Betriebs- und Geschäftsausstattung: Buchhalterische Beha ... / 3 Verbuchung im Aufwand

Gegenstände der Betriebs- und Geschäftsausstattung sind nicht ausnahmslos dem aktivierungspflichtigen Anlagevermögen zuzuordnen. Es kommen in der Praxis Geschäftsvorfälle vor, die im Aufwand zu verbuchen sind. Nachfolgend werden einige Fälle und deren buchhalterische Behandlung vorgestellt.

3.1 Werkzeuge und Kleingeräte

Der Erwerb von Werkzeugen und Kleingeräten, deren Wert bis 250 EUR^[1] beträgt, können aus Vereinfachungsgründen sofort als Betriebsausgabe verbucht werden. Eine Aktivierung als Betriebs- und Geschäftsausstattung kann unterbleiben. Liegen die Anschaffungs- und Herstellungskosten über 250 EUR, kommt unter Umständen die Behandlung als geringwertiges Wirtschaftsgut (GwG) in Frage.

Praxis-Beispiel

Akkuschrauber für Schreinerei

Die Schreinerei SchraubNetSelber GbR kauft für den eigenen Handwerksbetrieb einen Akkuschrauber im Wert von netto 249 EUR. Der Akkuschrauber wird im Betrieb zur Herstellung von Möbelstücken dauerhaft verwendet. Die Begleichung der Rechnung mit abziehbarer Vorsteuer in Höhe von 19 % erfolgt über die Kasse.

Da der Akkuschrauber einen Wert unter 250 EUR hat, muss er nicht aktiviert werden und kann im Aufwand unter "Werkzeuge und Kleingeräte" verbucht werden.

Werkzeuge und Kleingeräte

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4985/6845	Werkzeuge und Kleingeräte	249,00	1200/1800	Bank	296,31
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	47,31

Hinweis

Was fällt noch unter Werkzeuge und Kleingeräte?

Ebenfalls unter "Werkzeuge und Kleingeräte" zu verbuchen wären beispielsweise

• Sägen, Kreissägen, Handkreissägen
• Hämmer und sonstige Schlagwerkzeuge
• (Hand-) Bohrmaschinen
• Handwerkzeuge wie Schraubendreher, Zangen, Schraubenschlüssel
• Sägen und Hobel
• Feilen und Schleifwerkzeuge

[1] § 6 Abs. 2 EStG; bis 31.12.2017 war eine Obergrenze von 150 EUR anzuwenden.

3.2 Reparaturen von Betriebs- und Geschäftsausstattungen

Um Vermögensgegenstände, die im Anlagevermögen aktiviert sind, in einem einsatzfähigen Zustand zu halten, bestehende Mängel zu beseitigen und vorzubeugen, können Aufwendungen entstehen, die im Rahmen von Erhaltungsaufwendungen als Betriebsausgabe zu behandeln sind.

Hinweis

Wann liegen Erhaltungsaufwendungen vor?

Grundsätzlich ist bei Ersatz oder Modernisierung von einzelnen (defekten) Teilen eines Vermögensgegenstands, ohne Veränderung der eigentlichen Funktion des Gegenstands, von Erhaltungsaufwand auszugehen. Selbst bei Erhöhung des ursprünglichen Werts können die Aufwendungen als Betriebsausgabe zum Abzug kommen. Voraussetzung ist dann, dass durch die Maßnahmen lediglich eine Anpassung an den technischen Fortschritt (Stand der Technik) oder der Erhalt der Funktionsfähigkeit erreicht wird.

Führen die Aufwendungen jedoch zu einer Veränderung der ursprünglichen Wesensart oder zu einer Substanzvermehrung, liegen grundsätzlich nachträgliche Anschaffungskosten vor, die nicht mehr als Aufwand zu verbuchen sind.^[1]

Praxis-Beispiel

Neuer Stoffbezug von Sesseln

Die SitztSichGut KG hat vor vielen Jahren für ihre Besucher im Besprechungszimmer hochwertige Sessel angeschafft und unter "Geschäftsausstattung" aktiviert. Zwischenzeitlich sind die Stoffe abgewetzt und in die Jahre gekommen. Die Geschäftsleitung hat einen Polsterer beauftragt, die Sessel mit moderneren Stoffen zu beziehen. Nach Durchführung der Maßnahme entspricht die Art und Farbe der Stoffe wieder dem Geschmack der Zeit; die Sessel können wieder gemäß ihrer eigentlichen Funktion benutzt werden. Eine Veränderung der Wesensart hat nicht stattgefunden. Der Polsterer weist in seiner Rechnung über netto 2.000 EUR berechtigt 19 % Vorsteuer aus, zu deren Abzug die KG berechtigt ist. Die Rechnung wird per Banküberweisung beglichen.

Die Instandsetzungsarbeiten an den Sesseln sind nicht zu aktivieren, sondern im Aufwand unter "Reparaturen und Instandhaltungen von anderen Anlagen und Betriebs- und Geschäftsausstattung" zu verbuchen.

Buchung des Erhaltungsaufwands

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4805/6470	Reparaturen und Instandhaltungen von anderen Anlagen und Betriebs- und Geschäftsausstattung	2.000	1200/1800	Bank	2.380
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	380

[1] BFH, Urteil v. 25.8.1989, III R 17/84, BStBl 1990 II S. 79.

3.3 Mietleasing

In der Buchhaltungspraxis kann auch das Leasing von Betriebs- und Geschäftsausstattungen auf der Agenda stehen. In diesem Fall ist zu überprüfen, ob der Leasinggegenstand in der eigenen Bilanz zu aktivieren oder dem Anlagevermögen des Leasinggebers zuzurechnen ist.

Wichtig

Unterschied "Operating Leasing" zu "Financial Leasing"

Das Operating Leasing kommt in der Regel bei kurzfristigen Verträgen zum Einsatz und ist geprägt von Kündigungsmöglichkeiten beider Vertragsparteien, Rückgabe nach Vertragsablauf und fehlender Grundmietzeit. Der Leasinggeber trägt Chancen und Risiken des Leasinggegenstands, der in den meisten Fällen einfach weitervermietet werden kann. Beim Financial Leasing gibt es hingegen eine feste Grundmietzeit, während der in der Regel keine Kündigungsmöglichkeiten bestehen. Die Grundmietzeit liegt...