Rechnungen: Ausstellung und Aufbewahrung / 8 Elektronisch übermittelte Rechnungen

8.1 Grundsätze

Rz. 77

Rechnungen können gem. § 14 Abs. 1 Satz 7 UStG auf Papier oder wenn die Zustimmung des Empfängers vorliegt, auch auf elektronischem Weg übermittelt werden. Nach § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Sofern der Rechnungsempfänger zustimmt, kann der Rechnungsaussteller frei darüber entscheiden in welcher Weise er die elektronische Rechnung übermittelt. Die Übermittlung kann z. B. per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang), per De-Mail^[1] oder E-Postbrief, per Computer-Fax oder Fax-Server, per Web-Download oder per EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) erfolgen.^[2] Die Zustimmung des Empfängers der elektronisch übermittelten Rechnung bedarf dabei keiner besonderen Form; es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. Die Zustimmung kann etwa in Form einer Rahmenvereinbarung (z. B. in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen) erklärt werden. Sie kann auch nachträglich erklärt werden. Es genügt aber auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.^[3]

[1] Vgl. De-Mail-Gesetz v. 28.4.2011, BGBl 2011 I S. 666.

[2] Vgl. zum Ganzen, auch Erläuterung der Verfahren für den elektronischen Rechnungsaustausch, Weisheit, BBK 2012, S. 842.

[3] Vgl. Abschn. 14.4 Abs. 1 UStAE.

8.2 Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen

Rz. 78

Wie für die Papierrechnung gilt auch für die elektronische Rechnung, dass die Echtheit der Herkunft (Authentizität) der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts (Integrität) und ihre Lesbarkeit gewährleistet werden müssen. Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist. Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gegeben, wenn die nach dem UStG erforderlichen Angaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert worden sind. Als lesbar gilt eine Rechnung, wenn sie für das menschliche Auge lesbar ist.^[2] Wie die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet werden, überlässt der Gesetzgeber dem Unternehmer.

Rz. 79

Wird für die Übermittlung der elektronischen Rechnung ein anderes (z. B. E-Mail mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang) als in § 14 Abs. 3 UStG genanntes Verfahren gewählt, sind die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit über ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen kann, zu gewährleisten (§ 14 Abs. 1 Sätze 5, 6 UStG). Der Empfänger einer Rechnung kann die ihm obliegenden Pflichten auch auf einen Dritten übertragen.^[3]

Nach § 14 Abs. 3 UStG gelten bei elektronischer Übermittlung der Rechnung die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und ihre Lesbarkeit als gewährleistet, wenn die Übermittlung auf eine der beiden Arten erfolgt:

• die elektronisch übermittelten Rechnungen werden entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung versehen, § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG, oder
• die Übermittlung der Rechnungen erfolgt per elektronischen Datenaustausch (EDI-Verfahren), § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG.^[4]

[1] Vgl. Art. 232 bis Art. 237 Mehrwertsteuersystem-Richtlinie, ABl. EU v. 11.12.2006 Nr. L 347 S. 1, neu gef. mWv 11.8.2010 durch RL 2010/45/EU (ABl. EU Nr. L 189 S. 1).

[2] Vgl. Abschn. 14.4 Abs. 3 UStAE.

[3] Abschn. 14.4 Abs. 4 Satz 2 UStAE angefügt durch BMF, Schreiben v. 20.12.2022, III C 3 – S 7015/22/10001 :001; DOK 2022/1190542 BStBl 2022 I S. 1694,

vgl. Abschn. 14.4 Abs. 4 UStAE.

[4] Elektronischer Datenaustausch nach Art. 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19.10.1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs, ABl. EU Nr. L 338 S 98.

8.2.1 Übermittlung von Rechnungen mittels anderer elektronischer Verfahren

Rz. 80

Für elektronische Rechnungen, die z. B. als E-Mail mit PDF oder Textanhang, über Computer-Fax oder Faxserver oder per Web-Download übermittelt werden, muss die korrekte Übermittlung der Rechnung anhand eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens i. S. d. § 14 Abs. 1 UStG nachgewiesen werden. Die Aufgabe des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens ist nicht, die materiell-rechtlichen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach § 15 UStG zu überprüfen. Ebenso wenig soll es sicherstellen, dass in den Rechnungen die nach §§ 14 Abs. 4, 14a UStG geforderten Angaben enthalten sind. Das innerbetriebliche Kontrollverfahren soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnungen gewährleisten.^[1]

Rz. 81

Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren erfüllt die Anforderungen des § 14 Abs. 1 UStG, wenn es einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellt. Dies kann z. B. durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z. B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein oder Überweisung bzw. Zah...