Teil A: Ganzheitliches VP-Management / 4.4.4 IT – Softwarelösungen für die Automatisierung der VP-Prozesse

Autor: Jörg Hanken

In der Praxis fällt auf, dass nur sehr wenige Unternehmen bislang in eine Systemlandschaft investiert haben, die das VP-Management einerseits erheblich effizienter macht und zugleich qualitativ stark voranbringt. Um Missverständnisse zu vermeiden, sei angemerkt, dass die Autoren nicht ein voll-automatisiertes End-to-end-VP-Management ›erträumen‹. Das Ziel sollte sein, ein System/Tool zu entwickeln, das Folgendes leisten kann: Es soll einerseits das heutzutage extrem zeitaufwendige Finden und Dokumentieren von Transaktionen deutlich erleichtern. Ferner soll es ermöglichen, dass mit einem deutlich reduzierten Aufwand Transparenz im Hinblick auf das Transaktionsvolumen und die Margen je Transaktionsart (Stichwort: segmentierte GuV; vgl. Teil A, Kapitel 4.5) geschaffen wird. Gleichzeitig soll es aber immer noch dem Menschen die letzte Entscheidung über die VP-Beurteilung und VP-Bildung überlassen.

Ein derartiges System kann das Fundament einer nachhaltigen und erfolgreichen VP-Planung und einer optimalen Unternehmenssteuerung bilden.

Mittlerweile werden einige Standard-Softwarelösungen zur Unterstützung des operativen VP-Managements angeboten. Diese helfen enorm, langwierige und oft auch langweilige manuelle Routinearbeiten wie z. B. Daten sammeln/validieren/abstimmen automatisiert zu erledigen. Dies setzt Ressourcen für echtes VP-Management, VP-Planungsüberlegungen, VP-Simulationsrechnungen sowie qualitativ hochwertige Datenanalysen frei

Abbildung 14 veranschaulicht einen vereinfachten VP-Prozess von der Datenextraktion über die Analyse und das VP-Management bis hin zur Dokumentation und Betriebsprüfung:

Abb. 14: Vereinfachter VP-Prozess von der Datenextraktion über die Analyse und das VP-Management bis hin zur Dokumentation und Betriebsprüfung.

Angelehnt an die in Abbildung 14 dargestellte Struktur zeigen wir Ihnen mit der Abbildung 15, welche beispielhaft ausgewählten Softwarelösungen für welche Prozess-Schritte verfügbar sind^[18]:

Abb. 15: Vereinfachter VP-Prozess – Darstellung einer Auswahl der verfügbaren Softwarelösungen.

Wie man erkennen kann, sind derzeit für jeden Prozess-Schritt Softwarelösungen am Markt verfügbar. Die Auswahl ist noch deutlich größer als hier gezeigt. Wir haben uns jedoch bewusst dazu entschieden, nur diejenigen Lösungen zu nennen und nachfolgend zu beschreiben, mit denen wir Praxiserfahrungen sammeln konnten:

• Für Datenquellen, -extraktion, -verarbeitung, -mapping und -analysen verweisen wir auf das Kapitel 4.4.5.
• Für die Darstellung der heute verfügbaren KI-Ansätze für VP-Zwecke in den Bereichen Datenverarbeitung, -analyse und VP-Management verweisen wir auf das Kapitel 4.4.6.
• Für das VP-Management von Warentransaktionen mithilfe des TP Management Tools verweisen wir auf das Kapitel 4.4.7.
• Für das VP-Management von Dienstleistungen mithilfe der Service-Charge-Automation-Lösung verweisen wir auf das Kapitel 4.4.8.
• Für ›Reporting & Filing‹, d. h., für die Erstellung der VP-Dokumentation (Master File, Local Files, CbCR) und für die zugrundeliegende Datenextraktion und -verarbeitung mithilfe von GlobalDocSolution, TP Matrix und CbC2 Go verweisen wir auf das Kapitel 4.4.9.

Um das Bild abzurunden, sei abschließend erwähnt, dass derzeit auch Datenbankzugänge angeboten werden, die die wichtigsten VP-Regelungen in über 100 Ländern online anbieten, und zwar für den jeweiligen Konzern individualisiert. Die Funktionen umfassen z. B. intelligente Volltextsuchen, Länderkurzberichte, Ländervergleiche, die automatische Erstellung von Kalendern mit allen konzernspezifischen Fristen für Master File, Local Files, CbCR, Steuererklärungen sowie die Visualisierung der eigenen konzerninternen Transaktionsgruppen:

Abb. 16: Transfer Pricing Essentials – the Transfer Pricing Country Guide

Zusammenfassung

Im Ergebnis lässt sich festhalten, dass die Entwicklung, Implementierung, Dokumentation und Verteidigung von weltweiten Verrechnungspreissystemen eine ganzheitliche und gemeinsame Aufgabe ist. Sie kann nur dann nachhaltig und im Sinne des Gesamtkonzerns zufriedenstellend gelöst werden, wenn verschiedene Fachabteilungen kooperativ und kompromissbereit zusammenarbeiten. Aus Effizienzgründen wird dringend empfohlen, immer mehr VP-Prozesse zu standardisieren und sie z. B. mithilfe von Softwarelösungen zu automatisieren. Für jeden Prozess-Schritt werden derzeit Lösungen angeboten. Die Auswahl ist, wie man sehen konnte, sehr groß. Die Auslagerung von VP-Prozessen in Shared Service Center ist heute schon Praxis, wird aber voraussichtlich im Zuge der weiter fortschreitenden Digitalisierung zurückgefahren und durch Softwarelösungen ersetzt.

[18] Im Rahmen dieses Beitrags ist es uns nicht möglich, alle auf dem Markt verfügbaren Softwarelösungen aufzuführen, die den VP-Prozess unterstützen können, zumal die Auswahl mittlerweile sehr groß ist. Wir haben diejenigen Lösungen genannt, mit denen wir Erfahrungen sammeln konnten.