Kennzahlen zur Messung und Optimierung des Wertbeitrags des Einkaufs

Zusammenfassung

Überblick

• Der Wert des eingesetzten Materials beeinflusst wesentlich die Gewinn- und Verlustrechnung und damit die Entwicklung des Betriebsergebnisses. Viele deutsche mittelständische Produktionsunternehmen sind jedoch mit ihrer eigenen Messung des Einkaufserfolgs und damit mit ihrem Einkaufscontrolling nicht zufrieden.
• Dabei stellt die Auswahl der richtigen Kennzahlen, die den Einkaufserfolg als Basis für die Erfolgsmessung widerspiegeln, die Unternehmen vor Herausforderungen.
• Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Möglichkeiten der Messung des vom Einkauf generierten Wertbeitrags.
• Dabei wird nicht nur auf die Erfahrungen eines speziellen Unternehmens eingegangen, sondern auf die mehrerer mittelständischer Produktionsunternehmen.

1 Herausforderungen im Einkaufscontrolling

Materialeinsatz größter Kostenblock in Produktionsunternehmen

Stetig steigender Wettbewerbsdruck, verbunden mit der Gefahr sinkender Verkaufspreise bei oftmals gleichzeitigen Forderungen der Stakeholder, die prozentuale Gross Marge nicht zu verringern, stellt Unternehmen immer wieder vor neue Herausforderungen. Deshalb steigt der Druck auf die Entwicklung der Herstellkosten, die neben den Produktionskosten hauptsächlich von den Materialeinzelkosten beeinflusst werden.

	Nettoumsatz
-	Standardherstellkosten
-	Sondereinzelkosten des Vertriebs
=	Standardmarge
-	Kostenträgerabweichungen
-	Kostenstellenabweichungen
-	sonstige Abweichungen
=	Gross Marge

Tab. 1: Berechnung von Standardmarge und Gross Marge

Um die Entwicklung der Materialkosten gezielt zu steuern, müssen Unternehmen ein effizientes Einkaufscontrolling aufbauen bzw. weiterentwickeln. Schließlich beträgt bei Produktionsgesellschaften der Materialeinsatz ungefähr 50 % vom Nettoumsatz und hat damit einen wesentlichen Einfluss auf die Entwicklung des Betriebsergebnisses.

Durch ein gut strukturiertes Einkaufscontrolling haben Unternehmen die Möglichkeit, die Entwicklung der Einkaufspreise besser zu verfolgen und durch geeignete Zielsetzungen und Maßnahmenverfolgung zu optimieren.

Trotz des hohen Stellenwerts ist bei einer Vielzahl der Unternehmen die effiziente Gestaltung des Einkaufscontrollings noch in den Anfängen. So zeigen aktuelle Studien, dass lediglich 47 % der befragten 260 Unternehmen eine transparente Einkaufsstrategie und -ziele haben, wobei diese Einkaufsstrategie bei nur 46 % der Unternehmen in strategischen Zielen operationalisiert wird und bei nur 34 % die strategischen Ziele in konkrete Maßnahmen umgesetzt werden.^[1]

Wertbeitrag des Einkaufs erhöhen

Ziel dieses Artikels ist es, den Nutzen und die Anwendungsmöglichkeiten eines effizienten Einkaufscontrollings und damit die Möglichkeiten der Erhöhung des vom Einkauf generierten Wertbeitrags für Unternehmen aufzuzeigen. Deshalb konzentriert sich dieser Artikel auf die Auswahl, die Definition und das Management der wesentlichen Einkaufskennzahlen aus der Finanzperspektive. Da die Auswahl von Kennzahlen unternehmensspezifisch erfolgen muss, sind die hier vorgestellten Kennzahlen lediglich als Vorschläge zu sehen. Diese beruhen auf den Erfahrungen verschiedener mittelständischer Produktionsunternehmen.

[1] Vgl. Horváth & Partners, Performance Management im Einkauf, 2011.

2 Strategieprozess zur Ableitung von Zielen und Zielvorgaben für den Einkauf

Um den vom Einkauf generierten Wertbeitrag im Unternehmen zu messen, ist es unabdingbar, dem Einkauf Ziele für das aktuelle Geschäftsjahr zu setzen. Diese operative Zielsetzung muss sich dabei an der strategischen Zielsetzung des Einkaufs orientieren, die wiederum im Einklang mit der Unternehmensstrategie stehen muss.

Bevor die strategische Zielsetzung festgelegt werden kann, muss eine Stärken-Schwächen-Analyse des Einkaufs durchgeführt werden. Diese beinhaltet eine Betrachtung sowohl der Chancen und Risiken, die die Einkaufsaktivitäten von außen beeinflussen, als auch der Chancen und Risiken, die die Einkaufsaktivitäten auf den Unternehmenserfolg haben können. Dabei kann es sich sowohl um finanzielle Chancen und Risiken handeln als auch um Chancen und Risiken bezogen auf die Warenverfügbarkeit und Lieferantenbewertung.

Wichtig ist dabei die Abbildung der strategischen Ziele in einer Strategy Map.^[1] Die Strategy Map zeigt die wichtigsten Kennzahlen für die wesentlichen Werttreiber. Die Strategy Map ist das Ergebnis einer Strategieentwicklung und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Strategie in ein Bild zu bringen. Vom Aufbau her sind sie mit einer Balanced Scorecard vergleichbar. Dabei sind folgende Perspektiven abzubilden:

• Finanzen: Die wichtigsten Ziele für die Finanzperspektive, in der es darum geht, den Wertbeitrag des Einkaufs zu steigern, können die Reduzierung der Einkaufskosten sein und die Reduzierung der Kapitalbindung.
• Kunden: Kundenziele lassen sich vor allem durch eine hohe Lieferfähigkeit bei gleichbleibend hoher Qualität ausdrücken.
• Lieferanten: Wichtige Lieferantenziele sind bspw. die konzernweite Einführung eines Lieferantenmanagements und die Vermeidung der Konzentration auf einen bis wenige Lieferanten.
• Prozesse: Strategische Ziele bezogen auf Prozesse beziehen sich auf eine Optimierun...