Outsourcing: Wie Sie die Wirtschaftlichkeit richtig prüfen / 6 Aufgabe des Controlling im Outsourcing

Das Outsourcing wird sich aus der aktuellen Diskussion heraus vermehrt in die praktische Umsetzung entwickeln. Zu groß sind jetzt schon die Vorteile, die vor allem die Konzentration auf das Kerngeschäft sowohl beim auslagernden Unternehmen als auch beim Dienstleister mit sich bringen. Beide beschäftigen sich mit dem, was sie am besten können. Die wachsende Zahl von Apps, die abgrenzbare, definierte Aufgaben ohne große Vorbereitung übernehmen, wird die Nutzung von Outsourcing noch unüberschaubarer machen.

Dies immer wieder festzustellen ist Aufgabe des Controllers. Immer öfter und für immer mehr Aufgaben muss geprüft werden, ob die Zusammenarbeit mit einem Spezialisten für bestimmte Abläufe Vorteile für das Unternehmen bringt. Die Wirtschaftlichkeitsprüfung von Outsourcing-Projekten wird in der Zukunft einen größeren Raum in der Arbeit des Controllers einnehmen als bisher. Es wird von ihm erwartet, dass er durch Outsourcing realisierbare Einsparpotenziale entdeckt und ermittelt. Außerdem muss die laufende Zusammenarbeit mit Dritten permanent überprüft werden.

Wirtschaftlichkeitsprüfung

Die vielfältigen Vor- und Nachteile des Outsourcing jeweils für die individuelle Situation, das bestimmte Unternehmen und die vorgegebene Aufgabe zu berechnen, verlangt ein umfangreiches Wissen und wird von Erfahrung bei vergleichbaren Projekten unterstützt. Die geeignete Stelle im Unternehmen für die Wirtschaftlichkeitsanalyse ist das Controlling. Dort sind die Mitarbeiter mit den notwendigen Fähigkeiten, dort sind auch viele der einfließenden Daten bereits vorhanden.

Gemeinsam mit den Fachabteilungen wird also in der Zukunft immer öfter die Entscheidung für oder gegen das Outsourcing bzw. für oder gegen einen Dienstleister vom Controlling vorbereitet werden. Solche Entscheidungen folgen den bekannten Strukturen, die von einer Make-or-Buy-Entscheidung bereits vorhanden sind. Wie so oft, wird die Zusammenarbeit zwischen dem Rechnungswesensbereich und den Fachleuten weiter ausgebaut werden, um eine optimale Lösung für das Unternehmen zu finden und eine permanete Kontrolle der getroffenen Entscheidung sicherstellt.

Einsparpotenzial ermitteln

Vor der Prüfung eines Outsourcing-Vorhabens steht zunächst die Ermittlung eines Funktionsbereichs, der das Potenzial zum Ausgliedern mit den entsprechenden Vorteilen bietet. Optimal ist es, wenn der Anstoß zur Prüfung aus dem Fachbereich selbst kommt. Grund dafür kann z. B. ein steigender Kostendruck für den verantwortlichen Mitarbeiter sein oder die Verweigerung zusätzlicher Mittel für notwendige Investitionen. Leider ist in der Praxis kaum damit zu rechnen, dass Führungskräfte selbst mit dem Vorschlag kommen, signifikante Teile ihres Verantwortungsbereiches auf die Eignung zum Outsourcing zu prüfen.

Das Controlling hat einen guten Überblick über die Kostensituation in allen Unternehmensbereichen, wenn es auf eine vernünftige Kostenrechnung zugreifen kann. Daher erkennt es auch, an welchen Stellen sich Kosten nicht so entwickeln wie notwendig oder wo Potenziale zur Kostensenkung bestehen. Seine Aufgabe ist es, aus dem Tagesgeschäft heraus immer wieder die Frage zu stellen, ob die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister für bestimmte Aufgaben sinnvoll sein kann. Dafür gibt es bestimmte Anzeichen:

• Die Kosten eines Bereiches steigen überdurchschnittlich oder sinken nicht mit den übrigen Bereichen.
• Trotz wiederholter Ablehnung werden für eine Aufgabe immer wieder Investitionen beantragt.
• In der Kostenstellenrechnung tauchen immer wieder Abweichungen auf, die in den Gesprächen mit den Kostenstellenleitern immer wieder auf zu knappe Budgets und externe Gründe zurückgeführt werden.

Praxis-Tipp

Best Practice

Eine gute Indikation für Einsparpotenziale durch Outsourcing bietet ein Unternehmensvergleich. Wenn viele vergleichbare und erfolgreiche Organisationen bestimmte Aufgaben outsourcen, sollte dies auch für die Überprüfung der eigenen Situation Anlass geben.

Laufende Überwachung von Vor- und Nachteilen

Die Prüfung der Wirtschaftlichkeit von Outsourcing-Vorhaben ist sehr aufwändig. Man muss intensiv mit den Fachleuten zusammenarbeiten. Eine Vielzahl von nichtquantitativen Informationen muss beschafft und in die Bewertung einbezogen werden. Externe Daten wie Angebotspreise oder Kundenverhalten bestimmen in hohem Maße das Ergebnis. Dennoch muss sich das Controlling immer wieder dieser Aufgabe stellen. Das hat mehrere Gründe:

• Prüfung der Abrechnungen

Wenn das Outsourcing etabliert ist, fällt in der Praxis das Interesse an wirtschaftlichen Daten stark zurück. Das ist falsch. Der Partner berechnet laufend die von ihm erbrachten Leistungen. Die Vereinbarungen dazu sind wichtiger Teil der Entscheidung zugunsten des Outsourcing gewesen. Oft handelt es sich dabei um komplexe Rechenwege. Diese müssen permanent, eigentlich mit jeder Rechnung des Dienstleisters, überprüft werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass die anfallenden Kosten auch richtig sind.

• Prüfung laufender Partnerschaften

Hinzu kommt, dass sich die Pa...