Wie Controller mit Abweichungen in Berichten umgehen können

Nur selten wird ein Vorjahreswert, ein Budgetwert oder ein Wert aus einem parallelen Bereich exakt und ohne Abweichung getroffen. In der Regel kommt es zu positiven (Wachstum, Verbesserungen, Beschleunigungen) oder negativen (Rückgang, Verschlechterungen, Verlangsamungen) Abweichungen. Wachstum oder Rückgang im Laufe der Zeit, erfüllte oder nicht erfüllte Erwartungen, unter- oder überdurchschnittliche Leistungen haben immer auch Entscheidungen zur Folge. Die Controllingberichte mit Vergleichen sind also immer wichtige Grundlagen für zum Teil existenzielle Entscheidungen.

Beispiel: Entscheidungen aufgrund von Umsatzänderungen

Die folgende Tabelle zeigt die drei unterschiedlichen Szenarien, in denen Abweichungen besondere Entscheidungen auslösen.

Im Szenario 1 liegt der Istumsatz über dem Vorjahresumsatz, aber unter dem Budget. Hier könnte die Entscheidung lauten, das Budget zu überprüfen, aber keine weiteren Maßnahmen zu ergreifen.

Im Szenario 2 liegt der Istumsatz sowohl über dem Vorjahresumsatz als auch über dem budgetierten Wert. Die positive Abweichung zeigt ein Wachstum über Plan. Die Entscheidung ist, diesen Trend mit zusätzlichen Maßnahmen zu unterstützen.

Im Gegensatz dazu liegt der Istumsatz im Szenario 3 weit unterhalb des Vorjahreswerts und des Budgets. Hier werden Maßnahmen ergriffen, um den Umsatzrückgang zu stoppen und aufzuholen.

Alle Entscheidungen verursachen hohe Kosten und haben wesentlichen Einfluss auf das Unternehmensergebnis.

Wann Abweichungen nicht unbedingt aussagekräftig sind 

Nicht jede aufgetretene und berichtete Abweichung ist gleich wichtig oder sollte zu „panischen” Reaktionen führen. Signifikanz für das Unternehmensergebnis muss ebenso gegeben sein wie die Möglichkeit, überhaupt Einfluss zu nehmen.

• Kleine Abweichungen sind normal. Eine exakte Wiederholung von Vorjahreswerten, Budgetwerten oder anderen Vergleichswerten ist sehr selten.
• Oft sind Abweichungen nur temporär und haben sich zum Zeitpunkt des Reportings bereits erledigt.
• Abweichungen entstehen auch, wenn es zu zeitlichen Abgrenzungen kommt und bestimmte Aktivitäten mit Auswirkungen auf die Vergleichswerte zeitlich verschoben sind.
• Abweichungen können den Leser in die falsche Richtung weisen. Wenn z. B. Auslandsumsätze aufgrund von Wechselkursschwankungen Abweichungen zeigen, könnten falsche Schlüsse gezogen werden.
• Abweichungen können die Entscheider falsch fokussieren. So können z. B. große prozentuale Abweichungen mit kleinen absoluten Werten zu nicht angemessenen Reaktionen führen.
• Es gibt Abweichungen, die vom Unternehmen nicht beeinflusst werden können. Zum Beispiel kann die Sperrung der Autobahnbrücke bei Leverkusen zu längeren Transportzeiten in der Spedition führen. Abhilfe kann nicht geschaffen werden.

Abweichungen können versteckt werden 

Ob der Controller solche Abweichungen berichtet oder versteckt, hängt von der gewünschten Reaktion der Leser der Berichte ab. Aufgabe des Controllers ist es, möglichst effiziente Entscheidungen durch seine Informationen zu bewirken. Nicht signifikante Abweichungen können daher versteckt werden. Dazu hat der Zahlenkünstler mehrere Möglichkeiten. So kann der Vergleichswert geändert werden (z. B. nicht das Vorjahresergebnis, sondern das Budget als Vergleichswert) oder kleine Abweichungen werden in großen Zahlen versteckt.

Ein ganz einfacher Trick, um Abweichungen zu eliminieren, ist die Veränderung der Berichtsgröße. Wird ein Wert von 10,5 Mio. Euro mit 10,9 verglichen, ergibt sich eine Veränderung von 0,4 Mio. Euro. Werden im Bericht aber nur ganze Millionen dargestellt, wird gerundet. Jetzt werden 11 Mio. Euro mit 11 Mio. Euro verglichen, mit der Folge, dass es keine Abweichung gibt.

Beispiel: Umsatzverluste und zu großes Wachstum

Für sein Unternehmen stellt der Controller detailliert die Umsatzveränderungen zum Vorjahr je Vertriebsgebiet fest. Die Entwicklung zeigt sich sowohl im Inland als auch im Ausland sehr unterschiedlich.

Die größten Veränderungen lassen sich sehr einfach erklären:

• Ein Großkunde hat seine Logistik von Norddeutschland nach Süddeutschland verlegt. Dadurch hat der Vertriebsbereich Norddeutschland ca. 9 % seines Umsatzes verloren, der Bereich Süddeutschland hat dagegen ca. 11 % gewonnen.
• Der Umsatzrückgang von 80 % in Luxemburg ist aufgrund der geringen absoluten Werte nicht relevant.
• Die Steigerung des Umsatzes in der Schweiz ist mit 100 % sehr hoch. Ausschlaggebend für diesen einmaligen Effekt war die Veränderung des Wechselkurses zwischen Franken und Euro. Dies hat einen Großauftrag positiv beeinflusst. Der Vorjahreszustand ist bereits wieder erreicht.

Damit sind alle großen Abweichungen ausreichend erklärt. Sie dürfen nicht für weitere Entscheidungen herangezogen werden. Der Controller kann seinen Bericht so gestalten, dass die Abweichungen verschwinden. Dazu werden die kleineren Werte zu Summen zusammengefasst.

Jetzt wird deutlicher, welche Bereiche tatsächlich Einfluss genommen haben auf die Gesamtentwicklung. Die Berichtsempfänger können sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Dieser Trick funktioniert gut, wenn die unerwünschten Werte in größeren Summen versteckt werden können. Eine andere Möglichkeit ist der gegenteilige Weg. Die Werte werden soweit detailliert, z. B. mit dem Umsatz auf Kundenebene, dass die großen Abweichungen in der Vielzahl der Werte untergehen. Eine Hilfe bei dem Verschwinden der Abweichungen kann auch die grafische Darstellung sein.

Beispiel: Benelux in der Grafik

Soll der Umsatz in Benelux aus dem letzten Beispiel grafisch dargestellt werden, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die Ausgangsdaten finden sich in der Tabelle.

Eine erste Grafik zeigt die einzelnen Länder nebeneinander und weist für Luxemburg den für das Gesamtunternehmen nicht signifikanten Wert aus.

In einer anderen grafischen Darstellung zeigt sich der Unterschied in Luxemburg weit weniger deutlich.

Controller tagen große Verantwortung 

Wie bei allen Tricks trägt auch hier der Controller eine große Verantwortung. Er bestimmt, welche Informationen vom Leser wahrgenommen werden. Wenn die Detailzahlen für andere Berichtsempfänger notwendig sind, z. B. für den Verkaufsleiter Benelux, dann müssen diese dort auch geliefert werden. Außerdem sollte der Controller auch hier eine Erklärung für sein Vorgehen dokumentieren.

Abweichungen aus dem Nichts 

Es gibt also gute Gründe, Abweichungen in Controllingberichten zu verstecken. Es gibt allerdings auch gute Gründe, Abweichungen in einem Report auftauchen zu lassen, auch wenn sie sonst nicht berichtet werden.

• Bei der Betrachtung von ganzen Bereichen können sich positive und negative Abweichungen ausgleichen. In der Summe wird das nicht erkannt, der negative Trend kann sich fortsetzen. So kann z. B. der Umsatzrückgang bei 90 % aller Kunden durch einen zusätzlichen Großauftrag verdeckt werden.
• Viele Bereiche, über die Controllingberichte verfasst werden, zeigen stabile Entwicklungen. In der Produktion z. B. schwanken die Kosten nur leicht, die Materialverbräuche sind schon seit Jahren stabil. Eine plötzliche Veränderung tritt nicht in Erscheinung, da Berichte für solch "langweilige" Inhalte nicht oder nur oberflächlich erstellt werden.
• Ein Vergleich der eigenen Daten mit externen Informationen kann dazu führen, dass die entstehenden Abweichungen den eigentlich als gut erachteten Wert als unterdurchschnittlich enttarnen. Wenn z. B. der Umsatz pro Mitarbeiter deutlich unter dem der Konkurrenz liegt, muss reagiert werden.
• Stetige, aber kleine Abweichungen führen zu einem Gewöhnungseffekt, der das eigentliche Ausmaß verdeckt. So kann z. B. eine Kostensteigerung über 10 Jahre wesentliche Auswirkungen haben und das Unternehmen existenziell bedrohen, weil der Trend nicht erkannt wurde.

Der erfahrene Controller nutzt viele Möglichkeiten, um auf ausgewählte Abweichungen, die von sich aus nur schlecht erkannt werden, hinzuweisen. Oft geschieht dies ohne spezielle Überlegungen des Controllers automatisch, indem er auf solche Situationen instinktiv reagiert und Berichte neu erstellt oder anders aufbaut.

• Entdeckt der Controller Abweichungen, die er für wichtig hält, kann er diese in einem eigenen Bericht an die Empfänger vermitteln. Da nicht der Verantwortliche im Fachbereich die Entwicklung erkannt hat, sondern der von außen kommende Controller, fehlt solchen Ergebnissen aber oft die Akzeptanz.
• Durch die Verwendung besonderer Vergleichswerte kann der Controller in bekannten Berichten Abweichungen aufzeigen. So können eigene Vergleichswerte durch externe Daten ersetzt oder der Zeitraum einer Berichterstattung verlängert bzw. verkürzt werden.

Beispiel: Aus einem Prozent werden auch 10 Prozent 

Ein Unternehmen verliert bei einem Großkunden jedes Jahr 1 % an Nettoumsatz. Das scheint nicht dramatisch. Allerdings wird auch aus den stetigen kleinen Verlusten in zehn Jahren ein Verlust von 9,5 %. Wer das erkennt, kann frühzeitig eingreifen.

Ein besonders erfolgreicher Trick besteht darin, Summen mit versteckten Abweichungen in Einzelwerte zu zerlegen. Diese Einzelwerte zeigen dann die gewünschten Abweichungen.

Beispiel: Werkzeugverbrauch

Ein Produktionsunternehmen arbeitet in drei Hauptkostenstellen mit jeweils identischen Maschinen. Es wird gefräst, gebohrt und montiert. Die Maschinen verbrauchen Werkzeuge in Form von Messern, Bohrern usw. Die Kosten für den Werkzeugverbrauch werden überwacht.

Die Fräsmaschinen sind erst zu Beginn des Vorjahres angeschafft worden. Ein wichtiges Kaufargument war damals der konstante Werkzeugverbrauch, dessen Steigerung über mehrere Jahre auf maximal 15 % vereinbart wurde. Das scheint hier erreicht.

Der Controller geht jedoch tiefer, obwohl die Steigerung von 13,3 % im Bereich Fräsen durchaus im Normalbereich liegt. Er schaut sich die Verbräuche der einzelnen Fräsmaschinen an.

Jetzt zeigt sich, dass die vertraglich zugesagte Eigenschaft des konstanten Werkzeugverbrauchs für eine Maschine nicht zutrifft. Der Lieferant muss das ausgleichen. Ohne die Detaillierung wäre die signifikante Abweichung nicht erkannt worden.

Das Aufdecken von Abweichungen, die nicht immer erkannt werden, ist besonders erfolgreich, wenn externe Vergleichswerte verwendet werden. Sie geben dem Controller den Anlass, um einen besonderen Bericht zu erstellen oder eine zusätzliche Abweichung in einem bestehenden Bericht auftauchen zu lassen.

Beispiel: Durchschnittlicher Werkzeugverbrauch

Im Zuge der Gespräche mit dem Lieferanten der Fräsmaschinen über die zu hohe Abweichung zeigt sich der Verhandlungspartner erstaunt. Im aktuellen Umfeld der Nutzung der Maschinen erwartet der Hersteller nur einen Werkzeugverbrauch von 3.000 Euro pro Jahr und Maschine. Der Controller berichtet erneut:

Die jetzt auftauchenden Abweichungen scheinen einen wesentlichen Einfluss auf die Fertigungskosten zu haben. Daran muss gearbeitet werden.

Besondere Abweichungen präsentieren 

Überschaubare Zahlenmengen können vom Controller regelmäßig geprüft und eventuell auftauchende besondere Abweichungen dem Berichtsempfänger präsentiert werden. Größere Datenmengen können weniger einfach auf diesem Weg ausgewertet werden, sodass die Zahlen dennoch überzeugen. Dabei können grafische Darstellungen helfen, die Ausschläge in großen Datenmengen darstellen zu können.

Beispiel: Umsatzveränderungen

Ein Unternehmen mit mehreren hundert Kunden kann nicht jede Zahl intensiv prüfen. Durch die Darstellung als Grafik treten Ausnahmen besonders hervor, können identifiziert und bearbeitet werden.

Grafiken in Berichten 

Die obige Grafik ist stark vereinfacht und doch verwirrend. Die gestrichelte Linie (Bezug Sekundärachse) gibt an, um wie viele Prozent sich bei einzelnen Kunden der Umsatz verändert hat. Während fast alle Kunden eine Steigerung von 10 % zeigen, gibt es bei drei Kunden einen Rückgang von 50 %.

Die untere Kurve hat den Bezug zur primären Achse und gibt die Veränderung des Umsatzes in Euro an. Obwohl alle drei Kunden einen Rückgang von 50 % verzeichnen, ist der absolute Werte signifikant unterschiedlich. Die grafisch sichtbar gemachten Abweichungen helfen dabei, notwendige Maßnahmen richtig zu platzieren.

Der Aufbau und die Präsentation von Grafiken bieten dem Controller viele Möglichkeiten, mit den richtigen Tricks das optimale Ergebnis für sein Unternehmen zu erreichen.

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