Digitale Modernisierungsstrategien in Kommunen: Herausfo ... / 3 Handlungsfelder IT-basierter Modernisierungsvorhaben in Kommunen

Die Themenbereiche der digitalen Kommune sind vielseitig und die strukturellen Dimensionen geben Aufschluss über unterschiedliche Voraussetzungen, Rahmenbedingungen und Erwartungshaltungen bei kommunalen Entwicklungsprojekten. Um vor diesem Hintergrund möglichst konkrete Maßnahmen für die Verwirklichung des Leitbildes der "digitalen Kommune" festlegen zu können, wurden 8 zentrale Handlungsfelder IT-basierter kommunaler Modernisierungsvorhaben definiert.

Jedes einzelne Handlungsfeld kann zunächst isoliert betrachtet, geplant und umgesetzt werden. Für eine ganzheitliche Ausrichtung des Modernisierungsprojekts empfiehlt sich jedoch die Abarbeitung aller Handlungsfelder, um zu einer integrierten Betrachtung strategischer, technischer und organisatorischer Aspekte zu gelangen. Die Zusammenstellung der folgenden Handlungsfelder ist jedoch nicht abschließend, weitere Handlungsfelder können im Einzelfall ergänzt werden.

Abb. 3: Die 8 Handlungsfelder der digitalen Kommune

3.1 kommune.portal

Wie bereits angesprochen ist ein schneller und unkomplizierter Zugang zur Verwaltung ein zentrales Ziel bürgerorientierter Verwaltungsmodernisierung. Auf dem Weg zur digitalen Kommune stellt deshalb der Aufbau eines einheitlichen und benutzerfreundlichen Internetportals ein wichtiges Handlungsfeld dar, das als Dach des Leitbildes "Digitale Kommune" fungiert. Ein solches Portal zeichnet sich durch die folgenden Merkmale aus:

• breites Informationsangebot zu den vielen verschiedenen Themenbereichen der Verwaltung und des gesellschaftlichen Lebens;
• attraktive Inhaltsdarstellung durch Verwendung multimedialer Angebote;
• benutzerfreundliche, übersichtliche und intuitive Navigationsmenüs mit strukturierten Inhalten;
• moderne und innovative Kommunikationselemente sowie Einbindung sozialer Medien;
• Unterstützung verschiedener Endgeräte durch Verwendung von Responsive Design;
• Einbindung transaktiver Online-Services;
• Integration einer zentralen und performanten Suchfunktion;
• barrierefreies Webdesign nach BITV 2.0.

3.2 kommune.service

Das Verständnis von der modernen Dienstleistungsverwaltung hat sich bereits vor einigen Jahren im öffentlichen Sektor eingestellt. Die mannigfaltigen Entwicklungen im Umfeld einer Kommune erfordern jedoch die kontinuierliche Anpassung des Dienstleistungs- bzw. Service-Charakters der öffentlichen Verwaltung. Mit Blick auf die aktuellen Möglichkeiten zur Verbesserung der Servicefunktion der Kommunalverwaltung bietet es sich an, im Rahmen des Handlungsfeldes kommune.service die folgenden Aspekte zu verfolgen:

• schneller und unkomplizierter Zugang zur Verwaltung (in Verbindung mit kommune.portal sowie weiteren Services);
• Aufbau telefonischer Services zur Orientierung, Auskunftserteilung und Abwicklung einfacher Dienstleistungen;
• Entwicklung transaktiver Online-Services, die eine elektronische Abwicklung von Antragstellungen, Genehmigungen und Buchungen gestatten;
• Etablierung medienbruchfreier Services zur Ermöglichung verwaltungsinterner Entlastungen;
• Schaffen von geeigneten Rahmenbedingungen für eine elektronisch optimierte Arbeit der Verwaltung;
• zentrale Herausforderungen: rechtssichere Kommunikation, Datenschutz und Datensicherheit sowie technische Unterstützung durchgängiger Geschäftsprozesse.

3.3 kommune.orga&prozesse

Ein anderes Auftreten der öffentlichen Verwaltung nach außen und veränderte Kommunikations- und Serviceangebote erfordern entsprechende interne Voraussetzungen. Insbesondere beim Ausbau und der Optimierung der technischen Infrastrukturen müssen stets auch die Arbeitsabläufe sowie die Organisationsstrukturen in der Verwaltung angepasst werden. Durch ein innovatives und fachbereichsübergreifendes Informations- und Wissensmanagement lassen sich neben den klassischen Modellen des Personaleinsatzes beispielsweise neue team- und projektorientierte Personalstrukturen etablieren. Außerdem können öffentliche Dienstleistungsprozesse durch die weitreichenden Potenziale von E-Government optimiert werden, wodurch zeitliche Aufwände innerhalb und außerhalb der Verwaltung minimiert sowie Prozesskosten reduziert werden können.^[1] Für die weitere Konkretisierung des Handlungsfelds kommune.orga&prozesse eignen sich die folgenden Aspekte:

• Einführung effizienter Informations- und Wissensmanagementsysteme (inkl. Reporting über Business-Intelligence-Systeme);
• Einführung von Kommunikations- und Kollaborationssystemen, die das flexible und mobile Arbeiten unterstützen (z. B. Intranet bzw. Mitarbeiterportal);
• Analyse der Schwerpunktprozesse und Identifizierung von E-Government-Potenzialen;
• Umstellung der gesamten Sachbearbeitung auf die elektronische Form durch Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (inkl. Anbindung an andere zentrale Verfahren sowie Fachverfahren);
• Etablierung der elektronischen Aktenführung und der elektronischen, revisionssicheren Archivierung;
• Einführung eines Fallmanagementsystems sowie einer Prozesssteuerung (in Verbindung mit Antragsmanagement und DMS);
• Abbau von Schriftformerfordernissen und Anpassung von Dienstanweisungen;
• Neustrukturierung der Verwaltungsorganisatio...