Hat ein Kunde ein Produkt gekauft oder hat das Unternehmen seine Leistung erbracht, heißt es für die Verantwortlichen als nächstes, die Rechnung zu schreiben. Wird diese in Papierform erstellt und auf dem Postweg versandt, kommen neben dem zeitlichen Aufwand noch Kosten für Druck, Kuvertierung und Versand hinzu. Im B2B-Geschäft gehört dies jedoch bald der Vergangenheit an. Denn ab Januar 2025 wird die elektronische Rechnung Pflicht. Die umsatzsteuerlichen Regelungen dazu sind im Wachstumschancengesetz enthalten, dem der Bundesrat am 22. März 2024 zugestimmt hat.
Grundlage für das Gesetzesvorhaben
Die Umstellung auf die elektronische Rechnung ist Teil der sogenannten ViDA-Initiative der Europäischen Kommission. Dazu gehört das Maßnahmenpaket „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (VAT in the digital age)“, in dessen Rahmen auch ein elektronisches Meldesystem geplant ist. Dies dient in Zukunft als Ersatz für die Zusammenfassenden Meldungen (ZM). Anders als ursprünglich vorgesehen, könnte dies aber erst ab 2030 oder gar 2032 der Fall sein. Der bisherige Zeitplan hatte stattdessen den 1. Januar 2028 als Starttermin zum Ziel.
Mit Beginn des Jahres 2025 kann Deutschland nun aber bereits elektronische Rechnungen verbindlich vorschreiben. Die Grundlage dafür bildet ein Beschluss des Europäischen Rates, der es erlaubt, den neuen Regelungen vorzugreifen. Die Genehmigung dazu erfolgte im Juli 2023.
Wen die Verpflichtung zu Empfang und Ausstellung von E-Rechnungen betrifft
Unternehmer mit Sitz im Inland müssen ihre Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 als elektronische Rechnung erstellen. Dabei kommt es nicht darauf an, ob es sich um ein Haupt- oder Nebengewerbe handelt. Auch die Unternehmensgröße ist unerheblich. Entsprechend müssen selbst Kleinunternehmer oder diejenigen, die steuerfreie Leistungen erbringen, auf die E-Rechnung umstellen.
Die Pflicht zur elektronischen Rechnung betrifft ebenso Vermieter, wenn sie durch Option steuerpflichtig an Unternehmen vermieten. Ausgenommen von der Verpflichtung sind allerdings Geschäfte im B2C-Bereich. Auch Kleinbetragsrechnungen für Beträge unter 250 EUR können weiterhin als Papierrechnung ausgestellt werden. Dies gilt genauso für Fahrscheine und bestimmte steuerfreie Leistungen.
Im B2B-Geschäft müssen Unternehmen ab dem Stichtag außerdem sicherstellen, dass sie E-Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen können. Anders als bisher ist die elektronische Rechnungstellung auch nicht an die Voraussetzung geknüpft, dass der Rechnungsempfänger zustimmt. Dies gilt jedoch weiterhin im B2C-Geschäft. Das heißt, Endverbraucher müssen hier auch künftig einverstanden sein, wenn Unternehmen ihnen ihre Rechnung auf elektronischem Weg zukommen lassen wollen. Dennoch sollten auch sie überprüfen, ob die Umstellung auf das elektronische Format für sie sinnvoll ist. Dabei kommt es vor allem auf die Möglichkeit zum Empfang an. Immerhin müssen sie ab Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen von Lieferanten zu empfangen.
In eigener Sache: Produkt-Tipp |
Haufe Finance Office Platin Weitere spannende Inhalte und Gestaltungsmöglichkeiten zu Buchführung und Bilanzierung, Controlling, Steuern und vielen weiteren Themen rund um das Rechnungswesen finden Sie in der Fachdatenbank Haufe Finance Office Platin. Top aktuell mit dem Themenschwerpunkt Nachhaltigkeitsberichterstattung, inkl. des digitalen Haufe-ESRS-Kommentars. Die Fachdatenbank bietet außerdem ein vielseitiges Weiterbildungsangebot. |
Übergangsregelungen für die Umstellung auf elektronische Rechnungen
Da die Umstellung auf die E-Rechnungen für die Betroffenen zunächst einen erhöhten Aufwand mit sich bringen wird, hat der Gesetzgeber dafür Übergangsregelungen vorgesehen. Das bedeutet, dass bis Ende 2026 für alle Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 weiterhin Rechnungen in Papierform versandt werden dürfen. Außerdem sind während dieser Übergangsfrist elektronische Rechnungen in Form einer PDF-Datei oder im EDI-Format zulässig, die nicht den nun vorgegebenen Formaten entsprechen. In diesem Fall bleibt es allerdings bei der bisher schon bekannten Voraussetzung, dass der Empfänger zustimmen muss.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 EUR profitieren auch im Jahr 2027 weiterhin von den Übergangsregelungen. Wer diese Grenze überschreitet, kann bei Rechnungen für Umsätze aus den Jahren 2026 und 2027 noch das EDI-Verfahren anwenden. Bei diesem Verfahren kommt es nicht darauf an, ob sich die Informationen in ein der EU-Norm entsprechendes Format extrahieren lassen. Ab 2028 sind schließlich aber alle Unternehmen im B2B-Geschäft verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen und zu übermitteln.
Trotz der Übergangsfristen erhält die E-Rechnung bereits ab 2025 Vorrang. Daraus ergibt sich bereits jetzt Handlungsbedarf für Unternehmen. Denn diese Regelung gibt immerhin die Pflicht vor, dass der Empfang, eine revisionssichere Archivierung sowie die Möglichkeit zur Verarbeitung ab dem Stichtag sicherzustellen ist. Zeit haben Verantwortliche damit lediglich bezüglich des Versands ihrer Rechnungen.
