E-Rechnung: Umsetzung zeitnah bewältigen

Zusammenfassung

Überblick

Unternehmen müssen sich auf die Umsetzung der elektronischen Rechnung einstellen: Im Business-to-Business-Bereich (B2B) werden die sog. E-Rechnungen ab 1.1.2025 zur Pflicht. Unternehmen müssen dann also, wenn eine Rechnung an ein anderes Unternehmen gestellt wird, bestimmte Formatanforderungen erfüllen. Dies gilt auch für den Erhalt von Rechnungen. Die Rechnungseingangs- und Rechnungsstellungsprozesse müssen deshalb zeitnah angepasst werden, damit sie den neuen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Auf internationaler Ebene zeigt sich bereits seit Jahren ein Trend zur Digitalisierung der Rechnungsstellung. Bspw. hat Italien die E-Rechnungspflicht bereits umgesetzt und dabei positive Effekte erzielt. Hervorzuheben sind dabei eine höhere Effizienz und bessere Transparenz in den Finanzprozessen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Hintergründe zur E-Rechnungspflicht in Deutschland geführt haben, welche Fristen einzuhalten sind und wie Unternehmen konkret vorgehen sollten.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

§ 14 Abs. 1 Satz 2 bis 8, Abs. 2 und 3 UStG i. d. F. des Wachstumschancengesetzes (gültig ab 1.1.2025) enthält die Neuregelungen zur E-Rechnung. In § 27 Abs. 38 UStG sind die Übergangsvorschriften aufgeführt. Die Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise sind in §§ 33, 34 UStDV geregelt.

1 Änderungen durch das Wachstumschancengesetz

Bisher können Unternehmen noch frei wählen, in welcher Form sie Rechnungen stellen. Die Optionen umfassen bspw. die klassische Papierrechnung oder auch die Rechnung als PDF.

Mit dem sog. Wachstumschancengesetz^[1] hat die Bundesregierung eine weitreichende Neuregelung getroffen: Ab 1.1.2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich Rechnungen zwingend elektronisch erstellen. Es werden jedoch einige Übergangsfristen^[2] gewährt.

Warum wird die E-Rechnung überhaupt Pflicht? Hintergrund für die Neuregelung der Rechnungsstellung sind Vorhaben auf EU-Ebene, die darauf abzielen, künftig ein zentrales Meldesystem einzuführen (sog. ViDA-Maßnahmen). E-Rechnungen sind hierfür eine wichtige Grundvoraussetzung.

[1] Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness (Wachstumschancengesetz) v. 27.3.2024, BGBl 2024 I, Nr. 108.

[2] s. Abschn. 3.

2 Was ist eine E-Rechnung und was nicht?

Eine wichtige Änderung findet sich bereits in den Begriffsdefinitionen. Unterschieden wird künftig zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen.

§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG i. d. F. des Wachstumschancengesetzes definiert eine E-Rechnung wie folgt: "Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht." Zulässige Formate sind z. B. ZuGFeRD und XRechnung.

Hinweis

Rechnungen im PDF-Format gelten nicht mehr als elektronische Rechnung

Papierrechnungen oder Rechnungen im PDF-Format entsprechen diesen Anforderungen künftig nicht mehr. Sie gelten als sog. sonstige Rechnungen und sind nur noch im Rahmen bestimmter Übergangsregelungen zulässig. Spätestens ab 2028 werden jedoch Papierrechnungen und PDF-Rechnungen im B2B-Bereich nicht mehr zulässig sein.

3 Übergangsregelungen für die Einführung der E-Rechnung

Die Umstellung der Rechnungsstellungsprozesse ist in Unternehmen mit erheblichem Aufwand verbunden. Umso wichtiger ist es, folgende Übergangsfristen für die Rechnungsstellung im B2B-Bereich zu kennen:

• Ab dem 1.1.2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich dazu imstande sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
• Bis zum 31.12.2026 können Unternehmen für Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, noch Papierrechnungen versenden oder PDF-Rechnungen übermitteln, wenn der Rechnungsempfänger diesem Verfahren zustimmt.
• Ab dem 1.1.2027 können Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 EUR noch Papierrechnungen versenden oder PDF-Rechnungen übermitteln, wenn der Rechnungsempfänger diesem Verfahren zustimmt.
• Ab dem 1.1.2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 EUR zum Versand von E-Rechnungen verpflichtet.
• Ab dem 1.1.2028 gilt die zwingende Pflicht zur E-Rechnung für alle Unternehmen im B2B-Bereich.

Wichtig

Kleinbetragsrechnungen sind von den Regelungen ausgenommen

Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen (unter 250 EUR), Fahrausweise sowie steuerfreie Lieferungen und Leistungen: Sie sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen.

Achtung

Übergangsfristen gelten nur für den Versand der E-Rechnungen

Die Übergangsfristen erscheinen für manch ein Unternehmen vielleicht großzügig. Allerdings gelten diese nur für den Versand der Rechnungen. Unternehmen müssen im B2B-Bereich bereits ab 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen können.

Umstellungsaufwand nicht unterschätzen

Die Umstellung auf E-Rechnungen kann technologische und organisatorische Herausforderungen mit sich bringen. Unternehmen sollten sich daher frühzeitig mit IT-Dienstleistern, dem Steuerberater und internen Abteilungen wie IT und Buchhaltung abstimmen, um mögliche Engpässe zu vermeiden.

Wichtig

Ordnungsgemäße Rechnungen sind Grundlage für Vorsteuerabz...