Betriebs- und Geschäftsausstattung: Buchhalterische Behandlung mit Anwendungs- und Praxisbeispielen

Zusammenfassung

Überblick

Vermögensgegenstände der Betriebs- und Geschäftsausstattung kommen in nahezu jedem Unternehmen vor – dazugehörige Eingangsrechnungen landen daher regelmäßig auf der Agenda der Rechnungswesenabteilungen. Der nachfolgende Beitrag erläutert die in der Praxis häufig vorkommenden Geschäftsvorfälle im Bereich der Betriebs- und Geschäftsausstattung und stellt die dazugehörigen Buchungssätze anhand von Beispielen vor.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Bilanzausweis: § 266 Abs. 2 Pos. A. II. 3. HGB; Anschaffungsnebenkosten: BMF, Schreiben v. 18.11.2005, IV B 2 – S 2172 – 37/05, BStBl. 2005 I, S. 1025, Rz. 7; Abschreibung digitaler Wirtschaftsgüter: BMF, Schreiben v. 26.2.2021, IV C 3 – S 2190/21/10002:013, BStBl. 2022 I S. 187; BMF, Schreiben v. 22.2.2022 – IV C 3 – S 2190/21/10002:025, BStBl. 2022 I S. 187; BMF, Schreiben v. 26.4.2022, IV C 3 – S 2190/21/10002:028, DOK 2022/0370233; nachträgliche Anschaffungskosten: BFH, Urteil v. 25.8.1989, III R 17/84, BStBl 1990 II S. 79; Leasing-Erlass: BMF, Schreiben v. 19.4.1971, IV B 2 – S 2170 – 31/71, BStBl 1971 I S. 264.

1 Betriebs- und Geschäftsausstattung in der Bilanz

Betriebliche Vermögensgegenstände sind der Betriebsausstattung zuzuordnen, wenn sie direkt oder indirekt für die Leistungserstellung des Unternehmens verwendet werden und nicht den technischen Anlagen und Maschinen zuzuordnen sind. Dies können beispielsweise sein:

• Werkzeuge und Werksgeräte
• Messmittel wie Waagen sowie Prüfgeräte und -vorrichtungen
• Einrichtungen für Läden, Werkstätten, Kantinen, Forschungsabteilungen oder Labore
• Transporteinrichtungen (Rollenbahnen, Drahtseilbahnen, Gleisanlagen, Lokomotiven)

Der Geschäftsausstattung werden hingegen Vermögensgegenstände zugeteilt, die vornehmlich für die operative Verwaltung und den Vertrieb erforderlich sind – losgelöst vom Prozess der Leistungserstellung. Hierunter fallen beispielsweise:

• Büroeinrichtungen und -geräte
• EDV-Geräte
• Messestände und -einrichtungen
• Ausstellungseinrichtungen

Sofern die Aktivierungsvoraussetzungen für Vermögensgegenstände erfüllt sind, werden diese Gegenstände im Sachanlagevermögen unter der Position "andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung"^[1] aktiviert und in den Folgejahren über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben.

Die Kontenrahmen bieten für die "anderen Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung" in der Regel spezielle Anlage- und Aufwandskonten. Im Fall der DATEV-Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 lauten diese:

BuG-Konten in den DATEV-Kontenrahmen

SKR 03	SKR 04	Kontobezeichnung
0300	0500	Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung
0310	0510	Andere Anlagen
0320	0520	Pkw
0350	0540	Lkw
0380	0560	Sonstige Transportmittel
0400	0630	Betriebsausstattung
0410	0635	Geschäftsausstattung
0420	0650	Büroeinrichtung
0430	0640	Ladeneinrichtung
0440	0620	Werkzeuge
0450	0680	Einbauten in fremde Grundstücke
0460	0660	Gerüst- und Schalungsmaterial
0490	0690	Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung
0498	0785	Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung im Bau
0499	0795	Anzahlungen auf andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung
4805	6470	Reparaturen und Instandhaltungen von anderen Anlagen und Betriebs- und Geschäftsausstattung
4965	6840	Mietleasing bewegliche Wirtschaftsgüter für Betriebs- und Geschäftsausstattung
4985	6845	Werkzeuge und Kleingeräte

[1] § 266 Abs. 2 Pos. A. II. 3. HGB.

2 Beispiele für eine Aktivierung im Anlagevermögen

Nachfolgend werden Beispiele für die Aktivierung von Betriebs- und Geschäftsausstattungen im Anlagevermögen mit den jeweiligen Buchungssätzen im Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 erläutert.

Hinweis

Berechnung der Abschreibung

Auf die Berechnung der Abschreibung der Wirtschaftsgüter in den Beispielen wird in diesem Beitrag nicht eingegangen. Wir stellen aus diesem Grund jeweils nur den Buchungssatz ohne Buchungsbetrag dar.

2.1 Messgerät in der F&E-Abteilung (Betriebsausstattung)

Aktivierungspflichtige Vermögensgegenstände einer Forschungs- und Entwicklungsabteilung sind auf dem Konto "Betriebsausstattung" zu aktivieren.

Praxis-Beispiel

Messgerät in der F&E-Abteilung

Die MessMyParts GmbH erwirbt für ihre Forschungs- und Entwicklungsabteilung ein Messgerät im Wert von netto 1.200 EUR, das dauerhaft im Unternehmen zum Einsatz kommt. In der Eingangsrechnung sind 19 % Umsatzsteuer ausgewiesen; das Unternehmen ist zum Vorsteuerabzug berechtigt. Die Rechnung wird direkt über die Bank beglichen.

Das Messgerät ist im Anlagevermögen unter "Betriebsausstattung" zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben.

Aktivierung im Anlagevermögen

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
0400/0630	Betriebsausstattung	1.200	1200/1800	Bank	1.428
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	228

Buchung der planmäßigen Abschreibungen

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4830/6220	Abschreibungen auf Sachanlagen (ohne AfA auf Kfz und Gebäude)		0400/0630	Betriebsausstattung

2.2 Anschaffung eines Zeiterfassungsgeräts (Geschäftsausstattung)

Vermögensgegenstände für den allgemeinen Verwaltungsbereich, die die Voraussetzungen zur Aktivierung erfüllen, sind auf dem Konto "Geschäfts...