Darstellung von Datumsangaben in einer Pivot-Tabelle | Controlling

Ralf Greiner
Trainer und Referent für Rechnungswesen und Controlling sowie Excel-Lösungen.

Darstellung von Datumsangaben in einer Pivot-Tabelle — Bild: Ralf Greiner

Wenn viel mit Pivot-Tabellen gearbeitet wird, entstehen Datenauszüge mit unzähligen Datensätzen. Dort enthalten ist z.B. ein Datum der Umsatzverkäufe. Wie Sie diese nun für das Reporting einzeln und oder nach Bedarf auch gruppiert nach z.B. Monaten in Excel 365 zusammenfassen können, zeigt dieser Tipp.

Wann wurde der größte Umsatz erzielt?

In diesem Beispiel haben wir eine Pivot-Tabelle nach Produkten und deren Umsatz erstellt. Sie interessiert nun, an welchem Tag im Jahr der größte Umsatz erzielt wurde. Dazu haben Sie in der Datentabelle die Spalte "Datum", die das genaue Datum wiedergibt.

Zusammenfassung nach Monaten

Sie ergänzen daher das Datum in die Zeilen der Pivot-Tabelle, doch Excel zeigt Ihnen direkt eine zusammengefasste Darstellung nach Monaten. Excel denkt hier für Sie mit und fasst die Daten erstmal zusammen, damit es übersichtlich bleibt. Zusätzlich ergänzt Excel in den PivotTable-Feldern im Bereich Zeilen einen neuen Filter "Monate".

Daten einzeln anzeigen

In diesem Beispiel "stört" uns die Zusammenfassung nach Monaten. Sie können das neue Feld "Monate" aber mit einem Klick auf dem Feld "Zeilen" rausziehen. Die Pivot-Tabelle zeigt Ihnen dann die einzelnen Daten, aber ohne das Jahr an. Dass das Jahr nicht angezeigt wird, kann zu falschen Interpretationen führen, wenn der Datensatz mehr als nur ein Jahr enthält. Um sicher zu gehen, empfiehlt es sich, die komplette Gruppierung zu entfernen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste einfach auf ein Datum in der Pivot-Tabelle und wählen dann Gruppierung aufheben. Je nachdem welche Gruppierung (Jahr, Quartal, Monat, etc.) Sie aktuell eingestellt haben, müssen Sie den Vorgang mehrmals durchführen. In diesem Beispiel wurde am 17.12.2021 der größte Umsatz generiert. Mit einer absteigenden Sortierung können Sie so die Umsätze nach ihrer Größe hin analysieren.

Gruppierung einstellen

Falls Sie vom einzelnen Datum wieder auf eine aggregierte Darstellung wechseln möchten, wählen Sie einfach "Gruppieren…". Es öffnet sich dann ein Fenster, wo Sie einstellen können, wie die Gruppierung aussehen soll. Die Felder werden dann auch automatisch mit in die Filter übernommen.

In diesem Beispiel erkennt Excel am Datensatz, dass in den Daten Werte vorliegen, die vom 03.01.2021 bis zum 29.12.2021 reichen. Die beiden Häkchen wurden dort automatisch gesetzt. Im Bereich Nach können Sie nun individuell einstellen, wie die Daten in der Pivot-Tabelle zusammengefasst werden sollen. Mit einem Klick auf eine Art wird diese blau markiert. Sie können auch mehrere Arten auswählen. Hier im Beispiel entscheiden wir uns für Monate, Quartale und Jahre. Bestätigen Sie mit OK und im nächsten Augenblick ist Ihre Pivot-Tabelle zusammengefasst und bietet so eine Möglichkeit diese besser zu analysieren.

Gruppierung von Datumsangaben in Excel — Bild: Ralf Greiner

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