Dipl.-Psych. Julia Scharnhorst, Dr. Petra Bernatzeder
Teambesprechungen
Ein Quick-Win, der in mehreren Tätigkeitsgruppen benannt wurde, war die Qualität und Quantität von Teambesprechungen. Das Thema ist sicher nicht neu, im Hinblick auf psychische Gesundheit erhält es aber eine zusätzliche Dimension. Und wenn mit neuer Disziplin bei der Einhaltung der festgelegten Dauer einer Teambesprechung, weniger Hektik, Konzentration auf ein Thema, Zeit für Pausen bleibt, gewinnen alle. Die Qualität der Ergebnisse steigt und die Stressbelastung sinkt. Jetzt könnte man die Frage stellen, ob für so eine "Kleinigkeit" ein so massives Instrument wie die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung nötig ist? Anscheinend schon, sonst wäre dieses "kleine" Thema kein Dauerbrenner.
Zur Frage, woran die Wirksamkeit dieser neuen Qualität von Teambesprechung gemessen werden kann, wurde Folgendes festgelegt: nach Ablauf von 3 Monaten quantitativ – Menge der pünktlich gestarteten und beendeten Termine; ergänzend dazu qualitativ – eine kurze Reflektion im Rahmen einer Besprechung, wie die Qualität der Besprechungen bewertet wird, welche Effekte auf persönlicher Ebene zu vermerken sind.
Unterbrechungen bei der Arbeit
Unterbrechungen bei der Arbeit sind ein sehr wichtiges Thema und häufig Ursache für auftretende Überlastung in vielen Sachbearbeitungsfunktionen. Das können fremd- und selbstverursachte Unterbrechungen sein. Sie sind sehr kostenintensiv aufgrund der Vervielfachung der Dauer bis zur Fertigstellung der Arbeit, da i. d. R. nicht am Punkt der Unterbrechung fortgesetzt werden kann, sondern weit früher. Sie sind frustrierend, psychisch belastend und führen zu einer erhöhten Stressbelastung. Diese Unterbrechungen sind sehr ineffektiv auch aufgrund der Fehlerhäufigkeit. Das Märchen vom Nutzen von Multitasking sollte inzwischen ad acta gelegt worden sein.
Dieses – so harmlos klingende – Thema wurde ein Jahresthema im Service-Innendienst des Unternehmens. Es setzt an unterschiedlichen Ebenen an und geht um:
- Sensibilisierung für die dramatischen Auswirkungen einer "kleinen Unterbrechung";
- Selbstdisziplin, um das E-Mail-Postfach während der Bearbeitung eines Kundenvorgangs ungeöffnet zu lassen;
- Planung, um Zeiten zu finden, an denen eine ungestörte Fallbearbeitung am ehesten möglich ist;
- Respekt von Kollegen und Führungskräften, wenn Kollegen in ihrem Kalender Zeitfenster für die Fertigstellung einer Arbeit reservieren;
- technische und räumliche Rückzugsmöglichkeiten, um in Ruhe arbeiten zu können, d. h., Umleitung des Telefons auf Kollegen und Rückzug in einen ruhigen Raum für eine gewisse Zeit ermöglichen.
Die Wirksamkeit dieser Maßnahmen sollte nach 3 Monaten anhand folgender Parameter gemessen werden: quantitativ – wie häufig wurden Telefone umgestellt, ruhigere Räume genutzt und geblockte Zeitfenster im Kalender eingehalten; qualitativ – die Zufriedenheit der Mitarbeitenden im Hinblick auf die schnellere und bessere Bearbeitung.
Anerkennung für Leistung und Wertschätzung
Die Führungskräfte im Unternehmen sind überwiegend Techniker, die es sehr schätzen, wenn die Prozesse sicher und effektiv laufen, wenn die Ergebnisse stimmen. Bei fast allen Mitarbeiterbefragungen gab es in den vergangenen Jahren schlechte Ergebnisse zum Thema Anerkennung. Im Rahmen der Seminare zur gesunden Führung wurden die konkreten Einflussfaktoren weicher Faktoren auf die Gesundheit diskutiert und mit Forschungsergebnissen untermauert. Der Umfang der Forschung, die den Zusammenhang zwischen Defiziten in der Anerkennung und Herzkreislauferkrankungen sowie depressiven Störungen bestätigt, machte die Führungskräfte sehr betroffen. Die Notwendigkeit der Wertschätzung für die Gesunderhaltung und Leistungsbereitschaft wurde in manchen Köpfen fester verankert. Dazu wurde festgehalten, dass diese Frage bei der nächsten Mitarbeiterbefragung wesentlich positiver ausfallen sollte.
Vielfalt und Abwechslung bei den Aufgaben
Dieses Thema wurde in einer Tätigkeitsgruppe in der Mitarbeiterbefragung sehr negativ bewertet. Im Rahmen des Workshops zeigte sich jedoch, dass die Teilnehmer bei diesem Thema gar kein Problem haben. Es handelt sich um Tätigkeiten in der Logistik, die sich durch klar strukturierte Abläufe und überschaubare Prozesse auszeichnen. Bei der Diskussion stellte sich jedoch heraus, dass die Teilnehmer darunter leiden, nicht zu sehen, was sie am Tag "geschafft" haben. Denn jeweils am Ende der Arbeitszeit warten bereits ähnlich viele Teile darauf, versandt zu werden, wie zu Beginn am Morgen. Gemeinsam mit der Führungskraft wurde eine Anzeigetafel konzipiert, auf der tagesaktuell die Menge der verpackten und versandfertigen Stücke angezeigt wird. Da diese Auswertung sowieso erfolgt, war es ein Leichtes, die Statistik sichtbar zu machen.
Nachdem die Anzeigetafel in Betrieb genommen wurde, war die fröhliche Stimmung und das Strahlen im Gesicht der Beschäftigten der Logistik für den Teamleiter Erfolgsbewertung genug.