§ 6B Von der Auswahl bis zur Anwendung – Anforderungen an Software für die Nachhaltigkeitsberichterstattung

Zusammenfassung

Um große Datenmengen im ESG-Kontext zu bewältigen, bietet eine Vielzahl von Softwareherstellern ESG-Software an. Der Markt ist dynamisch und kann für ein einzelnes Unternehmen schwer zu überblicken sein. Daher ist es empfehlenswert, sich mit den eigenen Anforderungen an eine ESG-Software auseinanderzusetzen und die Softwareimplementierung Schritt für Schritt anzugehen. Der Beitrag beschäftigt sich mit gängigen Softwareanforderungen, stellt mögliche Leitfragen für die Auswahl geeigneter Software vor und zeichnet eine Blaupause für die Softwareimplementierung einer ESG-Software.

1 ESG-Software im Überblick

Rz. 1

Auf Basis der Ausweitung der Reportingpflicht für die Nachhaltigkeitsberichterstattung durch die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) stehen Unternehmen vor einer Herausforderung: große Datenmengen zu Nachhaltigkeitsthemen aus verschiedenen Datenquellen müssen konsolidiert, analysiert und zu Nachhaltigkeitsberichten verarbeitet werden. Diese Aufgabe lässt sich manuell kaum bzw. nur mit einem unverhältnismäßig hohen Arbeitsaufwand lösen, weshalb Unternehmen auf die Unterstützung von (teil)automatisierten Softwarelösungen angewiesen sind. Mittels Künstlicher Intelligenz (KI), Big Data und digitaler Prozesse können sog. ESG-Softwaresysteme die Erfassung und Analyse der Nachhaltigkeitsdaten vereinfachen.^[1]

Rz. 2

Grds. gilt es, bei Software zwischen On-Premise- und Cloud-Lösungen zu unterscheiden.

• On-Premise-Lösungen: Der Kunde kauft bzw. mietet eine Software und betreibt diese unter eigener Verantwortung im eigenen Rechenzentrum (On-Premise). Neben den Betriebs- und Anschaffungskosten sind Wartungsgebühren einzukalkulieren.
• Cloud-Lösungen: Die Software und notwendige IT-Infrastruktur werden bei einem externen IT-Dienstleister betrieben und vom Kunden als Dienstleistung genutzt. Man spricht von Software as a Service (SaaS) oder Software on Demand. Für die Nutzung werden lediglich eine Internetverbindung und ein Webbrowser benötigt. Anwender müssen sich weder um die technische Infrastruktur noch um die Installation und die Updates der Anwendung kümmern. Der Markt für ESG-Software hat sich weitestgehend von Anwendungen vor Ort hin zu cloudbasierten Lösungen entwickelt. Dies hat den Vorteil, dass Kunden kaum IT-Know-how aufbringen müssen, da Backups, Updates und Datensicherheit in den Lizenzgebühren beinhaltet sind. Auch hohe initiale Anschaffungs- und spätere Wartungskosten für einen lokalen Server entfallen.

Rz. 3

Aufgrund der Aktualität der CSRD und der damit einhergehenden steigenden gesetzlichen Anforderungen ist ein unübersichtlicher globaler Markt für ESG-Software entstanden. Neben großen Playern wie Microsoft Cloud for Sustainability oder SAP Sustainability Control Tower gibt es auch diverse deutsche und internationale Start-ups. Unternehmen stehen deshalb vor der Herausforderung, die richtigen IT-Partner für ihre Anwendungsfälle (Use Cases) des Nachhaltigkeitsmanagements zu finden. Eine erste Metasuche mit verschiedenen Filtermöglichkeiten bietet z. B. die EMAS-Software-Datenbank^[2]. Darüber hinaus ist es wichtig, dass sich Unternehmen intensiv mit ihren Anwendungsfällen und Anforderungen an die ESG-Software auseinandersetzen, um zielführende Entscheidungen treffen zu können.

[1] Vgl. FAZ, Eine Software für Nachhaltigkeitsmanagement vereinfacht die Verwaltung von Nachhaltigkeitsdaten, www.faz.net/firmen/software-nachhaltigkeitsmanagement.html, Abruf 14.6.2024.

[2] Vgl. EMAS, Quickfinder, https://software.emas.de/quickfinder, Abruf 14.6.2024.

2 Softwareanforderungen an ESG-Software

Rz. 4

Eine Anforderung (requirement) beschreibt eine Eigenschaft oder Leistung, die ein System erbringen muss, um die Wünsche bzw. Bedürfnisse der Stakeholder zu erfüllen. Bei der Auswahl von IT-Systemen zur Unterstützung bzw. Automatisierung von menschlichen Tätigkeiten ist es notwendig, sich vorab möglichst vieler der Anforderungen bewusst zu sein.

Um Unternehmen die Anforderungserhebung zu erleichtern, folgt eine Auswahl typischer Anforderungen, die für Software allgemein und ESG-Software im Spezifischen zutreffen.

2.1 Allgemein zu berücksichtigende Softwareanforderungen

Rz. 5

Eine Reihe von Anforderungen sollte vor jeder Evaluation von Softwarelösungen in Betracht gezogen werden. Im Folgenden finden sich 10 generell gültige Anforderungskategorien inkl. relevanter Fragestellungen:

1. Benutzerfreundlichkeit: Die Software sollte ein intuitives User Interface (UI) aufweisen, das es den Usern ermöglicht, sich leicht zurechtzufinden und effizient zu arbeiten. Eine Live-Demo oder Demoversion hilft zu verstehen, wie eine Software zweckdienlich benutzt wird.

   1. Wie ist das Look & Feel der Software?
   2. Ist das UI intuitiv zu benutzen?
   3. Gibt es ggf. Einstellungen zur Barrierefreiheit wie z. B. Vergrößerungsoptionen oder Optionen für Kontraste?
   4. Gibt es die Möglichkeit, die Nutzerfreundlichkeit der Software zu testen, z. B. mit einer Testlizenz?

2. Dokumentation und Support: Ausführliche Dokumentation und Schulungsmaterialien sollten zur Verfügung stehen, um den Usern bei der Einarbeitung zu helfen. Ein zuverlässiger Kundensupport ist ebenfalls wichtig, um evtl...