Unternehmen machen Fortschritte bei Transformation der Planung

Warum ist eine Transformation der Planung notwendig?

Das Ziel des Board Global Planning Survey 24 ist es, die Bedeutung von Transformation im Finanzbereich deutlich zu machen. Es geht darum, zu zeigen, wie echte positive Veränderungen ausgelöst werden und wie Unternehmen durch Transformation ihrer Planung erfolgreicher werden können.

Die letzten Jahre waren für alle herausfordernd. Die globalen Ereignisse haben die Unternehmen immer wieder spüren lassen, wie wichtig kontinuierliche, schnelle und flexible Planung ist. Proaktive Unternehmen haben dieses Thema im Blick und haben die Notwendigkeit zu einer Transformation in der Planung erkannt und in Angriff genommen.

Langfristige strategische Planung (3-5 Jahre) und kurzfristige operative Planung (jährlich, vierteljährlich oder monatlich) werden heute als wichtiger beurteilt als in der Vergangenheit. Dreiviertel der Befragten fühlen sich für flexible Planung gut gerüstet und sagen, dass sie auf dem richtigen Weg sind, ihre langfristigen Ziele zu erreichen.

Interessant dabei ist, dass die Dringlichkeit der Planungs-Transformation gegenüber der Studie von 2023 von 84 % auf 73 % gesunken ist. Das weist darauf hin, dass Unternehmen bereits tief in Transformationsprozesse eingetaucht sind. 78 % der Befragten, die bereits mit der Umgestaltung der Planungsprozesse begonnen haben, haben Erfolge erzielt und verzeichnen positive Effekte bei Unternehmensergebnissen.

Welche Herausforderungen bringt die Transformation der Planung mit sich?

Die Planungs-Transformation ist komplex und erfordert Zeit und Ressourcen. Die Einführung eines modernen Planungstools allein reicht nicht aus. Obwohl Daten heute das Lebenselixier eines Unternehmens sind, sehen die Befragten im Umgang mit den Daten die größten Herausforderungen. Vor allem Datensicherheit und wachsende Datenmengen wurden als Stolpersteine genannt. Aber auch unzureichende Zusammenarbeit zwischen den Bereichen durch Silobildung und begrenzte Fähigkeiten zur Datenvisualisierung bereiten den Verantwortlichen Kopfschmerzen,

Deshalb ist gutes Datenmanagement, Verständnis für die Daten und intelligente Nutzung der Daten entscheidend für Unternehmen, um bei der Planungs-Transformation voranzukommen. KI, Automatisierung und die Schulung der Mitarbeiter-Teams sind entscheidende Erfolgsfaktoren.

Alle Unternehmen nutzen irgendwie KI – wie kann das sein?

Es ist Zeit, den Elefanten im Raum anzusprechen - die Künstliche Intelligenz (KI). Aktuell steht KI –hier reden wir vor allem von generativer KI – erst am Anfang ihres Aufstiegs im geschäftlichen Umfeld. Trotzdem hat keiner der Befragten bei der Frage: „In welchen Bereichen Ihres Unternehmens setzen Sie derzeit – wenn überhaupt – künstliche Intelligenz ein?“ die Antwortmöglichkeit „Wir setzen KI derzeit in keinem Bereich unseres Unternehmens ein.“ gewählt. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass alle befragten Unternehmen KI in irgendeiner Form nutzen oder sich aktiv mit dem Einsatz von KI beschäftigen. Das betrifft übrigens nicht nur die generative KI, sondern auch bewährte KI-Technologien wie Maschinelles Lernen (ML).

Die Bereiche der Planung, in denen die Unternehmen KI zunehmend einsetzen, sind:

• Forecasting (42 %): Der Einsatz von ML hilft, riesige Datenmengen zu analysieren und Muster zu erkennen, die menschlichen Analysten oft entgehen. KI-Modelle berücksichtigen historische Verkaufsdaten, Markttrends, saisonale Schwankungen und externe Einflüsse wie wirtschaftliche Indikatoren. So entstehen präzise Prognosen, die Unternehmen bei der Lagerhaltung, Produktionsplanung und strategischen Entscheidungen unterstützen.
• Predictive Analytics (42 %): KI optimiert Predictive Analytics im Controlling durch Mustererkennung in Finanzdaten und durch präzise Prognosen. Sie analysiert historische Daten und erkennt Trends, Anomalien und Risiken frühzeitig. So ermöglicht KI fundierte Entscheidungen, verbessert Budgetierung und Finanzplanung und erhöht die Effizienz durch automatisierte Analysen und Berichte.
• Performance Monitoring (41 %): KI verbessert das Performance Monitoring durch Echtzeitanalysen und automatisches Reporting. Sie identifiziert Abweichungen und Trends in Finanzkennzahlen sofort, ermöglicht proaktive Maßnahmen und verbessert die Entscheidungsfindung. Durch die Integration von KI können Unternehmen Effizienz steigern, Kosten senken, die Finanztransparenz erhöhen das zeitnahe Monitoring der Unternehmensleistung gewährleistet.
• Personalisierung von Produkten (40 %): KI ermöglicht die Personalisierung von Produkten durch Analyse von Kundendaten und -verhalten. Sie erkennt Vorlieben und Bedürfnisse, um maßgeschneiderte Angebote zu erstellen. Unternehmen können so individuell angepasste Produkte und Dienstleistungen anbieten, die Kundenzufriedenheit steigern und die Bindung stärken.
• Szenario-Planung (21 %): KI unterstützt bei der Szenario-Planung durch die Analyse umfangreicher Datenmengen und das Simulieren verschiedener Zukunftsszenarien. Sie hilft Unternehmen, potenzielle Risiken und Chancen zu identifizieren, fundierte Entscheidungen zu treffen und strategische Pläne zu optimieren. So wird die Vorbereitung auf unterschiedliche Marktbedingungen und Ereignisse präziser und effizienter.
• Finanzplanung und Reporting (17 %): KI optimiert Finanzplanung und -Reporting durch präzise Datenanalysen und automatisiertes Reporting. Sie identifiziert Trends und Anomalien, prognostiziert finanzielle Entwicklungen und unterstützt damit fundierte Entscheidungen. Unternehmen profitieren von erhöhter Genauigkeit, Zeitersparnis und verbesserter Transparenz, was Effizienz und strategische Ausrichtung stärkt.

KI ist bereits heute ein entscheidender Faktor für die Weiterentwicklung von Unternehmen. Mit der zunehmenden Verbreitung von intelligenten Planungslösungen und Best-Practice-Anwendungen wird ihr Einsatz in Unternehmen weiter zunehmen.

Was müssen die Unternehmen für die Transformation beachten?

Auf der Grundlage der Erfahrungen der Befragten wurden fünf Schlüsselthemen identifiziert, auf die sich Unternehmen bei ihrer Transformation konzentrieren sollten.

1. Erfolgreiche Planung beginnt auf höchster Ebene.

Fast ein Drittel der Befragten nennt die fehlende Unterstützung durch das Top-Management als Hauptgrund für das Scheitern von Transformationsprojekten. Das Management muss Projekte kennen, verstehen und unterstützen. Top-Manager sind die Visionäre des Unternehmens und ihre Zustimmung ist bei jedem Zukunftsprojekt entscheidend. Jede Initiative muss mit der Unternehmensvision übereinstimmen.

2. Ausrichtung auf gemeinsame Unternehmensziele

Ohne ein klares Verständnis des Ziels fehlt der notwendige Fokus für den Erfolg. In großen Unternehmen ist es eine Herausforderung, alle Abteilungen auf gemeinsame Ziele auszurichten. Traditionelle Planungsmodelle schaffen oft Silos. Mit der geeigneten Technologie und dem richtigen gedanklichem Ansatz können Teams besser zusammenarbeiten. Wichtig ist es, eine einzige Quelle qualitativ hochwertiger Daten mit unternehmensweiter Transparenz zu haben. 77 % der Befragten sehen begrenzte Zusammenarbeit und fehlende Transparenz" sowie "schlechtes Datenmanagement" als große Hindernisse.

3. Die richtige Technologie macht zukunftsfähig

Geeignete Technologie ist der Kern aller Transformationsaktivitäten. Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen bilden die Grundlage zur Automatisierung von Aktivitäten, um Fehler zu reduzieren. Deshalb planen alle Befragten (100 %) Investitionen in entsprechende Technologie, um Datenintegration, Automatisierung von Workflows und Einführung von Business-Intelligence-Tools zu ermöglichen. Ideal ist es, eine einzige einheitliche Architektur zur Entscheidungsfindung im Unternehmen zu haben und mit einem einzigen Werkzeug Zugriff auf alle Daten zu ermöglichen.

4. Weiterbildung der Mitarbeitenden

Neue Technologien sind nur dann nützlich, wenn die Mitarbeitenden sie auch nutzen können. Obwohl neue Lösungen durch den Einsatz von KI die Prozesse vereinfachen, müssen die Beschäftigten in der Lage und bereit sein, sie intensiv zu nutzen. Unternehmen erkennen zunehmend diesen Bedarf und erhöhen die Zahl IT-affiner Fachkräfte auch in der Planung. 46 % der Befragten haben angegeben, die Anzahl der Beschäftigten in der Planungstechnik erhöht zu haben. Auch das Angebot an Schulungen wird laufend ausgebaut.

5. Tabellenkalkulation ist Belastung – kein Asset

Statische Planung mit Tabellenkalkulationen schränkt Unternehmen ein. Sie behindert die Zusammenarbeit, erschwert das Datenmanagement, verhindert Erkenntnisse in Echtzeit und verlangsamt die Planung. Szenario-Planung ist mit Tabellenkalkulationen sehr schwierig, aufwändig und personalintensiv. Trotz dieser Nachteile verwenden alle Unternehmen zumindest teilweise Tabellenkalkulationen für Planung und Entscheidungsfindung. Besser sind Lösungen, die wichtige Daten auf einer Plattform zentralisieren und eine Automatisierung ermöglichen. So wird das Datenmanagement beschleunigt, eine Echtzeit-Zusammenarbeit an Daten im gesamten Unternehmen gefördert, eine verständliche Datenvisualisierung möglich und Fehler reduziert.

Schlussfolgerungen aus der Studie

Die Befragungsergebnisse zeigen einen positiven Trend, aber es gibt noch viel Raum für Verbesserungen. Ein Wandel hin zu kontinuierlicher, agiler Planung erfordert in Unternehmen mehr als nur die Einführung einer neuen Software. Sie muss auch die folgenden Aspekte berücksichtigen:

• Schaffen einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung mit regelmäßigen Überprüfungen und Anpassungen
• Einsatz von Data Analytics und KI, um tiefe Einblicke in die Lage des Unternehmens zu bekommen, Szenario-Planung zu unterstützen und Entscheidungen auf der Grundlage von Daten zu erleichtern.
• Aufbrechen von Silos und Fördern der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, um eine effiziente Planung zu gewährleisten.

Unternehmen, die diese Empfehlungen umsetzen, können das volle Potenzial der Transformation der Planung ausschöpfen und langfristigen Erfolg sichern.

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