Dr. Günter Lubos, Dr. Philipp Hoog
3.1 Optimierung der Datengrundlage als wichtiger Schritt zu mehr Controllingeffizienz
Ein umfassendes und effektives Controlling sollte sich mit allen relevanten Erfolgstreibern des Unternehmens und dessen Funktionen auseinander setzen. Dies beinhaltet – je nach Geschäftsmodell und Unternehmen – Vertriebscontrolling, Produktionscontrolling, Logistikcontrolling, Gemeinkosten- und Kostenstellencontrolling etc.
In all diesen Funktionen findet sich ein ERP-System als Datenmanager und Datenspeicher wieder. Es bildet Mengengrößen wie Stück, Gewicht und Zeiten ebenso ab wie die damit verbundenen Werte in Form von Umsatz oder Kosten. Auch die Zeitdimension in Form von Ist- und Plandaten ist in diesem Datenmodell enthalten (s. Abb. 4).
Abb. 4: Relevante Daten als Grundlage für Controllingaktivitäten
Sowohl Stammdaten als auch Bewegungsdaten speisen die Erkenntnisgewinnung des Controllings hinsichtlich Analysen, Interpretation und Maßnahmen. Ein ERP-System, das all diese Daten integriert vorhält, hat verschiedene Vorteile, die sich in Controllingeffizienz niederschlagen können. Aktualität und Konsistenz aufgrund integrierter Datenhaltung sind hierbei besonders hervorzuheben. Einerseits reduziert sich der Aufwand, weil das Controlling nicht selbst Daten aus verschiedenen "Töpfen" zusammenführt und auf Konsistenz überprüft. Andererseits werden die qualitativen Anforderungen an die zu verarbeitenden Daten sichergestellt, was besonders wichtig ist, wenn sich das Controlling sehr unterschiedlicher Quellen bedient, um zu Erkenntnissen zu gelangen. Kommen Bewegungsdaten und Stammdaten zusammen und handelt es sich um Daten aus der Buchhaltung, der Kostenrechnung, die z. B. mit Betriebsdaten wie Maschinenstunden, Stückzahlen oder ähnlichen Inputgrößen kombiniert werden, so wird z. B. Konsistenz besonders wichtig. Ein einheitliches ERP-System verbessert dabei die Ausgangssituation für das Controlling erheblich. Ein großer Teil der verwendeten Daten kommt "aus einem Topf" und muss nicht zeitaufwendig manuell zusammengetragen und andauernd plausibilisiert werden.
3.2 Anforderungen des Controllings bei der ERP-Einführung sicherstellen
Damit ein ERP-System tatsächlich auch Effizienzeffekte für die Controllingorganisation im Familienunternehmen entfaltet, ist es wichtig, dass die Anforderungen des Controllings bereits während der Einführung des Systems in die Funktionalität und Ausgestaltung einfließen. Was bedeutet dies konkret? Zunächst kommt es darauf an, dass das Projekt der ERP-Einführung nicht als reine IT-technische Herausforderung gesehen wird oder als eine Aufgabenstellung, die "nur" die Finanzbuchhaltung betrifft. Denn mit der Einführung des Systems, das sich im Regelfall in Familienunternehmen möglichst nah am Standard orientieren sollte, werden Vorentscheidungen hinsichtlich der Nutzungsmöglichkeiten und Datenauswertung durch das Controlling getroffen. Dabei muss ein ERP-System in der Lage sein, die Anforderungen des Controllings in verschiedener Hinsicht zu erfüllen (s. Abb. 5).
Abb. 5: Anforderungen des Controllings an ein ERP-System
Die Sicherstellung einer hohen Datenqualität ist dabei eine erste Grundbedingung. Hier steht sogar weniger das System im Vordergrund als dessen Befüllung, denn allein mit der Implementierung des Systems ist nicht automatisch eine Verbesserung der Datenqualität verbunden. Mit der Einführung sollte daher ein "Aufräumen" der Daten verbunden werden, was sich am Beispiel der Liquiditätsplanung besonders gut verdeutlichen lässt. Grundlage einer Liquiditätsplanung sind u. a. Stammdaten hinsichtlich der Zahlungsziele bei Debitoren und Kreditoren. Diese werden typischerweise vom Finanz- und Rechnungswesen im ERP-System hinterlegt, gepflegt und vom Controlling zur Planung verwendet. Oft sind diese Daten nicht durchweg aktuell, daher ist bei der Einführung deren Aktualität sicherzustellen. Andernfalls ist das Controlling gezwungen, mit unsicheren Annahmen zu arbeiten oder die Daten mühsam "von Hand" zu beschaffen.
Jedes Geschäftsmodell hat Spezifika, die sich auch im ERP-System niederschlagen sollten, weshalb es wichtig ist, solche spezifischen Anforderungen abzubilden. Dominiert in einem Unternehmen das Projektgeschäft und ist das ERP nicht auf dessen Anforderungen und Besonderheiten ausgerichtet, so macht dies eine mühsame und zeitintensive Aufbereitung durch das Controlling erforderlich. Projektergebnisse oder eine Avalplanung lassen sich dann nicht im ERP-System abbilden, sondern erfordern wiederum Auswertungen in zusätzlichen Tabellenkalkulationsprogrammen. Ähnliches gilt für Wertschöpfungsmerkmale, Branchenspezifika oder Fertigungsverfahren, die sich mit ihren Besonderheiten in einem ERP-System wiederfinden sollten und damit auch direkte Auswirkungen auf die Controllingorganisation haben.
Anders als das rein wertorientiert ausgerichtete Finanz- und Rechnungswesen ist der Charakter der zu nutzenden Daten im Controlling breiter. So gehen – ob als absolute Größe oder kombinierte KPI – auch Mengendaten in Form von Zeiten, Stückzahlen, Tonnen, Kilogramm oder Mitarbeiterzahlen in Auswertungen und Analysen ein. Ein gemeinsamer und abgestimmter Datenpool vereinfac...