So können Kanzleien Digitalisierung managen

Das alles bedeutet Digitale Transformation

Die Digitalisierung ist eine Mammutaufgabe, besonders dann, wenn man sie gründlich angehen möchte. Als Treiber der Digitalisierung gelten insbesondere die vier Bereiche „Technologien“, „Prozesse“, „Business“ und „Change“.

Technologien sind Tools, die unser tägliches Arbeiten unterstützen. Sie haben aber auch einen Einfluss auf den Markt und damit den Wettbewerb. So zählen nicht mehr nur andere mittelständische Kanzleien als Wettbewerber, sondern auch aufstrebende Start-Ups und Technologien, die Einfluss auf die Kerngeschäfte von Kanzleien haben wie zum Beispiel eine automatische Buchungssoftware.

Durch den Einsatz und die Nutzung neuartiger Technologien verändern sich auch die Prozesse innerhalb der Kanzlei. Damit diese effizient genutzt werden, ist es wichtig, dass Prozesse vereinheitlicht werden und bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das Verständnis und die Bereitschaft bestehen, neu eingeführte Technologien, wie etwa die automatisierte Finanzbuchhaltung, zu nutzen und vereinheitlichte Prozesse einzuhalten. Diese Bereitschaft setzt mehr als bloße Akzeptanz derartiger Neuerungen voraus. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen den Nutzen der Technologien und Prozesse – möglichst durch Zeitersparnis, Effizienz- und / oder Qualitätssteigerungen oder größere Mandantenzufriedenheit - positiv erleben und als Folge in ihren Arbeitsalltag integrieren.

Hinzukommt der Bereich Business. Durch die Technologien und veränderte Prozesse wandelt sich zum Teil auch unsere Art des Wertschöpfens. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Bedürfnisse unserer Mandanten erfüllen zu können, muss die Kanzlei sich wandeln und flexibel auf Veränderungen des Marktes eingehen können. Dazu zählt auch, dass wir traditionelle Geschäftszweige ausbauen oder an neue Marktgegebenheiten anpassen, sowie uns auf neue Geschäftsbereiche einlassen, wie etwa die Hilfestellung für unserer Mandanten bei ihrer eigenen Reise durch die digitale Transformation.

Dies geht allerdings nur, wenn das Thema Changemanagement berücksichtigt und ernstgenommen wird. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter mit auf die Reise der digitalen Transformation genommen werden. Sie müssen verstehen, warum es Änderungen, zum Beispiel in den Prozessabläufen, gibt, neue Technologien zum Einsatz kommen und sich Geschäftsfelder wandeln oder um neue ergänzt werden. Nur wenn sich die Mitarbeiter verstanden fühlen und auch mit ihren Befürchtungen ernstgenommen werden, wird ein Miteinander geschaffen, dass die Akzeptanz von Veränderungen stärkt, aber auch das Mitdenken und Mitentwickeln an Kanzleiabläufen fördert.

Erfüllung von Mandantenerwartungen wird komplexer

Dazu kommt: Mandanten erwarten weiterhin nicht nur eine fachliche, individuelle Beratungsleistung, die auf dem rechtlich aktuellsten Stand ist. Sie fragen bei Kanzleien auch vermehrt nach  Unterstützung bei ihrer eigenen digitalen Transformation. Viele Mandanten wünschen sich eine flexible, multidimensionale Kommunikation sowie einen unkomplizierten und flexiblen Datenaustausch. Diesen Anforderungen können Kanzleien nur gerecht werden, wenn sie selbst wissen, wie sie mit der digitalen Transformation umgehen wollen, welche Chancen sie bietet (z. B. einfachere Kommunikation und Datenaustausch über Datenräume), aber auch vor welche Herausforderungen sie Kanzleien und Mandanten stellt (z. B. Vereinheitlichung von Prozessen, Einführung neuer Software, Changemanagement).

Bei DP wird schon immer ganz besonders darauf Wert gelegt, dass die Mandanten individuell und zeitgemäß beraten werden und auf ihre persönlichen Bedürfnisse eingegangen wird. Dies geht zukünftig allerdings nur, wenn die Kanzlei selbst offen für Neues ist und über den Tellerrand hinausblickt. Dies gilt nicht nur für die fachliche Beratung, sondern auch die Art und Weise des Beratens (bspw. Austausch per Videocall, über ein Mandantenportal, aktives Anbieten von Beratungsleistungen, Anwendung agiler Methoden in der Projektarbeit für und mit Mandanten, kurze Kommunikationswege).

Bei der Digitalisierungsmanagerin laufen alle Fäden zusammen

Diese komplexen und umfangreichen Themen können nicht „nebenbei“ angegangen werden.  Bei Dierkes Partner haben wir uns seit mehr als drei Jahren intensiv mit dem Bereich der digitalen Transformation auseinandergesetzt. Dabei wurde uns immer bewusster, dass es eine zentrale Anlaufstelle in der Kanzlei geben sollte, die sich mit diesem Thema intensiv auseinandersetzt. Deshalb haben wir die Stelle einer Digitalisierungsmanagerin geschaffen.

Ihre Aufgaben:

• Koordination aller Digitalisierungsmaßnahmen und Erfassung, Planung und Kontrolle aller Digitalisierungsprojekte.
• Begeisterung der Kollegen und Partner für die digitale Transformation wecken (durch bspw. persönliche Gespräche, Infoveranstaltungen).
• Offenlegung der Potenziale in der Prozessdigitalisierung und -automatisierung; Warum lohnt es sich bspw. ein Kanzlei-Wiki einzuführen? Durch diese Offenlegung der Potenziale soll Transparenz geschaffen werden, was wiederum die Akzeptanz des Wandels und die Reise der digitalen Transformation intern erleichtert und für mehr Verständnis sorgt.
• Konzeptionierung und Führung von Schulungen und Workshops zu allgemeinen Themen der digitalen Transformation, aber auch zur Nutzung von neuer Software oder bereits bestehenden Programmen.
• Schaffung von Transparenz - sowohl in der Planung der Projekte, aber auch für die Relevanz und in der Umsetzung dieser.
• Übersetzerin zwischen den Mitarbeitern als Anwender von Technologie und der IT, um die Nutzung und Anwendung der bestehenden Programme so intuitiv wie möglich zu gestalten und die Arbeitsabläufe zu erleichtern
• Führung eines Ideenpools der Mitarbeiter.

All diese Aufgaben dienen in erster Linie dazu, bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Kanzlei eine Akzeptanz für Veränderung zu schaffen und sie so gut es geht auf einen guten gemeinsamen Stand zu bringen.

Wie beschrieben, hat sich unsere Kanzlei schon sehr intensiv mit den verschiedenen Herausforderungen beschäftigt. Wichtige Aufgaben einer Koordinationsstelle waren gerade zu Beginn deshalb

• die Bestandsaufnahmen aller laufenden Projekte und Digitalisierungsthemen, mit denen sich die Kanzlei bereits beschäftigt hat.
• das Erstellen einer Systemlandschaft. So konnten wir einen Überblick erhalten, welche Tools wir sowohl in der täglichen Kommunikation als auch in der fachlichen Anwendung benutzen.

Natürlich ist es nicht so, dass eine Digitalisierungsmanagerin ganz allein dafür sorgt, dass eine Kanzlei digital(er) arbeitet und ganze Geschäftsfelder neu erschlossen werden. Eine wichtige Schlüsselkompetenz, die bei vielen Kanzleimitarbeiterinnen und -mitarbeitern und Partnerinnen und Partnern ausgeprägt sein sollte, ist Kommunikation: Offene Kommunikation und regelmäßiger Austausch mit den Mitarbeitern, den Partnern und allen Stabsabteilungen (Teamassistenz, Marketing, Personal, IT) bilden die notwendige Unterstützung für die Arbeit der Digitalisierungsmanagerin. Digitalisierungsmanagement ist Kommunikationsmanagement.

Diese Kommunikation braucht eine breite Unterstützung. Die Partnerschaft muss hinter dem Projekt „Digitale Transformation“ stehen und darf die Position des Digitalisierungsmanagers nicht in Frage stellen oder anzweifeln. Das Hauptziel muss klar definiert sein, sodass alle wissen, wo die Reise hingeht.

In der ganzen Kanzlei sollte die Bereitschaft und der Raum für Veränderungen bestehen, damit das Digitalisierungsmanagement nicht erst Überzeugungsarbeit leisten und sich Akzeptanz und die eigene Daseinsberechtigung „erkämpfen“ muss.

Anforderungsprofil einer Digitalisierungsmanagerin/eines Digitalisierungsmanagers

Genauso vielschichtig wie die Aufgaben eine Digitalisierungsmanagerin sind auch deren Aufgaben. Die Person sollte Spaß und Interesse für interdisziplinäre Zusammenhänge einer Kanzlei mitbringen, ebenso wie Grundkenntnisse im Steuerrecht und der IT. Freude am Entwickeln von Verbesserungen und Innovationen und gleichzeitig den Wunsch, anderen den Arbeitsalltag zu erleichtern. Interesse, das große Ganze einer Kanzlei zu verstehen und die Vernetzungen der einzelnen Abteilungen herzustellen. Hinzu kommt auch noch die Freude an unregelmäßigen Tagesabläufen wie eine gut organisierte und strukturierte Arbeitsweise, analytisches Denkvermögen sowie eine gehörige Portion Empathie / Einfühlungsvermögen und damit verbunden die Fähigkeit andere Menschen mit der eigenen Begeisterung anzustecken und zu animieren, zunächst einmal die Chancen in allem Neuen zu sehen.