Einführung einer integrierten BI-Lösung für Planung und ... / 3 Einführung des Controlling-Informationssystems in 3 Monaten

3.1 Ein machbarer Projektplan

Abb. 4: Umsetzung der Reporting-Anwendung in nur 3 Monaten

Machbarkeitsworkshop mit Projektplan

Die Einführung des neuen Controlling-Informationssystems erfolgte bei Bürkle mit Unterstützung eines Jedox-Beraters. Begonnen wurde mit einem gemeinsamen Machbarkeitsworkshop von Controlling und IT und dem Erstellen eines Projektplans. Er umfasste die wichtigsten Teilschritte und Meilensteine des Projekts, abgeleitet von einer Grobkonzeption des angestrebten Reporting- und Planungssystems. Beim Design der zukünftigen Lösung wurde insbesondere auf die unterschiedlichen Module und Bausteine des Berichtswesens und der Planungsprozesse eingegangen und auf die Skalierbarkeit der Architektur geachtet.

3.2 Anbindung an Vorsysteme

Datenmodell aufbauen

Am Beginn des ETL-Prozesses steht der Aufbau eines geeigneten und passenden Datenmodells. Die Inhalte und die Verknüpfung der Daten orientieren sich daran, was berichtet, welche Kennzahlen ausgewählt und aus welchen Datenquellen die Informationen stammen sollen. Dann beginnt die Extraktion der Daten mit der Kontrolle auf die richtige und fehlerfreie Datenübernahme.

Extraktion der Daten

Bei Bürkle mussten die Daten aus mehreren Einzeltabellen der Oracle-Datenbank des ERP-Systems mit Planzahlen, Umsatzdaten usw. zusammenfügt werden. Eine SQL-Abfrage lieferte die Daten. Typische Herausforderungen bei dieser Extraktion waren u. a.

• die Kontrolle von Duplikaten,
• die Unterscheidung von Kundennummern und Niederlassungsnummern und
• die richtige Interpretation von Datumswerten wie bspw. des Monats Januar als 1. Monat im Kalenderjahr und gleichzeitig als 10. Monat im Geschäftsjahr.

Transformation der Daten

Im nächsten Schritt erfolgte die Transformation der Daten in ein Format, das vom BI-System benötigt wird. Der ETL-Prozess wird in der Jedox-Plattform durch Hilfen und Plausibilitätsprüfungen unterstützt. Das BI-System prüft die importierten Daten auf Duplikate und auf Vollständigkeit. So kommt eine Meldung, wenn z. B. beim "Umsatz an Kunden" einzelne Kunden- oder Niederlassungsdaten fehlen.

Damit die Daten später im Detail und nach unterschiedlichen Hierarchien auswertbar sind, müssen sie mit den passenden Attributen versehen und mit den richtigen Feldern verknüpft sein. Wenn z. B. bei einem Kunden unterschiedliche Werke beliefert werden, lassen sich diese Standorte als Einzelkunden einer Hauptkunden-Nr. zuordnen, sodass Umsatzzahlen sowohl für den Hauptkunden als auch für die Werke als Einzelkunden abrufbar sind. Erhält der Kunde einen Bonus, wird die Information beim Hauptkunden gespeichert und automatisch auf die Einzelkunden übertragen.

Dimensionen im Datenwürfel

Eine weitere Anforderung im ETL-Prozess von Bürkle war die Zuordnung der Kunden zu den einzelnen Unternehmensbereichen, Regionen, Niederlassungen und Außendienstmitarbeitern. Jede dieser Dimensionen wird im Datenmodell und beim Datenwürfel berücksichtigt, um bei der Analyse selektiert werden zu können. Jedox unterstützt die Auswahl der gewünschten Informationen mithilfe einer grafischen Oberfläche.

Laden der Daten

Der Aufbau des Datenwürfels und das Laden der Daten wurden zunächst vom Jedox-Berater unterstützt und beim zweiten Projekt vom Bürkle-Controlling bereits weitgehend selbstständig umgesetzt.

3.3 Umfangreiches Reporting

Vorkonfigurierte Berichte

Im nächsten Schritt konnten die Daten ausgewertet und als Reports in einer Web-Oberfläche angelegt werden. Die BI-Plattform stellt dafür in der aktuellen Version vorkonfigurierte Reports bereit, die sich an die eigenen Bedürfnisse anpassen lassen.

Excel-orientiertes Reporting

Anwender mit Excel-Know-how profitieren im Excel-orientierten BI-System von ihren Erfahrungen, da sich das "Look and Feel" von Excel in der Web-Oberfläche von Jedox wiederfindet (s. Abb. 5). Aus Excel bekannte Kontextmenüs wie zum Einfügen von Inhalten sind auch im BI-System per Rechtsklick verfügbar. Etwa 80 % der Excel-Formeln wie SVERWEIS, WENN-Bedingungen oder SUMMEWENN sind ebenfalls identisch anwendbar. Wie in Excel werden Zeilen und Spalten angelegt. Darüber hinaus stehen etliche weitere Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung, wie Kombinations-Boxen, Hyperlinks, dynamische Objekte oder dynamische Diagramme. Für die Veröffentlichung eines Berichts lassen sich die Zugriffsberechtigungen auf Zellen- oder Elementebene steuern.

Abb. 5: Excel-nahe Oberfläche des neuen Reportingtools erhöht Anwenderakzeptanz

Dezentral abrufbare Reports

Bei Bürkle wurden auf diese Weise insgesamt bisher 80 regelmäßige Berichte für Geschäftsführung, Verkaufsleiter, Außendienst, Vertriebsinnendienst, Produktmanager, Personalwesen, Logistik, Einkauf und Finanzbuchhaltung erstellt (s. Abb. 6). Über die Web-Oberfläche von Jedox sind die Berichte auch dezentral abrufbar. Ein Berechtigungssystem sorgt dafür, dass die Nutzer jeweils nur die Daten ihres eigenen Bereichs erhalten. Die Mitarbeiter können die Berichte über vorbereitete Selektionskriterien nochmals nach Bereichen oder Zeiträumen differenzieren.

BI-System in 3 Monaten realisiert

Das neue Controlling-Informationssystem wurde dank der Berat...