Agile Transformation der Controlling- und Finanzabteilun ... / 3 Die positiven Auswirkungen des agilen Transformationsprojektes im Überblick

Ziel des Transformationsprojekts war es, die Controlling- und Finanzabteilung eines mittelständischen Unternehmens so zu transformieren, dass diese zukunftsfähig gestaltet ist und somit auf ein sich stark veränderndes Unternehmens- und Anforderungsumfeld reagiert werden kann. Mithilfe umfassender Analysen des Drei-Achsen-Modells, der Ausrichtung anhand des Informations- und Prozessfluss, hohen Automatisierungsstandards und der Einführung des Cellular Process Understanding-Ansatzes innerhalb der Controlling- und Finanzabteilung konnten weitreichende Erfolge für das gesamte Unternehmen verzeichnet werden.

Als wichtige Voraussetzung zur Zielerreichung des Projekts galt es, auf globaler Ebene Informationsbarrieren zwischen Ländern, Geschäftsbereichen, und dem gesamten Unternehmen abzubauen und oftmals bestehendes Silo-Denken nachhaltig zu reduzieren. Durch die Transformation wurde der Austausch zwischen den Mitarbeitern und innerhalb der Teams lokal sowie global erhöht. Dies führt zu einem erhöhten Informationsaustausch sowie gesteigerter Transparenz. Ein stärkerer Zusammenhalt unter den Mitarbeitern wurde festgestellt und eine kritische Reflexion über die eigenen Prozesse angeregt. Hierzu hat insbesondere die Etablierung eines flexiblen Rollenmodells und zukunftsorientierter Funktionen beigetragen. Die Mitarbeiter waren durch diese angehalten, neue Kontakte im Unternehmen zu knüpfen sowie mit neuen Personen in diversen Rollen zusammenzuarbeiten. Durch offene Kommunikation, umfassendes Change Management und dem Ziel der langfristigen Mitarbeiterbindung durch Weiterbildung während der Transformation wurden die Mitarbeiter in die Umstrukturierung der Finanzabteilung miteinbezogen und ein Verständnis für die neue Ausrichtung geschaffen.

Experten können nun auf allen Abteilungsebenen innerhalb der weltweiten Controlling- und Finanzabteilung eingesetzt werden und Wissen global weitergeben. Dies ermöglicht, lokale Unterschiede in der Mitarbeiterschaft zum Vorteil für die Abteilung zu nutzen und durch internationale Vordenker relevante Themen (z. B. Automatisierung, Governance, Business Reporting) global weiterzuentwickeln. Das geschaffene globale End-to-End-Prozessverständnis führt zu erhöhtem Verantwortungsbewusstsein für Prozesse und deren Durchführung. Erstmal gibt es im Unternehmen die Möglichkeit für einzelne Teamleiter, als Prozesseigner aufzutreten und notwendige lokale Anpassungen an globale Prozesse eigenständig durchzusetzen. Dies lässt eine flexible und dynamische, jedoch transparente Arbeitsweise zu.

Die globale Standardisierung aller international identischen Prozesse ermöglicht zudem, dass durch den Einsatz von Process Mining und Automatisierungstechnologien wie Robotic Process Automation Effizienzpotentiale realisiert und bisherige Dopplungen bei Aufgabendurchführung eliminiert werden. Auch wurde die Pflege der Stammdaten im Rahmen der Transformation zentralisiert sowie die Daten in einem Data Warehouse organisiert. Dies stellt eine für die Controlling- und Finanzabteilung unerlässliche SSOT-Lösung dar, sodass die Abteilung verlässliche Daten in Echtzeit generieren und diese für das Management leicht zugänglich zur Verfügung stellen kann.

Es konnten also sowohl die organisatorischen Ziele (Agilität und Business Partnering) als auch ein positiver Wandel für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter (Verantwortung und Aufgabenfelder) erreicht werden.

Durch die Organisationstransformation konnten im mittelständischen Unternehmen die erwünschten Veränderungen auf globaler Ebene erreicht werden und eine zukunftsfähige Organisationsform etabliert werden, die Abteilungen und Mitarbeitern durch neue Rollen, Verantwortungsübergabe sowie direkten Austausch Fokus und Zielstrebigkeit ermöglicht. Insbesondere CPU, das Cellular Process Understanding, als durch uns für das Projekt entwickelte Form der agilen Organisation, steht somit als Leitbild für diese wesentlichen Prinzipien, die notwendig sind, um im heutigen schnelllebigen Umfeld reaktions- und anpassungsfähig zu bleiben.