Neben den Fahrzeugkosten spielen die Personalkosten im Fuhrpark eine wichtige Rolle. Um eine korrekte Analyse der Kosten vornehmen zu können, muss zunächst eine Zuordnung der Personalkosten zu Kostenträgern erfolgen. Die Einteilung in direkte und indirekte Kosten ist abhängig von der Sichtweise.
- Bezogen auf die erbrachte Dienstleistung, den Transport eines Gutes von A nach B können die Kosten des Werkstattpersonals indirekt,
- bezogen auf ein bestimmtes Fahrzeug können die Personalkosten der Werkstatt direkt zugeordnet werden.
Wichtigster Faktor in der Kalkulation
Im typischen Fuhrpark mit Lkw zum Transport von Gütern spielen die Kosten für die Fahrzeugführer eine ausschlaggebende Rolle. Sie bilden wegen starker gesetzlicher Regelung der Arbeits- und Lenkzeit oft den wichtigsten Faktor in der Kalkulation der Preise für die Dienstleistung, gleichgültig, ob es sich um Preise gegenüber dritten Kunden handelt oder um interne Verrechnungspreise.
Abbildung 9 gibt eine Übersicht über die unterschiedlichen Kostenarten, bezogen auf die Aufgaben. Die mögliche Zuordnung zu Kostenträgern und –verursachern ist beispielhaft und kann sich im individuellen Fall anders darstellen:
| Personal |
Zuordnung zu |
Verteilung nach |
| Fuhrparkleitung |
Fuhrparkbereiche (innerbetrieblicher Transport, außerbetrieblicher Transport Lkw und Pkw) |
geschätzter Zeit |
| Disposition |
Produktgruppen (innerbetrieblich) Relationen |
geschätzter oder erfasster Zeit, feste Zuordnung |
| Fahrzeugführer |
Produktgruppen (innerbetrieblich) Relationen Fahrzeuge |
erfasster Zeit, feste Zuordnung |
| Wartungspersonal |
Fuhrparkbereiche (innerbetrieblicher Transport, außerbetrieblicher Transport Lkw und Pkw) Fahrzeuge |
erfasster Zeit |
Abb. 9: Zuordnung von Personalkosten
Nebenkosten beachten
Selbstverständlich gehören zu den Personalkosten, die im Fuhrparkcontrolling berücksichtigt werden müssen, auch die Lohnnebenkosten wie die gesetzlichen, tariflichen und freiwilligen sozialen Leistungen. Ein besonderes Augenmerk ist im Fuhrpark auf die an die Fahrzeugführer zu zahlenden Spesen zu richten. Bei größeren Touren fallen regelmäßig Erstattungen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungen an. Hier gilt es, zur Optimierung der Kosten eine effektive Kontrolle einzurichten. Außerdem können durch betriebliche Vereinbarungen auch geringere Spesensätze für die Betroffenen vereinbart werden. Vor allem bei mehrtägigen Fahrten ins Ausland erreichen die steuerlich zulässigen Spesensätze enorme Höhen, die durch die Fahrzeugführer meist nicht ausgeschöpft werden.
Staat beteiligen
Mindern Sie bei einer Betriebsvereinbarung über die Zahlung von Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten den Ausfall Ihrer Mitarbeiter. Diese können eine Differenz zwischen den gezahlten und den steuerlich zulässigen Werten in ihrer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ansetzen. Dadurch trägt das Finanzamt einen Teil der Kostensenkung. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter auf diese Möglichkeit hin und erleichtern Sie die Angaben in der Steuererklärung durch entsprechende Belege, die Sie aufgrund der Spesenabrechnungen leicht erstellen können.
Personalplanung nimmt wichtige Rolle ein
Gleich zwei besondere Umstände erschweren im Fuhrpark die optimale Personalplanung zumindest für die eingesetzten Kraftfahrer. Zum einen kommt es durch die unterschiedlichen Verkehrsverhältnisse immer wieder zu unerwarteten Verzögerungen und damit zu einer nicht geplanten Ausweitung der Arbeitszeit. Zum anderen gibt es für den Einsatz von entsprechenden Mitarbeitern zusätzliche gesetzliche Reglementierungen. Das richtige Personalmanagement spielt bei den Personalkosten eine wichtige Rolle. Wenn an dieser Stelle professionelle Disponenten mit entsprechendem Können eingesetzt werden, kann das Unternehmen erhebliche Kosten sparen. Wie komplex eine Entscheidung bei der Besetzung von Fahrern sein kann, zeigt dies Beispiel:
Kalkulation von Ausfallkosten
Auf einer bestimmten Relation kommt es immer wieder zu Verzögerungen durch nicht planbare Verkehrsaufkommen. Ohne Verzögerungen kann ein Fahrer unter Ausnutzung aller rechtlichen Möglichkeiten die Strecke pünktlich bewältigen. Kommt es jedoch zu Verzögerungen, kann die Ankunft nicht mehr gewährleistet werden. Aufgrund der vorgegebenen maximalen Lenkzeiten kommt es zur Übernachtung für den Fahrer, Spesen und fehlende Verfügbarkeit für das Fahrzeug. Die Verkehrsstaus haben an unterschiedlichen Wochentagen unterschiedliche Wahrscheinlichkeiten. Abbildung 10 enthält alle für die Entscheidung wichtigen Daten:
| alle Werte in EURO |
Mo. |
Di. |
Mi. |
Do. |
Fr. |
| Wahrscheinlichkeit der Verzögerung |
30 % |
10 % |
10 % |
25 % |
50 % |
| Kosten für Übernachtung |
25,00 |
25,00 |
25,00 |
25,00 |
0,00 |
| Kosten für Zusatzfahrt |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
150,00 |
| Kosten für zusätzliche Spesen |
20,00 |
20,00 |
20,00 |
20,00 |
0,00 |
| Kosten für zusätzliche Arbeitszeit |
75,00 |
75,00 |
75,00 |
75,00 |
125,00 |
| Kosten für Ausfall des LKW |
750,00 |
750,00 |
750,00 |
750,00 |
0,00 |
| Summe Zusatzkosten |
870,00 |
870,00 |
870,00 |
870,00 |
275,00 |
| wahrscheinliche Zusatzkosten |
261,00 |
87,00 |