Verdachtsfälle im Unternehmen: Regeln für das Krisenmanagement

Zusammenfassung

Überblick

Liegen Verdachtsfälle für regelwidriges Verhalten von Mitarbeitenden oder Geschäftspartnern vor, sollten Unternehmen entsprechende Untersuchungen einleiten.

Allerdings haben verdachtsfallbezogene interne Untersuchungen (auch bekannt als "internal investigations") ihren Preis: Sie sorgen i. d. R. für Aufregung, setzen Mitarbeitende unter Umständen einem falschen Verdacht aus und sind geeignet, den Betriebsfrieden zu stören oder das Vertrauen von betroffenen Mitarbeitenden zu verspielen. Gleichzeitig besteht für die verantwortlichen Personen das Risiko, ggf. durch eigene Regelverstöße die weitere Verfolgung zu beeinträchtigen.

Dieser Beitrag enthält allgemeine Regeln zum Umgang mit Verdachtsfällen, die den Verantwortlichen eine Orientierungshilfe sowohl für die Ersteinschätzung und Zuordnung von Verdachtsfällen, die nähere Untersuchungen erforderlich machen, als auch für den Umgang mit sodann folgenden Untersuchungen geben.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Eine ausdrückliche Strafanzeigepflicht gegenüber den Strafverfolgungsbehörden sieht das deutsche Strafgesetzbuch gem. § 138 StGB nur im Falle von konkreten Verdachtsfällen über schwere Katalogstraftaten vor.

Des Weiteren kann eine Selbstanzeige in Einzelfällen zu Straffreiheit führen, vgl. z. B. § 371 AO.

Eine außerordentliche Kündigung eines Arbeitsverhältnisses kann nur innerhalb von 2 Wochen ab Kenntnis der Verfehlung erfolgen (§ 626 Abs. 2 BGB). Diese 2-Wochen-Frist beginnt mit dem Zeitpunkt, in dem der Kündigungsberechtigte von den für die Kündigung maßgebenden Tatsachen Kenntnis erlangt. Die Bestimmung dieser Frist kann in vielen Fällen – gerade im Zusammenhang mit Verdachtsfalluntersuchungen – problematisch sein.

1 Verdachtsfälle – ein Überblick

Grundsätzlich sollten zur Vorbeugung von Straftaten oder Missständen und damit auch verdachtsbezogener Untersuchungen im Unternehmen im Rahmen einer guten Compliance-Struktur die bestehenden Prozesse und Strukturen stets auf ihre Wirksamkeit und tatsächliche Umsetzung geprüft werden. Dies kann sowohl durch anlassbezogene Untersuchungen von Prozessen zur Wahrnehmung von Verbesserungsmöglichkeiten oder der Aufdeckung von verfahrens-/verhaltensbedingten Schwachstellen als auch durch allgemeine Analysen zur Ermittlung typischer Prozess- und/oder Verhaltensrisiken erfolgen. Auf diese Weise können viele Verstöße und Missstände präventiv verhindert werden.

Unabhängig von den besten Compliance-Maßnahmen können jedoch Missstände, insbesondere vorsätzliche Verstöße und Straftaten durch Mitarbeitende, in jedem Unternehmen vorkommen und für dieses schwerwiegende Folgen haben. Verdachtsfälle werden auf unterschiedlichste Arten bekannt. So können eigene Mitarbeitende beispielsweise als Hinweisgeber einen Verdacht äußern, aber auch externe Hinweise oder (interne) Audits und Kontrollen können einen Verdacht aufkommen lassen.

Erhalten die Verantwortlichen, z. B. Leitungspersonen oder Compliance-Beauftragte, Kenntnis von einem solchen Verdacht, müssen sie sich damit auseinandersetzen, wie mit dem Verdacht umzugehen ist, welche (Aufklärungs-)Maßnahmen zu ergreifen sind, welche Personen eingebunden werden können und sollen und wie die diesbezügliche Kommunikation im Unternehmen erfolgen soll. Des Weiteren muss entschieden werden, ob und welche externen Personen in die Untersuchung eingebunden werden sollten – dies gilt sowohl im Hinblick auf Strafverfolgungsbehörden als auch externe Dienstleister, z. B. Rechtsanwälte.

Informationen und Leitfäden für den Umgang mit Verdachtsfällen konzentrieren sich oftmals auf ermittlungstaktische Ratschläge. Das ist dann angezeigt und hilfreich, wenn von vornherein klare Hinweise auf individuelles Fehlverhalten vorliegen.

Häufig liegen den Verantwortlichen im Unternehmen allerdings zunächst lediglich eher unbestimmte und vage Hinweise auf mögliche Verstöße oder Verbesserungsmöglichkeiten vor, die noch nicht nachgewiesen sind und näher untersucht werden sollten. Ob sich hieraus dann tatsächlich konkrete Verdachtsmomente gegen einzelne Personen ergeben, die die Einleitung zielgerichteter (interner oder staatlicher) Untersuchungen nahelegen, ist demgegenüber anfangs häufig ungewiss und muss zunächst im jeweiligen Einzelfall beurteilt werden.

Die nachstehenden Regeln geben Ihnen eine Orientierungshilfe sowohl für die Ersteinschätzung und Zuordnung von "Verdachtsfällen", die nähere Untersuchungen erforderlich machen, als auch für den Umgang mit den sodann folgenden Untersuchungen.

Erste Orientierungsphase: Untersuchungszielsetzung, -planung und -taktik	Ziffern 1-7
Einleitung von Ermittlungsmaßnahmen im Rahmen einer Verdachtsuntersuchungen ("internal investigation")	Ziffern 8-10
Interne Kommunikation	Ziffern 11-13
Verwertung und Sicherstellung der Verwertbarkeit von Untersuchungsergebnissen	Ziffern 14-15
Öffentlichkeitswirkung interner Untersuchungen	Ziffer 16-17
Abschlussphase: Maßnahmen nach der internen Untersuchung	Ziffer 18-21

Die Ziffern beziehen sich auf die Checkliste: Umgang mit Verdachtsfällen / Compliance-Krisenmana...