Die perfekte Präsentation: Die Botschaft hinter den Zahlen überzeugend vermitteln

Eine Präsentation lebt nicht nur vom Inhalt

Präsentationen sind eine wunderbare Möglichkeit der Kommunikation in einem Monolog. Anscheinend ganz einfach: Wir haben unsere Inhalte, geben diesen eine Struktur, machen dazu tolle Charts oder nutzen Bilder und tragen diese Inhalte dann den Zuhörern vor. Oder fehlen doch noch wichtige Aspekte?

Viele gehen davon aus, dass die Qualität der Präsentation ausschließlich nach deren Inhalt beurteilt wird. Doch diese Betrachtung ist nicht vollständig: Eine gute Präsentation ist eine Synergie aus den Inhalten und der Vortragsweise des Referenten.

Entertainment vs. Fakten

Als Controller und Finance-Experten setzen wir selbstverständlich auf Fakten, von denen wir mehr als genug haben. Durch die Vielzahl der Fakten vergessen wir oft die andere Seite: unsere Zuhörer wollen auch unterhalten werden!

Wir müssen Fakten so vermitteln, dass sie bei den Zuhörern Emotionen auslösen. Die Inhalte einfach vorzutragen wäre wie eine reine Vorlesung. Dann kann man auch einen Bericht zum Lesen liefern. Daher nennt man solche Präsentationen auch scherzhaft „begleitetes Lesen“. Nur wenn die Tragweite der Information deutlich wird, werden unsere Fakten zu wichtigen Steuerungsinformationen.

Entertainment dürfen wir aber nicht mit „lustig“ oder „witzig“ verwechseln. Wir nutzen Methoden, wie man Zuhörer in seinen Bann zieht und ihre maximale Konzentration erhält. Es bedeutet auch, Ihr Publikum denkt ständig mit und verknüpft Ihre Aussagen mit dem eigenen Wissen. Das richtige Entertainment entscheidet darüber, ob unsere Fakten aufgenommen werden. Storytelling ist dabei eine wichtige Form dieses Entertainments.

Vorbereitung – Durchführung – Nachbereitung: die Schritte zur guten Präsentation    

Wenn wir diese drei Begriffe nach der Wichtigkeit bewerten, wird oft die Durchführung als erste genannt: Wenn wir vor dem Publikum stehen und die Fakten erfolgreich vermitteln müssen, darf nichts schief gehen! Beim genaueren Hinschauen stellen wir schnell fest: Für den Erfolg einer guten Präsentation ist die Vorbereitung der zentrale Aspekt.

Abb. 1: Die Prozessschritte der Präsentation

Vorbereitung

In der Vorbereitung setzen wir uns mit den Zielen, den Themen und insbesondere der Zielgruppe der Präsentation auseinander. Wir legen fest, welche Fakten in welcher Form vermittelt werden sollen, definieren den Detaillierungsgrad und richten das Ganze auf die Zeitvorgabe aus. Je empfängerorientierter wir diese Präsentation gestalten können, um so überzeugender werden wir sein.

Je kürzer die Präsentation ist, umso schwieriger ist sie. Zwei Stunden vortragen kann jeder. Ein Thema aber für eine Zielgruppe in 20 Minuten auf den Punkt zu bringen, ist eine wirkliche Herausforderung. Denn es geht nicht darum Fakten vorzutragen, wir müssen unsere Botschaften überzeugend vermitteln.

Durchführung

Während der Präsentation werden Sie alle Ihre Fähigkeiten einsetzen, um Ihre Ziele zu erreichen. Mit Rhetorik und Überzeugungskraft geht es insbesondere um Ihre persönliche Wirkung, die jederzeit für die Zuhörer spürbar sein muss. Durch den gezielten Mix aus Worten, Körpersprache und Tonalität vermitteln Sie Ihre Themen und begeistern Ihr Publikum. Sie wirken authentisch und man hört Ihnen gerne zu. Machen Sie Ihre Freude an der Sache sichtbar und hörbar!

Nachbereitung

Die Nachbereitung sollte konsequent unmittelbar nach der Präsentation erfolgen. Notieren Sie, was Sie aus Ihrer Sicht sehr gut gemacht haben. Beispielsweise haben Sie alle Botschaften vermittelt, die Teilnehmer waren komplett bei der Sache und wurden überzeugt, die Zeit haben Sie eingehalten und Sie selbst sind zufrieden. Danach sollten Sie direkt festhalten, womit Sie nicht zufrieden sind und auch, was Sie diesbezüglich bei der nächsten Präsentation besser machen werden. Durch diese einfache und vor allem wenig zeitaufwendige Methode werden Sie sich kontinuierlich verbessern.

Die Besonderheiten der Präsentation von Zahlen

Als Controller und Finanzexperten haben wir meistens Zahlen, die wir in Präsentationen darstellen müssen. Zahlen sind fix, eindeutig und einfach zu verstehen, oder? Für uns schon. Allerdings geht es bei der Präsentation nicht darum, dass wir unsere Zahlen zeigen (S. Abb. 2). Sie sind das Mittel, um unserem Publikum die Steuerungsinformationen zu vermitteln. Zahlenfluten in Tabellen darzustellen funktioniert nur dann, wenn das Publikum mit diesen Daten gut vertraut ist, diese also beispielsweise wöchentlich sieht.

Abb. 2: Die Eindeutigkeit der Zahl

In allen anderen Fällen ist es wichtig, die Zahlen auf die zu reduzieren, mit denen wir unsere Botschaften klar und überzeugend transportieren können. Zahlen entfalten ihre Wirkung nur im Vergleich:

• Sorgen Sie beispielsweise für Grafiken statt Tabellen, damit Ihr Publikum die Zusammenhänge oder Verhältnisse mit einem Blick erkennen kann.
• Machen Sie nicht zu viele Aussagen auf einer Folie.
• Lenken Sie den Fokus Ihres Publikums klar auf einzelne Aspekte.
• Prüfen Sie genau Ihre beabsichtigte Wirkung.

Wollen Sie beruhigen oder eher aufregen? Daraus ergibt sich Ihre Darstellungsform. Absolute Zahlen, relative Zahlen, Einzelwerte oder aggregierte Zahlen. Entwickeln Sie dafür verschiedene Methoden.

Wichtige Aspekte überzeugender Präsentationen

Häufig investieren wir bei Präsentationen enorm viel Zeit in die Gestaltung der Folien. Es soll alles super dargestellt sein. Machen wir uns aber bitte klar: die Überzeugung erreichen Sie nicht durch die Folie – Ihre fachliche Kompetenz, die Art wie Sie die Fakten darstellen und insbesondere Ihre Persönlichkeit und Ausstrahlung überzeugen Ihre Zuhörer. Das Publikum muss bei Ihrem Vortrag jederzeit Ihre Leidenschaft spüren. Gewinnen Sie Ihr Publikum mit einer spannenden Einleitung, nehmen Sie es an die Hand und führen Sie es gezielt durch Ihre Präsentation. Verweilen Sie bei Schwerpunkten, zeigen und bewerten Sie kritische Situationen und bieten Sie Lösungsvorschläge an.

Oft erleben wir bei Präsentationen, dass die Folien mit ihren Inhalten im Fokus stehen und der Präsentierende/Referent quasi nur durch die Folien klickt und Aussagen auf den Folien wiederholt. Meist sind es Folien, auf denen eine Fülle von Daten stehen. Das reicht für eine überzeugende Präsentation keinesfalls aus. Sie müssen die Synergie zwischen den Folien und Ihrer Person herstellen. Für den Inhalt denken Sie bitte daran: Weniger ist oft mehr!

Abb. 3: Die drei Säulen der erfolgreichen Präsentation

Viele von uns präsentieren in Online-Sitzungen. Das ist erheblich schwerer als in einem Raum, in dem man die Teilnehmerinnen und Teilnehmer beobachten kann. Bei der Online-Präsentation ist die eigene Kontrolle extrem wichtig. Wir brauchen hohe Konzentration und dürfen in keiner Phase monoton oder langweilig wirken. Wenn Sie selbst mit Video-Übertragung arbeiten, achten Sie darauf, dass die Kamera auf Augenhöhe ist und das Licht von vorne kommt. Prüfen Sie auch, wie die Übertragungsgeschwindigkeit ist und ob Ihre Lippenbewegungen synchron mit der Stimme sind. Geringe Abweichungen führen beim Publikum schon zu Irritationen und stören die Konzentration. Bei solchen technischen Problemen sollte man das Video einfrieren.

Tipps & Tricks

Es gibt viele einfache und sofort umsetzbare Dinge, die eine Präsentation (Online oder Präsenz) interessanter und spannender machen.

Fragetechnik

Gerade wenn wir viele Fakten haben, neigen wir dazu diese Fakten in einer endlosen Kette von Aussagen zu transportieren. Bringen Sie Spannung in Ihren Vortrag, in dem Sie Ihre Aussagen durch Fragen einleiten. Die Methode heißt Fragetechnik. Sie stellen eine Frage, warten 2-3 Sekunden und geben dann die Antwort selbst. Fragen führen dazu, dass Ihr Publikum mitdenkt. Das erhöht die Konzentration und verleiht dem Vortrag eine hohe Spannung.

Laserpointer ersetzen

Nutzen Sie den Laserpointer? Wenn ja, fragen Sie sich bitte, ob Ihre Präsentation auch ohne Laserpointer möglich ist. Immer wenn Sie den Laserpointer nutzen, drehen Sie Ihrem Publikum den Rücken zu – eine Körperhaltung, die Sie nie einnehmen sollten. Wenn Sie Ihr Publikum nur mit Hilfe des Laserpointers durch Ihre Folie leiten können, ist Ihre Folie unübersichtlich und vermutlich zu voll.

Geschickter ist das Zeigen in einer Folie durch die Funktionalität, die es bei PowerPoint in der Referentenansicht gibt. Hier können Sie den Laserpointer auswählen und mit der Maus steuern, während Ihre Blickrichtung ins Publikum geht. Außerdem können Sie bei diesen Funktionalitäten auch einen Textmarker nutzen: So können Sie Teile in Ihren Folien – z.B. Zahlen – markieren und damit für alle hervorheben. Außerdem gibt es noch die Funktion der Lupe. So können Sie einzelne Aspekte auf Ihren Folien vergrößern und so den Fokus aller Betrachter gezielt steuern. Ihre Blickrichtung bleibt bei diesen Anwendungen stets in Richtung Publikum.

Schwarzbild

Als letzten Aspekt will ich Ihnen die Funktion Schwarzbild vorstellen. Wenn Sie im Präsentationsmodus sind, können Sie durch die Taste „B“ oder „Punkt“ das Schwarzbild aktivieren. In dem Moment wird die Präsentationswand schwarz. Jetzt sind unweigerlich alle Blicke auf Sie gerichtet, die Aufmerksamkeit im Publikum steigt deutlich. Die Aussage, die Sie nun machen, wird von allen aufgenommen.

Fazit

Präsentieren muss Ihnen Spaß machen und diese Freude soll der Zuhörer bei Ihnen spüren. In allen Phasen der Präsentation muss deutlich werden, dass es Ihnen um die Zuhörer geht. Sorgen Sie für eine gute Synergie zwischen Bild und Ihnen als Sprecher. So entsteht eine wirklich anschauliche Präsentation.

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