Zero-Base-Budgeting

Zusammenfassung

Begriff

Zero-Base-Budgeting/Zero-Base-Planning stellt ein Verfahren zur Gemeinkostensenkung und zur Verbesserung des wirtschaftlichen Einsatzes strategischer und operativer Ressourcen im Unternehmen dar. Alle Aktivitäten der Gemeinkostenbereiche werden auf ihre Sinnhaftigkeit und Zweckmäßigkeit hin überprüft. Das Zero-Base-Budgeting stellt sich dar wie eine Neuplanung aller Gemeinkostenaktivitäten "auf der grünen Wiese". Die Gemeinkostensenkung wird erreicht, indem eine Neuplanung der Gemeinkostenaktivitäten ohne Berücksichtigung der vorhandenen Abteilungs- und Kostenstrukturen erarbeitet wird.

1 Wozu verwendet man das Zero-Base-Budgeting?

In vielen, insbesondere großen Unternehmen hat sich die jährlich wiederkehrende Planung zu einem Ritual entwickelt, das immer nach den gleichen Gesetzmäßigkeiten, in gleichen Schritten, abläuft. Die Overheads des Unternehmens und die Overhead-Funktionen werden ausschließlich innerhalb dieses Planungsvorgangs besprochen und festgelegt. Die abschließenden Budgetentscheidungen verpflichten die verantwortlichen Führungskräfte für die zwölf Monate des nächsten Geschäftsjahres. Routinierte Führungskräfte, die den Planungsablauf kennen und schon mehrfach durchlaufen haben, wissen, wie es ihnen gelingt, Reserven in die Planung einzubauen. Die Abstimmung und Verabschiedung der einzelnen Budgets entwickeln sich deshalb vielfach zu einem langatmigen, mehrstufigen Verhandlungsprozedere. Ergebnis sind kontinuierlich wachsende Gemeinkostenbudgets und Gemeinkostenfunktionen, deren Wirtschaftlichkeit sich bei einem solchen Vorgehen nicht oder nur schwer nachweisen läßt.

Achtung

Overheadfunktionen eines Unternehmens kritisch durchleuchten

Mit dem Zero-Base-Budgeting wurde ein Verfahren entwickelt, um insbesondere die Overheadfunktionen eines Unternehmens kritisch zu durchleuchten und generell in Frage zu stellen. Statt die Kräfte auf einen langatmigen Planungs- und Abstimmungsprozeß zu konzentrieren, wird die Planung auf Null-Level neu aufgebaut.

Anwendungsgebiet sind alle Gemeinkostenfunktionen des Unternehmens, wie allgemeine Verwaltung, Controlling, Forschung und Entwicklung, Qualitätssicherung, Verkauf, Logistik, Informationsmanagement, Finanz- und Rechnungswesen etc.

Als Stärken dieser Kostensenkungsmethode lassen sich anführen:

• Alle vermeidbaren, durch frühere Führungsentscheidungen ausgelösten Kosten werden identifiziert.
• Oft bleiben Unklarheiten zu einzelnen Kostenblöcken im Planungsprozeß, z. B. wegen fehlender Möglichkeit der Kontrolle der Planungstechnik oder nicht ausreichendem Spezial-Know-how der Controller. Ein jährlicher Anstieg dieser Gemeinkosten ist die Folge (Gummiballsyndrom!).
• Das Phänomen der "versteckten Kosten" wird transparent gemacht. So können die absichtliche oder versehentliche Zuordnung nur indirekt zugehöriger Kosten, z.B. der Wildwuchs von Hard- und Software, die Kosten der Wartung und Instandhaltung sichtbar gemacht werden. Eine Begründung mit dem Argument: "Wir müssen technisch spitzenmäßig ausgestattet sein" alleine genügt nicht mehr.
• Ein selektiver Einsatz des Verfahrens in kritischen Kostensenkungsfeldern ist möglich und bietet sich an. Infolge des Zeit- und Kostenaufwands der Durchführung des Zero-Base-Budgeting empfiehlt sich eine Wiederholung etwa alle 4 bis 5 Jahre.
• Mit dem Verfahren ergibt sich quasi als Kuppelprodukt ein vorzügliches Trainings- und Entscheidungshilfsmittel zu betrieblichen Zusammenhängen.
• Die Führungskräfte nehmen unmittelbar am Kostensenkungsprozeß teil und sind unmittelbar betroffen.
• Die Darstellung der einzelnen Arbeitsaktivitäten im Verwaltungsbereich des Unternehmens, in einer Prioritätenrangfolge geordnet, bietet eine gute Informationsquelle und Ansatzpunkt für mögliche Kostensenkungen bei veränderten Situationen in der Zukunft.

Achtung

Administrative Tätigkeiten auf ein akzeptables Maß reduzieren

Das Verfahren stellt eine systematische Methode dar, die administrativen Tätigkeiten und deren Kosten in allen Unternehmensbereichen auf ein akzeptables Maß zu reduzieren.

2 Wie geht man beim Zero-Base-Budgeting vor?

Erforderlich für die Durchführung des Zero-Base-Budgeting ist eine eingehende Analyse des Istzustandes und eine umfassende Erarbeitung einer "Neuplanung".

Dabei wird der Prozeß des Zero-Base-Budgeting in drei Schritten abgewickelt:

1. Schritt: Jede einzelne Aktivität des Unternehmens wird in einem sogenannten Entscheidungspaket beschrieben.

2. Schritt: Die Entscheidungspakete werden mit Hilfe von Kosten-/Nutzen-Analysen bewertet und nach ihren Prioritäten geordnet.

3. Schritt: Die vorhandenen Ressourcen/Mittel werden den einzelnen Entscheidungspaketen zugeordnet.

Kostensenkende Wirkungen werden dabei in der

• Phase der Analyse und Planung
• bei der Maßnahmenfindung und
• in der Phase des anschließenden Gemeinkosten-Controlling

erzielt.

Quelle: Burger, Kostenmanagement

Abb. 1: Ablauf des Zero-Base-Planning

Die umfangreichsten Arbeiten fallen in der Phase der Analyse und Planung an.

Als erstes ist die Vorgabe von Zielen, z. B. einem Kostensenkungsvolumen, das mit dem Zero-Base-Planning erreicht werden soll, erforderlich. Hierdurc...