Einführung
Mit Hilfe des Controllings können Unternehmen effizient und erfolgreich gesteuert werden. Das betrifft in ganz besonderem Maße den Vertriebsbereich. Die lange Tradition des Vertriebscontrollings, auch wenn es nicht immer und überall so heißt, zeigt, dass der Informationsbedarf an dieser Stelle besonders groß ist und ein hohes Erfolgspotenzial bietet.
Umsatzlisten, Absatzberichte, Provisionsabrechnungen, Rechnungskopien oder Kontoauszüge aus der Debitorenbuchhaltung bilden einen wahren Zahlenfriedhof, auf dem der Verkäufer, der Vertriebssachbearbeiter und der Vertriebsleiter die wichtigsten Informationen finden müssen. Das gelingt nicht immer. Erst wenn die entsprechenden Strukturen geschaffen sind, können die richtigen und für den Erfolg wichtigen Daten regelmäßig und zuverlässig aufbereitet und den Entscheidern verfügbar gemacht werden.
Vertriebscontrolling profitiert vom Einsatz einer Tabellenkalkulation wie Excel enorm. Vor allem auch kleine Unternehmen oder abgeschlossene Vertriebsbereiche können mit diesem Hilfsmittel die Vorteile eines Vertriebscontrollings nutzen und dennoch die Kosten in vertretbarem Rahmen halten.
Die im Beitrag vorgestellte Excel-Musterlösung "Vertriebscontrolling" finden Sie hier.
1 Geschwindigkeit ist keine Hexerei
Wenn sich der Absatzmarkt bewegt oder sich verändert, hat das erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen. Der Vertrieb erfährt dies als erste Abteilung, nicht nur wegen des direkten Kontaktes zu den Kunden. Auch die Absatz- und Umsatzzahlen, in denen sich der Erfolg der Vertriebstätigkeit messen lässt, reagieren schnell auf Marktveränderungen:
- Wenn ein Mitbewerber Lieferprobleme hat, steigt der Absatz der eigenen Produkte überraschend an.
- Wenn neue Konkurrenten an den Markt drängen, äußert sich das in sinkenden Absätzen und in sinkenden Preisen.
- Wenn auf Grund der aktuellen Klimadiskussionen besonders umweltschonende Produkte verstärkt nachgefragt werden, steigt der Absatz dieser Produkte und sinken die Absätze der konträren Erzeugnisse.
Diesen Vorteil der schnellen Datenveränderung gilt es zu nutzen. Das Controlling muss den Vertrieb schnell mit Informationen über Artikel, Kunden, Regionen, Umsätze, Absätze und Deckungsbeiträge versorgen. Wer diese wichtigen Daten für die Steuerung der Vertriebsmannschaft im normalen Controllingprozess verarbeiten lässt, verliert mit hoher Wahrscheinlichkeit Zeit und Aussagekraft. Darum gibt es in vielen Unternehmen ein Vertriebscontrolling, das schneller und dem Nutzer gerechter erste Auswertungen und Berichte liefert. Damit wird Geschwindigkeit zur Norm, Hexerei ist nicht mehr notwendig.
Wenn Sie ein eigenes Vertriebscontrolling, vielleicht sogar in der Verantwortung des Vertriebs installieren, tun Sie dies immer in Abstimmung mit dem eigentlichen Controlling des Unternehmens. Zum einen müssen die Werte zwischen dem Finanzcontrolling und dem Vertriebscontrolling abgestimmt werden. Zum anderen kann Ihnen der Controller wesentliche Hilfestellungen geben.
Um schnell zu sein, werden im Vertriebscontrolling die am ehesten verfügbaren Absatz- und Umsatzwerte verwendet. Das sind meist nicht die Daten aus der Buchhaltung, sondern immer öfter die Daten, die bei der Lieferscheinschreibung oder der Fakturierung anfallen. Ungenauigkeiten werden dann später im Abstimmprozess ausgeglichen. Voraussetzung für ein erfolgreiches, schnelles und selbstständiges Vertriebscontrolling ist ein effizientes Hilfsmittel. Wer eine eigene Controllingsoftware nicht nutzen will oder kann, setzt Excel ein, um die notwendigen Vertriebsinformationen controllinggerecht aufzubereiten.
2 Passende Daten helfen am besten
Der Umfang der Daten, die im Vertrieb anfallen und ausgewertet werden könnten, ist enorm. Der Versuchung, möglichst viele Daten in das Vertriebscontrolling einzubeziehen, muss widerstanden werden. Wichtig ist, dass einzelne Berichte nicht überfrachtet, sondern exakt mit den passenden Daten ausgestattet sind.
Stellen Sie absolut sicher, dass auch in Ihrem Vertriebscontrolling immer nur mit Nettowerten gerechnet wird. Dass die Mehrwertsteuer als durchlaufender Posten in der Buchhaltung für Entscheidungen im Vertrieb mit Ausnahme bei der Preisfindung im Einzelhandel keine Rolle spielt, dürfte jedem bekannt sein. Aber auch nachträglich verbuchte Erlösschmälerungen müssen berücksichtigt werden. Dazu gehört z. B. der Bonus, den Sie Ihrem Kunden am Jahresende zahlen, der Werbekostenzuschuss oder der Naturalrabatt. Alle Erlöse und Preise müssen um diese Größen korrigiert werden, bevor sie ins Vertriebscontrolling einfließen.
Hier eine Auswahl der Daten und ihre zeitlichen Dimensionen, wie sie in der Praxis immer wieder vorgefunden werden:
Absatz
Der Absatz ist die Mengenkomponente im Verkauf. Es wird also gezählt, wie viel Stück, Kilo, Liter oder sonstige Einheiten verkauft wurden. Bei Additionen von Mengen ist darauf zu achten, dass nur gleiche Produkte zusammengefasst werden.
Umsatz
Der Umsatz ist der mit den erzielten Verkaufspreisen bewertete Absatz. Mit Hilfe der Euro-Bewertung ist es möglich, auch den Verkauf un...