsantritt wieder kündigt.
Wie die Umfrage weiterhin zeigt, nutzen 16 % der Teilnehmer das Potenzial eines frühen Onboardings (noch) nicht, viele investieren in die Phase zu wenig.
Frühes Onboarding bleibt oft ungenutzt. Quelle: Haufe Onboarding-Umfrage 2023
Abhilfe schaffen hier die nachfolgend vorgestellten Preboarding-Maßnahmen.
1.1 Kontakthalten zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag
Die hohe Anfangsfluktuation vor dem ersten Arbeitstag zeigt, wie wichtig es ist, dass Unternehmen ihre neuen Mitarbeiter schon in der "Warte-Phase" bei Laune halten.
Preboarding beginnt gleich nach der Unterschrift
Auch wenn der Onboardee bei seinem Vorstellungsgespräch schon einen ersten Einblick ins Unternehmen bekommen hat, fühlt er sich bis zum ersten Arbeitstag oft unsicher. Frühzeitige Interaktionen geben ihm das Gefühl, dass er sich richtig entschieden hat und sich sein neues Team und das Unternehmen auf seine Mitarbeit und Unterstützung freuen. Deshalb helfen regelmäßige Kontakte schon vor dem ersten Arbeitstag dabei, ein positives Verhältnis aufzubauen.
Dafür bieten sich z. B. die folgenden Maßnahmen und Interaktionen an:
- Willkommensschreiben: Ein freundliches Willkommensschreiben stimmt ihn positiv auf das Unternehmen ein. Legen Sie gleich einen Ablaufplan für den ersten Arbeitstag bei, damit er weiß, was ihn erwartet. Wer nimmt ihn wann und wo in Empfang?
Frühzeitige Einblicke in die Unternehmenskultur (z. B. Unternehmensleitlinien, Führungsgrundsätze, Arbeitsstil, betriebliche Umgangsformen oder Teamkultur): Vor dem Start hat der Onboardee meist Zeit und ist sehr interessiert, den neuen Arbeitgeber besser kennenzulernen. Geben Sie Ihrem neuen Mitarbeiter schon vorab die Möglichkeit, sich über aktuelle Vorgänge im Unternehmen zu informieren, z. B. über einen Mitarbeiter-Newsletter, eine Firmenzeitschrift, einen Intranet-Zugang, eine Onboarding App/Plattform oder auch aktuelle Pressemitteilungen.
Frühzeitige Einblicke
Versorgen Sie Ihren neuen Mitarbeiter vor Arbeitsantritt – am besten "häppchenweise" mit unternehmens-, branchen- und produktbezogenen Informationen. Der Mitarbeiter hat das Gefühl, sich adäquat vorbereiten zu können und Sie als Führungskraft haben den Vorteil, dass der Neue schon mit einem Grundstock an Wissen bei Ihnen startet. So wird er die ersten Tage nicht mit Wissen "erschlagen" und letzten Endes schneller produktiv arbeiten.
- Planen Sie den ersten Arbeitstag minutiös: Holen Sie das neue Teammitglied persönlich am Empfang ab, zeigen Sie ihm die Örtlichkeiten und machen Sie ihn mit den Kollegen vor Ort bekannt. In einem ersten Gespräch bei Kaffee oder Tee freut sich der Neue über persönliche Insights: Ihre Vita, die Historie des Teams, die derzeitige Geschäftslage, Ihr Führun...