Produktentwicklungscontrolling: Einsatzmöglichkeiten von RPA / 6 Beschreibung eines Beispielprozesses und einer RPA-Pilotanwendung

Im Laufe der Entwicklungsphase eines Fahrzeugprojekts unterläuft das spätere Produkt eine Vielzahl von Änderungen. Diese werden in Form sog. Produktänderungsvorhaben (PÄV) prozessiert. Durch PÄV erfolgt die Kommunikation an die Lieferanten, die betriebswirtschaftliche und technische Bewertung sowie im Falle der Genehmigung die automatische Dokumentation in den Unternehmenssystemen. Der Ersteller eines PÄV wird als PÄV-Verantwortlicher (PÄV-V) bezeichnet. Bevor ein PÄV dem zuständigen Projektgremium vorgestellt werden kann, ist der Gesamteffekt der betriebswirtschaftlichen Stellungnahmen in einer Kalkulation zu berechnen. Anschließend werden per standardisierter Mail u. a. folgende Daten per MS Excel-Datei an die Verantwortlichen des Produktcontrollings versendet: Name und Mailadresse des PÄV-V, PÄV-Nummer und die Kalenderwoche des Abschlusses der Kalkulation. An dieser Stelle soll die Automatisierung der Folgeschritte per Softwareroboter einsetzen.

Abb. 7: Prozessablaufplan des Beispielprozesses

Im ersten Schritt öffnet der Softwareroboter MS Outlook und überträgt die Daten aller ungelesenen Mails eines vorgegebenen Ordners in eine Liste. Diese Liste existiert lediglich im Arbeitsspeicher und somit nur für die Dauer der Ausführung des Softwareroboters. Der Softwareroboter speichert sämtliche Mailanhänge unter einem vorgegebenen Laufwerkspfad. Die betroffenen Mails werden als gelesen markiert, um nicht in einem weiteren Durchlauf des Softwareroboters ein zweites Mal verarbeitet zu werden.

Als Nächstes öffnet der Softwareroboter im zweiten Schritt die abgelegten MS Excel-Dateien und überträgt die darin enthaltenen Informationen in Variablen und eine Datenbank. Dabei sind zwei Vorgehensweisen zu unterscheiden.

• Im ersten Tabellenblatt stehen an immer gleicher Stelle Informationen zur PÄV-Nummer, dem Namen des PÄV-V, dessen Mailadresse sowie die Kalenderwoche der Kalkulation. Diese Informationen werden über das Auslesen vorgegebener Zellen gewonnen und jeweils in Variablen gespeichert. Eine weitere Zelle, die das Gremium angibt, das für die Entscheidung des PÄV verantwortlich ist, ist bei Empfang der Mail leer.
• Das zweite Tabellenblatt beinhaltet das Kalkulationsergebnis. Dieses zweite Tabellenblatt wird in eine Datenbank übertragen, die wiederum nur im Arbeitsspeicher existiert. Es werden die Zeilen der Datenbank ausgelesen.

Abhängig von der Über- und Unterschreitung der genannten Schwellenwerte wird im dritten Schritt das zuständige Gremium festgelegt. Der Softwareroboter schreibt den Namen des zuständigen Gremiums in die genannte leere Zelle des ersten Tabellenblatts. Der neue Inhalt der Zelle sowie die Daten zu variablen Kosten und Einmalkosten werden als Variablen gespeichert.

Im vierten Schritt öffnet der Softwareroboter die MS PowerPoint-Gremienvorlage. Über das Regelwerk ist vorgegeben, in welches Textfeld auf welcher Folie die als variablen zwischengespeicherten Informationen zu PÄV-Nummer, PÄV-V, zuständigem Gremium, Kalenderwoche sowie die Kostenauswirkungen einzutragen sind. Über eine Reihe von Klickbefehlen wird die befüllte Vorlage gespeichert. Als Dateiname wird die PÄV-Nummer verwendet.

Diese neue MS PowerPoint-Datei wird im fünften Schritt kopiert und in den kalenderwochenspezifischen Unterordner des zuständigen Gremiums eingefügt. Dies gelingt dadurch, dass in den Laufwerkspfad, den der Softwareroboter zum Einfügen der Datei aus der Zwischenablage nutzt, die Variablen eingebaut sind, die dem Namen des Gremiums und der betroffenen Kalenderwoche entsprechen. Dieser Laufwerkspfad wird seinerseits wieder als Variable gespeichert.

Der Softwareroboter versendet eine Mail über das Postfach, aus dem er zu Beginn die Mailanhänge entnommen hat. Als Betreff wird dabei die Variable der PÄV-Nummer eingesetzt. Als Empfänger der Mail wird der zuständige Gremienmanager ausgewählt. Die Mailadressen der unterschiedlichen Gremienmanager müssen dafür in den Stammdaten des Softwareroboters hinterlegt sein. Welche Adresse zu nutzen ist, kann durch die Variable zugeordnet werden, die das zuständige Gremium angibt. In Kopie wird die Mail auch an den PÄV-V versendet, dessen Mailadresse als Variable der MS Excel-Datei entnommen worden ist. Der Inhalt der Mail entspricht einem vorgegebenen Text, in den die Variablen der PÄV-Nummer, der Kalenderwoche, des zuständigen Gremiums, des Namens des PÄV-V und des Gremienmanagers sowie der Ablagepfad der Datei eingebaut sind. Dieser gesamte Vorgang wird nacheinander für alle Mails durchgeführt. Der Nutzer wird per Textfenster über den Abschluss des Vorgangs informiert.