Risikomanagement im Einkauf: von der reaktiven Aufgabe z ... / 3 Standardisiertes Vorgehen zur Etablierung eines proaktiven Lieferantenrisikomanagementsystems

Um ein ganzheitliches und proaktives Management der Risiken im Einkauf basierend auf dem beschriebenen Framework erfolgreich zu etablieren, bietet sich die nachfolgende Vorgehensweise an. Der Ansatz besteht aus vier Schritten, um den Reifegrad des bestehenden Lieferantenrisikomanagements sowie Handlungsfelder und Maßnahmen zur Optimierung abzuleiten.

1. Analyse aller relevanten Dokumente

Um den aktuellen Stand des Lieferantenrisikomanagementsystems zu verstehen, werden im ersten Schritt alle relevanten bestehenden Dokumente gesichtet. Dieses erste Screening bildet die Grundlage für die nachfolgenden Gespräche mit Stakeholdern aus den verschiedenen Unternehmensfunktionen sowie die detaillierte Gap-Analyse des Lieferantenrisikomanagementsystems.

2. Analyse von Reifegrad und Optimierungspotenzialen

Im zweiten Schritt geht es darum, den Reifegrad und die Optimierungspotenziale des bestehenden Systems zu analysieren. Hierbei sollte der Fokus auf den im oben beschriebenen Framework erläuterten drei wesentlichen Dimensionen gelegt werden. Es bietet sich an, die folgenden Unternehmensfunktionen in diese Betrachtung miteinzubeziehen:

1. Einkauf und Supply Chain Management: Schwerpunktmäßig soll der Reifegrad mit Hinblick auf unterschiedliche Warengruppen und Lieferketten betrachtet und bewertet werden
2. Lieferantenmanagement: Bewertung des bestehenden Risikomanagementansatzes unter Berücksichtigung der aktuellen Lieferantenperformance und Struktur des Lieferantenportfolios
3. Risikomanagement: Abstimmung mit dem Risikomanagement auf Unternehmensebene, um eine Verzahnung der Ansätze mit bereits vorhandenen Informationen sicherzustellen.

Eine Konsolidierung der Ergebnisse führt zu einer ausgewogenen Standortbestimmung und gewährleistet erste konkrete Indikationen zur Verbesserung des bestehenden Systems.

3. Entwicklung eines Zielbilds

Im dritten Schritt wird ein Zielbild für das künftige Lieferantenmanagementsystem entwickelt. Es wird konkret ausgearbeitet, wie die Erwartungen und Anforderungen der einzelnen Stakeholder realisiert werden können. Anschließend werden die zuvor zusammengefassten Ergebnisse aus der Ist-Aufnahme im Detail analysiert, um die Lücken zwischen Zielbild und Ist-Zustand des aktuellen Lieferantenrisikomanagementsystems weiter zu vertiefen (siehe Abbildung 3). Auf Basis der Lücken werden dann notwendige Handlungsfelder und eine Liste möglicher Optimierungsmaßnahmen für das Lieferantenrisikomanagementsystem abgeleitet. Üblicherweise ergeben sich den Handlungsfeldern Anpassungsbedarfe an die bestehende IT-Landschaft, daher wird neben der Optimierungsmaßnahmenliste auch ein High-Level-Anforderungskatalog an die Ziel-IT-Landschaft des Lieferantenrisikomanagementsystems erstellt.

Abb. 3: Ableitung von Handlungsfeldern des aktuellen Lieferantenrisikomanagementsystems

4. Erarbeitung eines Wegs zur Umsetzung

Im vierten Schritt wird ein klarer Handlungsweg für die Umsetzung des Zielbildes definiert. Die definierten Optimierungsmaßnahmen werden entsprechend ihres spezifischen Optimierungspotenzials und Umsetzungsaufwands priorisiert und in einer Transformations-Roadmap mit einem konkreten Zeitplan inklusive Meilensteinen, Arbeitspaketen und Verantwortlichkeiten geclustert und konsolidiert. Diese Transformations-Roadmap bietet einen zielgerichteten Umsetzungsansatz für die erfolgreiche Etablierung und Optimierung des Lieferantenrisikomanagementsystems.