Die operative Planung ist eine kurzfristige Planung, die sich auf das kommende, maximal auf das übernächste Geschäftsjahr, erstreckt. Bei der operativen Planung werden vor allem Umsätze, Kosten, Gewinn und Liquidität geplant.
Alle Abteilungen, die von der Planung betroffen sind, z. B. Vertrieb, Produktion, Einkauf, Personal, F&E, erstellen dazu Teilpläne, z. B. Absatzmengen- und Preisplanungen, Kapazitäts-, Material- und Personalplanungen, Sachkostenplanung, Investitionsplanung usw.. Aus diesen Teilplänen wird die Gesamtplanung des Unternehmens für das kommende Geschäftsjahr erarbeitet. Kennzeichen der operativen Planung ist der ausgeprägte Detaillierungsgrad und die "Zahlenorientierung". Alle wichtigen Daten, z. B. Absatzmengen, Preise, Konditionen, Materialverbrauch und -kosten, Personalkosten, sonstige Kosten (u. a. Raumkosten, Werbung, Abschreibungen, Energien), Ergebnisplan oder Investitionen, werden schriftlich festgehalten. Um eine noch genauere Ausgangsbasis zu erhalten, werden die Jahreswerte auf Monate verteilt.
Nicht alle Positionen linear auf die Monate verteilen
Sie sollten bei der Umrechnung der operativen Planwerte auf Monatswerte beachten, dass wichtige Größen nicht einfach durch zwölf geteilt werden können. Die Werte müssen pro Monat individuell geplant werden. Gegebenheiten wie saisonale Umsatzsprünge, Urlaubszeiten, Kundengewohnheiten u. a. müssen in die Verteilung nach Monaten mit einfließen. Das betrifft vor allem Umsätze, Materialeinsatz und zum Teil Personalkosten, z. B. Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Saisonarbeiter. Die restlichen Kosten können meist relativ konstant auf Monate verrechnet werden (Jahreswerte durch 12 dividieren).
Planungszeitraum
Die operative Planung beginnt in den meisten Unternehmen zwischen August und Oktober. Die Planung sollte bis Ende November/Anfang Dezember erarbeitet, von der Geschäftsleitung verabschiedet und den Unternehmenseinheiten bekannt gegeben werden. Damit die Planungsarbeiten rechtzeitig starten und zu einem erfolgreichen Abschluss gelangen können, sind alle wichtigen Termine vor Planungsbeginn bekannt zugeben.
Planungsorganisation
Damit die Erstellung der Planung möglichst schnell und effizient erfolgen kann, müssen verschiedene organisatorische Rahmenbedingungen vorhanden sein. Sie werden oft in einem Planungshandbuch oder einer entsprechenden Datei festgehalten, damit alle Mitarbeiter wissen, wer was wann zu tun hat. In einem Planungshandbuch werden u. a. folgende Sachverhalte geregelt:
- Planungszeitraum (von – bis sowie ggf. Zeitfenster für strategische und operative Planung oder Planungsschritte)
- Beteiligte Unternehmensbereiche
- Beteiligte und verantwortliche Personen
- Planungsinhalte (welche Daten werden von welcher Abteilung erhoben)
- Quellen für die Planungsdaten, z. B. Buchhaltung, Controlling, Vertrieb, Einkauf usw.
- Zu nutzenden IT-Systeme
- Ggf. Zeiträume für Urlaubssperren
- Festlegung der Darstellung der Planungsinhalte
- Ggf. Festlegung der Vorgehensweise bei Änderungen oder Anpassungen, z. B. wenn die Geschäftsführung nach Präsentation der ersten Version der Planung Aktualisierungen wünscht
Integrierte Planung
Von integrierter oder ganzheitlicher Planung spricht man, wenn alle Planungsaktivitäten in einem geschlossenen System abgebildet werden. Die integrierte Planung beinhaltet damit die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), die Bilanz sowie die Cashflow- und Liquiditätsplanung. Ausgewählte Planungssachverhalte, die die GuV beeinflussen sind Umsatzplanung, Material-, Personal- und sonstige Kostenplanung sowie Zinsen und Abschreibungen. Aufseiten der Bilanz werden Planungen u. a. zu Investitionen, Desinvestitionen, Veränderungen des Working Capital (v.a. Forderungen, Vorräte, Kreditoren) sowie der Finanzierung (z. B. Eigenkapital und Fremdkapital (o. Kreditoren, wenn diese beim Working Capital berücksichtigt wurden) vorgenommen. In die Cashflow- und Liquiditätsplanung fließen zudem Planungen zu Kontoständen, sonstigen zahlungswirksamen Vorgängen (u. a. Einlagen, Entnahmen, Tilgungen, Steuervoraus- und Nachzahlungen. Umsatzsteuer-Zahllast und Zahlungsziele ein.
Abb. 1: Integrierte Planung (schematische Darstellung)
Um eine integrierte Planung vornehmen zu können, müssen alle Teilplanungen in das Planungssystem integriert sein, es ist erforderlich, dass man auf eine einheitliche und abgestimmte Datenbasis zugreifen kann und es muss eine geeignete integrierte Planungssoftware vorhanden sein.
Die Vorteile, die sich durch eine integrierte Planung ergeben sind u. a.:
- Konsistente und abgestimmte Datenbasis,
- Änderungen in einem Teilplan werden in anderen Teilplanungen unmittelbar berücksichtigt,
- dadurch weniger Abstimmungs- und Koordinationsaufwand
- sowie insgesamt Zeitersparnis durch Integration der Teilpläne,
- schnellere Reaktionsmöglichkeiten auf Veränderungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens,
- besseres und schnelleres Erkennen von Chancen und Risiken.
Grenzen der traditionellen Budgetierung
Planung und Budgetierung sind zentrale Instrumente der Unter...