Eine wichtige Trennung ist zwischen den in der Umgangssprache oft gleichwertig verwendeten Begriffen Kosten und Aufwand vorzunehmen. Es existiert ein großer Block von Aufwendungen, die keine Kosten sind. Dieser "neutrale Aufwand" bezeichnet den Verzehr von Gütern und Dienstleistungen, der zwar im Unternehmen angefallen ist, jedoch nichts mit der betrieblichen Aufgabe in der betrachteten Periode zu tun hat. Ein Beispiel dafür sind die Kosten für ein Wertpapierdepot, in dem das Unternehmen langfristig flüssige Mittel in Aktien angelegt hat. Diese Kosten sind nicht betriebsbedingt, wenn nicht gerade der Kauf und Verkauf von Aktien der Unternehmenszweck ist.
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Aufwand |
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Neutraler Aufwand |
Zweckaufwand |
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Grundkosten |
Anderskosten |
Zusatzkosten |
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Kalkulatorische Kosten |
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Kosten |
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3.1 Was ist neutraler Aufwand?
Die Aufwendungen, die keine Kosten darstellen, werden in der Literatur in drei Gruppen unterteilt:
1. Betriebsfremder Aufwand
Wenn keinerlei Bezug zur betrieblichen Leistung besteht, wird von betriebsfremdem Aufwand gesprochen. Darunter fällt z. B. eine Spende.
2. Außerordentlicher Aufwand
Außerordentlicher Aufwand wird zwar durch die betriebliche Leistungserstellung bedingt. Er ist jedoch in seiner Art außergewöhnlich. Die Einbeziehung in die Sachkosten würde ein verzerrtes Bild ergeben. Beispiele für den außerordentlichen Aufwand sind Verluste durch Diebstahl oder Sonderabschreibungen von Beteiligungen.
Außerordentliche Aufwendungen nicht in den Vergleich der Kostensituation vorangegangener Perioden einbeziehen
Der Vergleich der Kostensituation in Ihrem Unternehmen mit vorangegangenen Perioden darf die außerordentlichen Aufwendungen nicht einbeziehen. Der normale Geschäftsablauf wird eine Wiederholung dieser Aufwendungen nicht erwarten lassen. Das gilt im Übrigen auch für außerordentliche Erträge.
3. Bewertungsbedingter neutraler Aufwand
Eine weniger wichtige Rolle innerhalb der neutralen Aufwendungen spielt der bewertungsbedingte neutrale Aufwand. Hierbei handelt es sich dem Grunde nach um Kosten. Durch die Verrechnungsart entsprechen sie ihnen jedoch nicht. Ein Beispiel dafür sind Abschreibungen, die in der Bilanz höher sind als in der Kostenrechnung. Der Teil der Abschreibung, der in der Kostenrechnung behandelt wird, stellt Kosten dar. Der Teil, der darüber hinaus in der Bilanz, vielleicht aus steuerlichen Gründen, angesetzt wird, ist ein neutraler Aufwand.
Der neutrale Aufwand findet sich im Jahresabschluss nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung wieder. Er wird im neutralen Ergebnis dargestellt, wo er den neutralen Erträgen gegenübergestellt wird.
3.2 Wie setzt sich der Zweckaufwand zusammen?
Der Teil des Aufwandes, der nicht neutraler Aufwand ist, wird Zweckaufwand genannt. Er stellt den größten Teil der Kosten dar. Die Kosten selbst werden unterteilt in Grundkosten und kalkulatorische Kosten.
3.3 Grundkosten
Die Grundkosten sind die zweckgerichteten Aufwendungen, die in der Finanzbuchhaltung als Verbrauch von Gütern und Dienstleistungen verbucht werden. Die Ermittlung ist in der Regel unkritisch, da entsprechende Belege als Buchungsgrundlage vorhanden sind. Die größten Blöcke in den Grundkosten eines produzierenden Unternehmens sind die Materialkosten und die Personalkosten.
3.4 Kalkulatorische Kosten
Ein weiterer Teil des Kostenblocks wird aus den kalkulatorischen Kosten gebildet. Die Berechnung dieser Kostenarten erfolgt in der Kostenrechnung, um intern auch solche Kosten zu erfassen, die aufgrund der Unternehmensgegebenheiten nicht erfasst, für die Kalkulation und Vergleichbarkeit jedoch notwendig sind. Solche Kosten sind z. B. der kalkulatorische Unternehmerlohn für die Leistung des im Unternehmen tätigen Eigentümers, der kein Gehalt empfängt. Kalkulatorische Zinsen und Mieten für die Nutzung von Eigenkapital bzw. von eigenen Gebäuden gehören ebenso dazu.
Diesen kalkulatorischen Kosten steht kein Aufwand entgegen. Daher werden sie auch Zusatzkosten genannt. Einem gewissen Teil dieser Werte steht jedoch auch Aufwand entgegen, jedoch nicht in gleicher Höhe. Wird z. B., wie bereits oben beschrieben, die Abschreibung in der Kostenrechnung mit anderen Werten durchgeführt als in der Bilanz, so spricht man von Anderskosten.
Auf eine reale Darstellung im Jahresabschluss zurückgreifen
Die Verwendung von kalkulatorischen Kosten mit einem Unterschied zu den Kosten, die im Jahresabschluss verwendet werden, hat zu der Trennung von Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen) und Betriebsbuchhaltung (internes Rechnungswesen) geführt. Ergebnis dieser Entwicklung ist ein Jahresabschluss, der nicht die tatsächliche Situation des Unternehmens zeigt, sondern ein Bild des Unternehmens gibt, das unter gestalterischen Gesichtspunkten entsteht. Dies ist eine fast ausschließlich deutsche Vorgehensweise, die in den International Accounting Standards nicht vorgesehen ist. Im Zusammenhang mit der zunehmenden Globalisierung geht der Trend zur realen Darstellung auch im Jahresabschluss. Auch Sie sollten Ihr Unternehmen dieser Entwicklung anschließen, um die Vorteile der Vereinheitlichung nutzen...