Kostenrechnung: Richtige Zahlen mit aktuellen Strukturen / 2 Historie versus Aktualisierung

Da sich das Unternehmen permanent verändert, seine Produkte, Kunden und Produktionsverfahren den Marktbedingungen anpasst und seine Abläufe ständig optimiert, verändern sich auch die Strukturen und Prozesse. Wer einsieht, dass sich diese in der Kostenrechnung abbilden, muss auch den nächsten Schritt tun: Der Aufbau der Kostenrechnungseinheiten muss die Veränderungen nachvollziehen.

Fachabteilungen einbinden

Die Reorganisation der Kostenrechnungseinheiten ist nicht allein Aufgabe des Kostenrechners. Die beteiligten Fachabteilungen müssen einbezogen werden. Nur diese kennen die neuen Abläufe so genau, dass sie die richtigen Hinweise geben können. Optimal ist die Beteiligung des Kostenrechners bei der Durchführung der Veränderungen. Dieser kann dann frühzeitig auf Probleme in der Darstellung der Neuheiten in seinem Bereich hinweisen und Einfluss auf die Gestaltung nehmen. Spielraum für Rücksichtnahmen ist immer vorhanden, er muss nur genutzt werden.

2.1 Permanente Anpassung ist zu viel verlangt

Um exakt arbeiten zu können, müssten die Veränderungen mit dem Entstehen auch in der Kostenrechnung nachvollzogen werden. Das würde jedoch bedeuten, dass permanent am Aufbau der Kostenrechnungsstrukturen gearbeitet werden muss. Die Kalkulationen verändern sich dauernd, Kostenstellen werden neu geschaffen und wieder gelöscht. Umlagen und Verteilungen führen jeden Monat zu neuen Ergebnissen. Das kann nicht gewollt sein.

• Der Aufwand für die permanente Abstimmung zwischen den Fachbereichen und der Kostenrechnung ist sehr hoch.
• Die Fehlerquote wird bei ständigen Veränderungen steigen, da Erfahrungswerte nicht gesammelt werden können und Veränderungen immer ein Risiko bergen.
• Das wichtigste Argument gegen permanente Anpassungen ist jedoch der Verlust der Vergleichbarkeit. Veränderte Strukturen lassen auch veränderte Kosten entstehen. Für die Werte aus bereits vergangenen Perioden gelten andere Voraussetzungen, sodass entweder der Vergleich mit der aktuellen Periode und den Planzahlen nicht mehr möglich ist oder aufwändige Korrekturbuchungen notwendig werden.

2.2 Anpassungen langfristig planen

Der beste Termin für die Umstellung von Kostenstellen, Projekten oder Kostenträgern in der Kostenrechnung ist der Jahreswechsel. Es wird sichergestellt, dass die Periodenwerte des laufenden Jahres vergleichbar bleiben. Die Werte des laufenden Jahres, noch nach alten Strukturen aufbereitet, werden für das kommende Jahr zu Vorjahreswerten. Nur diese Vergleichsdaten müssen durch Korrekturbuchungen auf die dann aktuellen Strukturen angepasst werden. Es spart erheblichen Aufwand, wenn das alte Jahr noch nach den bekannten Regeln abgeschlossen werden kann.

Wichtig ist jedoch, dass alle durchzuführenden Veränderungen sobald wie möglich in der Kostenrechnung bekannt sind. Dann kann sie die Änderungen sorgfältig vorbereiten und umsetzen. Wenn ein Budget aufgestellt wird und eine Unternehmensplanung zu errechnen ist, dann müssen die Veränderungen bereits zum Zeitpunkt der Budgetrechnung vollständig berücksichtigt werden.

Aktivität in der Kostenrechnung

Viele Veränderungen im Unternehmen geschehen langsam und nicht bewusst geplant. Durch viele kleine Schritte wird z. B. der Fertigungsprozess optimiert. Neue und ausscheidende Mitarbeiter lassen die Verantwortung in den Kostenstellen wachsen oder schwinden. Der dadurch in der Kostenrechnung entstehende Anpassungsbedarf kann nur durch den Kostenrechner selbst erkannt werden. Umzusetzen ist er aber in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen.