Texte, Kommentierungen und Storytelling als wichtiges In ... / 1 Potenzial von Texten und Kommentierungen im Reporting wird unterschätzt

Vergessene Disziplin im Reporting

Wird in Unternehmen über Reporting gesprochen, dann fallen sofort die Wörter: Zahlen, Tabellen, Diagramme oder Business Intelligence. Dabei wird regelmäßig vergessen, dass Texte und Kommentierungen oft die Entscheidungsgrundlage fürs Management bilden. Eine klassische Management Summary besteht meistens nur aus Text. Sie soll dem Anspruch genügen, alles Wichtige zusammenzufassen sowie Handlungsempfehlungen zu geben. Während der Datenqualität und neuerdings auch der Darstellung der Daten (Information Design) höchste Beachtung geschenkt wird, werden Sprache, Stil und Grammatik oft vergessen. Gerne werden auch deren Bedeutung gering eingestuft oder vermeintliche Herausforderungen wie eine technische Umsetzung oder ein zusätzlicher Platzbedarf als Entschuldigung vorgeschoben. Aber gerade durch Textinformationen besteht viel Potenzial das Reporting in Unternehmen wesentlich zu verbessern. Textuelle Informationen können Tabellen und Grafiken sinnvoll ergänzen und so die Interpretation für den Empfänger erleichtern.

Storytelling zu wenig genutzt

Ebenso verhält es sich mit dem Storytelling in Berichten. So ist es für die Verständlichkeit eines Berichtes oder einer Präsentation elementar, dass sie einer logischen Struktur folgt. Umgangssprachlich wird dies dann oft als "Roter Faden" bezeichnet. Verschiedene Storytelling-Techniken wie das Pyramidenprinzip von Barbara Minto können bei geringem Aufwand bereits helfen.

1.1 Einsatz von Texten und Kommentierungen im Reporting

Text in Berichten

Der größte Textanteil befindet sich in einem klassischen Bericht. Dieser wird meist in Word erstellt und durch ein paar wenige Diagramme ergänzt. Die Länge solcher Berichte reicht vom Einseiter bis zum umfangreichen Dokument. Hier dient Text als das zentrale Instrument, um Informationen zu vermitteln und Entscheidungen beim Management herbeizuführen.

Text in Präsentationen

Darüber hinaus finden sich auch Texte in Präsentationen. Vor allem in solchen, die nicht gehalten, sondern ausgedruckt, im einem Portal bereitgestellt oder per E-Mail versandt werden. Dort nehmen meist Diagramme und Tabellen den Großteil der Berichtsseite (Folie) ein. Text erscheint meist in der Kopfzeile und als Bulletpoints oder in ganzen Sätzen im Schaubild.

Text in Dashboards

Zunehmend kommen im Reporting Dashboards oder auch Management Cockpits zum Einsatz. Die meisten Dashboards verfügen über wenig Texte. Wenn überhaupt dient Text dort vor allem als Diagrammbeschriftung. 

Text in Emails

Häufig werden Texte zudem in Emails verwendet. Die hier vorgestellten Empfehlungen können auch darauf angewendet werden, wenngleich sich der Beitrag vornehmlich mit Berichten, Präsentation und Dashboards beschäftigt, die die interne Geschäftskommunikation betreffen.

1.2 Gute Texte in Berichten

Viel Text, viel Aussage?

Klassische Berichte zeichnen sich durch viel Text aus. Der Ersteller ist eher damit beschäftigt, mit Worten zu erklären wie und warum sich Dinge entwickelt haben, als diese als Zahlen in Tabellen und Diagrammen aufzubereiten. Texte in entsprechenden Berichten verständlich zu gestalten ist somit eine der Kernaufgaben. Die Ersteller der Berichte tun sich damit aber meist schwer, da Controller und IT’ler eher zahlenaffin als sprachaffin sind.

Konversationsmaxime von Paul Grice

Um sich trotzdem dem Thema zu nähern ist die Konversationsmaxime von Paul Grice eine Hilfe. Sie fordert den Ersteller auf, auf Quantität, Qualität, Relevanz und Modalität zu achten. Dies bedeutet:

• Quantität:

  • Mache deinen Gesprächsbeitrag mindestens so informativ, wie es für den anerkannten Zweck des Gesprächs nötig ist.
  • Mache deinen Beitrag nicht informativer, als es für den anerkannten Zweck des Gesprächs nötig ist.

• Qualität:

  • Versuche einen Gesprächsbeitrag zu liefern, der wahr ist.
  • Sage nichts, wovon du glaubst, dass es falsch ist.
  • Sage nichts, wofür du keine hinreichenden Anhaltspunkte hast.

• Relevanz:

  • Sage nichts, was nicht zum Thema gehört, wechsle nicht das Thema.
  • Vermische keine Inhalte.

• Modalität:

  • Vermeide Unklarheit.
  • Vermeide Mehrdeutigkeit.
  • Vermeide unnötige Weitschweifigkeit.
  • Vermeide Ungeordnetheit.

Zusammenfassung der Konversationsmaxime

Zusammengefasst bedeutet dies, dass Ersteller sich kurz halten, ohne Manipulation berichten und sich klar und deutlich ausdrücken sollen. Die Forderung nach kurzen Inhalten ist hinreichend bekannt. Viele Manager fordern Einseiter oder stellen Regeln auf, dass ein Bericht nicht mehr als sieben Seiten haben darf. Auch daß wahrheitsgemäß und ohne Manipulation Sachverhalte dargestellt werden sollen, dürfte nichts Ungewöhnliches sein. Die Frage aber, wie sich der Controller oder IT-ler am besten klar und deutlich ausdrücken soll, bleibt oft unbeantwortet.

Praxis-Tipp

Empfehlungen für gute Texte

Folgende einfache Regeln samt Beispielen sollen helfen, um schnell gute Texte produzieren zu können:

Hauptsätze nutzen!

Vorher

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